Begini Cara Menyusun Pesan Bisnis yang Efektif

Memerhatikan Penerima Pesan

Selanjutnya, dalam penulisan pesan bisnis harus diperhatikan juga penerima pesan dengan dengan mengajukan pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, dan kapan sebaiknya pesan disampaikan.

Apa yang diharapkan atau diinginkan penerima pesan terhadap pesan yang disampaikan? Apa latar belakang penerima pesan, seperti jenis kelamin, pendidikan, jabatan, dan budaya perusahaan.

Siapa saja yang diharapkan akan menerima pesan bisnis tersebut? Bagaimana pesan itu disampaikan: apakah melalui surat biasa, e-mail, brosur, atau cara lainnya. Dan, kapan seyogianya pesan tersebut disampaikan? Mesti ditentukan waktu (timing) yang tepat dalam penyampaian pesan.

Merancang Pesan Bisnis

Setelah memerhatikan aspek penerima pesan, barulah kemudian dirancang pesan yang akan disampaikan. Ini menyangkut penyusunan pesan, mulai dari memilih dan menggunakan kata, kalimat, paragraf sampai terwujudnya sebuah pesan bisnis yang utuh dan lengkap.

Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, hendaknya diusahakan agar pesan disusun secara logis dan sistematis, juga memakai bahasa yang jelas dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh penerima pesan.

Hendaknya dihindari pesan yang bertele-tele, tidak fokus, memasukkan bahan yang tidak relevan sehingga tujuan sebenarnya terpinggirkan bahkan tidak tertuang di dalam pesan tersebut.

Kalau penulisan bertele-tele dilakukan juga, berarti penulis pesan sudah membuang-buang waktu, penerima pesan pun akan tersita waktunya, serta tidak bisa menangkap maksud penulis pesan dengan baik. Alhasil, pesan yang disusun tidak sampai lantaran tidak bisa dimengerti.

Oleh karena itu, pesan mesti dirancang sedemikian rupa agar tujuannya bisa tercapai. Bagaimana caranya? Salah satu yang dianjurkan adalah dengan membuat outline (kerangka) pesan terlebih dahulu.

Kerangka yang disusun hendaknya logis dan sistematis dan dijadikan pedoman dalam proses penulisan pesan dari awal hingga akhir.