Manajemen Sistem Informasi dalam Knowledge Management

       

Manajemen Sistem Informasi (Management of Information System) adalah ilmu yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen.

Knowledge Management

          Menurut Gilbert Probst(2001, pp.24) dalam bukunya Managing Knowledge Building Block for Success mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.

Unsur – unsur knowledge management yaitu :

1. Informasi/Pengetahuan

          Knowledge management tidak lepas dari pengelolaan informasi – informasi yang aktual dan terpercaya kebenarannya. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya Sumber Daya Manusia yang memiliki Pengetahuan (Knowledge), Gagasan (Idea), Keahlian (Skill) serta Pengalaman (Experience) untuk dapat membentuk SDM yang superior yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Kemauan untuk belajar, bertanya, mencoba, mengemukan pendapat dapat menumbuhkan rasa percaya diri kita. Jadi, keempat unsur tersebut pada dasarnya saling berhubungan satu sama lain dimana intinya adalah peningkatan informasi yang terstruktur dan saling berkesinambungan.

2. Organisasi

          Organisasi harus memiliki sistem pengelolaan yang baik untuk menghasilkan knowledge yang berkualitas dan berguna bagi kepentingan organisasi. Organisasi memerlukan Knowledge Management untuk melancarkan kinerja organisasi secara umum dengan memanfaatkan teknologi informasi. Organisasi yang menerapkan konsep knowledge management mengikuti perkembangan-perkembangan informasi mengenai kebutuhan konsumennya.

3. Struktur/ Manajemen

          Unsur yang terakhir adalaha Manajemen, manajemen merupakan proses dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading) dan pengendalian (controlling) sebagai upaya dari seluruh anggota organisasi dengan mengunakan seluruh sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Klasifikasi Pengetahuan

Berikut terdapat 2 klasifikasi pengetahuan yang ditinjau dari sudut pandang menejemen pengetahuan.

• Tacit Knowledge

          Tacit knowledge adalah pengetahuan yang terletak dalam pikiran manusia dan sulit untuk diartikan ke dalam bentuk kata, teks, maupun gambar. Tacit knowledge ini bersifat personal dan terbentuk dari pengalaman pribadi orang yang bersangkutan. Menurut Nonaka dan Takaeuchi (2006), seseorang yang berpengetahuan tacit (tersembunyi) adalah aset organisasi yang tak ternilai.

• Explicit Knowledge

          Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang sudah diungkapkan atau terdokumentasikan sehingga mudah untuk disebarluaskan. Berbeda dengan tacit knowledge yang tidak berwujud, explicit knowledge dapat ditemukan dalam bentuk benda berwujud seperti buku, artikel, jurnal, dokumen, dan lainnya. Pengetahuan nyata dan tampak ini tersedia dan diolah sebagai suatu sistem teknologi informasi sehingga terjangkau oleh siapa saja yang mempunyai akses atau gawai.

Fungsi dan manfaat Knowledge Management

1. Menciptakan pengambilan keputusan yang lebih tepat
2. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses
3. Meningkatkan asset pengetahuan
4. Menghemat kebutuhan biaya dan waktu
5. Meningkatkan produktifitas karyawan

Model – model knowledge management :

Knowledge Management Model

Suatu pendekatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menggunakan pengetahuan untuk membangun kekuatan dari kompetitornya.

1. Model Knowledge Management Von Krogh & Roos

          Model knowledge management ini dapat membedakan antara pengetahuan individu dan pengetahuan sosial. Mempelajari pengetahuan dari asal, dasar, sifat, dan jenis pengetahuan. Tidak ada pengetahuan tanpa orang yang mengetahui pengetahuan (SDM). Melalui pandangan kognitif yang berarti sistem kognitif (otak manusia atau komputer) menciptakan model tersebut. Faktor yang menghambat kesuksesan. Model KM Menurut Von Krogh & Roos :

• Pemikiran Individu.
• Komunikasi Didalam Organisasi.
• Struktur Organisasi.
• Hubungan Antar Anggota.
• SDM (Sumber Daya Manusia).

2. Model spiral pengetahuan : Nonaka dan Takeuchi

Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p64) :

Menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge suatu perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.

Faktor kunci keberhasilan inovasi pada perusahaan Jepang adalah pendekatan bentuk pengetahuan tacit pada Knowledge Management yang diterapkan diperusahaannya.

