Dalam sebuah acara, baik itu konser, seminar, pameran, dan lain sebagainya, ada satu peran yang sering kali tidak terlihat oleh peserta namun menjadi kunci penting kesuksesan acara. Peran tersebut adalah Venue Management Specialist.
Di bulan kemerdekaan ini, peran dari seorang Venue Management Specialist jelas sangat dibutuhkan. Meskipun sering dianggap sama dengan Event Organizer, nyatanya Venue Management Specialist memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik pada pengelolaan venue atau lokasi acara agar siap digunakan sesuai kebutuhan.
Venue Management Specialist-lah yang bertanggung jawab untuk melakukan penataan ruang, koordinasi logistik, memastikan teknis audio-visual berjalan lancar, dan pada akhirnya memastikan acara aman dan nyaman untuk seluruh peserta.
Didapatkan dari Duta Training, Venue Management Specialist adalah jembatan penghubung antara klien, vendor, penyewa, tim teknis, dan juga pihak keamanan. Peran seperti ini pastinya menuntut skill komunikasi dan juga negosiasi tingkat tinggi. Tidak heran jika mereka yang menjadi Venue Management Specialist umumnya adalah para ahli dalam bidangnya.
Pekerjaan menjadi Venue Management Specialist bukanlah hal yang mudah. Karena sulitnya pekerjaan ini, seorang profesional pun terkadang sering melakukan kesalahan yang cukup untuk mengganggu kesuksesan acara. Kesalahan-kesalahan ini tidak hanya merugikan klien, tetapi juga bisa menurunkan reputasi seorang spesialis itu sendiri.
Baca Juga:Â Apa itu Venue Management Specialist dan Berapakah Gajinya?
Nah, di dalam artikel ini mimin akan menjelaskan tentang 5 kesalahan umum dalam venue management yang harus dapat kamu hindari. Penasaran apa saja? Simak baik-baik artikel ini ya!
1. Kurangnya Perencanaan Matang
Kesalahan umum pertama yang sering kali dilakukan oleh Venue Management Specialist adalah kurangnya perencanaan yang matang. Perencanaan tidak matang seperti ini biasanya datang karena sikap meremehkan tugas venue management. Banyak yang beranggapan bahwa pekerjaan ini hanya sekadar menyediakan tempat acara saja. Padahal kenyataannya jauh lebih kompleks.
Tanpa rencana detail dan sistematis, hal-hal kecil bisa menimbulkan masalah besar saat acara berlangsung. Beberapa contoh kesalahan akibat kurangnya perencanaan matang antara lain:
- Jadwal acara yang tidak terkoordinasi dengan vendor.
- Tata ruang venue yang membingungkan.
- Tidak memiliki plan B sebagai langkah antisipasi jika masalah tertentu terjadi.
2. Mengabaikan Umpan Balik Klien
Kesalahan umum berikutnya adalah mengabaikan umpan balik klien. Kesalahan ini tergolong fatal karena klien adalah pihak yang paling memahami kebutuhan acaranya. Apabila Venue Management Specialist abai mendengarkan masukan dari klien, maka tentu saja citra dirinya di mata klien menurun. Berikut adalah beberapa contoh kesalahan umum yang berkaitan dengan umpan balik klien ini:
- Tidak mencatat dengan baik permintaan klien terkait fasilitas khusus atau tambahan.
- Tidak memberikan ruang bagi klien untuk berbicara mengenai kebutuhan acaranya.
3. Kurangnya Promosi