• Proses penciptaan pengetahuan:

1. Selalu diawali dari individu.
2. Pengetahuan personal atau privat.
3. Ditranslasi menjadi pengetahuan organisasi publik yang tersedia bagi orang lain.
4. Proses bersifat kontinu, interaktif, dan spiral – interaksi antara pengetahuan tacit dan explicit.

picture4-5f95bb4ed541df1c75014844.png

• Proses sosialisasi : Berbagai pengetahuan secara langsung dan pengetahuan tetap bersifat tacit. Contoh : Brainstorming.
• Proses eksternalisasi : Memberikan bentuk yang terlihat dari pengetahuan tacit, memerlukan perantara untuk mentransform pengetahuan. Contoh : jurnalis.
• Proses kombinasi : mengkombinasikan potongan – potongan pengetahuan explicit ke dalam bentuk baru, pengetahuan yang diurutkan dan disistematiskan dalam bentuk pengetahuan. Contoh : presentasi.
• Proses internalisasi : Learning by doing, mengubah pengetahuan dan pengalaman yang dibagikan menjadi model mental individu sebagai basis dari pengetahuan tacitnya. Contoh : sistem data base.

3. Model Knowledge Management Sense – Making : CHOO

          Model ini menekankan pada sense making ( masuk – akal ), penciptaan pengetahuan dan pengambilan keputusan. Model ini fokus pada bagaimana informasi tersebut diseleksi dan diaplikasikan ke setiap aktivitas di organisasi. Model yang dimiliki Choo ini lebih realistic dibandingkan dengan model lain, karena memperlihatkan proses yang lebih jauh seperti proses decision making.

picture5-5f95bc15d541df47ac596aa2.png

Tahapan utama :

• Knowledge creating
• Sense making : Identifikasi prioritas dan memfilter informasi, membangun interpretasi, negosiasi informasi, kombinasi dgn pengalaman lain.
• Decision making

Untuk  tahu lebih lengkap tentang model – model knowledge management, silahkan kunjungi laman https://docplayer.info/52698371-Knowledge-management-model-knowledge-management-pertemuan-3.html

Implementasi Manajemen Sistem Informasi dalam Knowledge Management

p-20180521-143122-ll-1024x768-5f95be0d8ede486da73efe22.jpg

          Perpustakaan Nasional RI sudah menerapkan knowledge management dalam sistem informasinya yaitu dengan menciptakan OneSearch atau IOS. Indonesia OneSearch atau IOS adalah sebuah pintu pencarian tunggal untuk semua koleksi publik dari perpustakaan, museum, dan arsip di seluruh Indonesia. IOS mengumpulkan koleksi dari seluruh organisasi mitra yang kemudian dapat diakses oleh mitra-mitra yang lain. Hal ini menunjukkan adanya proses management knowledge yang dilakukan oleh Perpustakaan Nasional RI yang memberikan manfaat yang besar bagi organisasi mitra dan masyarakat umum.

onesearch-5f95be618ede48070b2f9332.png

          Penerapan knowledge management yang dilakukan oleh Perpustakaan Nasional RI pada sistem informasinya berangkat dari adanya kenyataan atas kebutuhan informasi oleh berbagai lapisan masyarakat yang diiringi dengan perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat yang kemudian disebut sebagai realitas sosial. Selanjutnya, Perpustakaan Nasioanal RI mengambil peran atas kesadaran pengetahuannya terhadap realitas sosial yaitu dengan menerapkan knowledge management dalam sistem informasinya dengan menciptakan OneSearch atau IOS sebagai bentuk upaya memberikan pelayanan informasi yang efektif dan efisien.

          Jadi, Perpusnas RI termasuk dalam Explicit Knowledge yaitu pengetahuan yang  sudah  diungkapkan atau terdokumentasikan sehingga mudah untuk disebarluaskan. Perpustakaan Nasional RI  sebagai lembaga perpustakaan tertinggi  di Indonesia  memiliki  perhatian yang cukup besar terhadap  knowledge management  yaitu dengan  menciptakan sistem informasi perpustakaan berbasis web yaitu Indonesia OneSearch.

Sumber :

https://www.dosenpendidikan.co.id/manajemen-pengetahuan/

https://sarjanaekonomi.co.id/knowledge-management/

https://www.dictio.id/t/apa-saja-manfaat-manajemen-pengetahuan-atau-knowledge-management-bagi-organisasi/16494/2

https://docplayer.info/52698371-Knowledge-management-model-knowledge-management-pertemuan-3.html

http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/jipi/article/view/4123/2232

Penulis : Fera Herawati ( 1101618012 )

Mata Kuliah : Manajemen Sistem Informasi