Wabah corona ternyata telah mengubah segalanya termasuk dalam pola komunikasi kerja baik sejawat maupun atasan bawahan. Selama ini sebelum pekerjaan dilaksanakan kita selalu mengadakan rapat pendahuluan di kantor untuk memastikan kesiapan di lapangan. Setelah itu baru dilakukan kunjungan lapangan untuk memantau secara langsung progres pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
Namun dengan berpindahnya pekerjaan ke rumah dalam rangka social distancing untuk menghindari terlalu seringnya tatap muka langsung, maka rapat-rapatpun dilangsungkan secara virtual dengan menggunakan aplikasi zoom dan sejenisnya. Selain itu untuk menjaga kelancaran komunikasi WA grup yang jarang digunakan kembali diaktifkan. Komunikasi virtual menggantikan komunikasi visual agar pekerjaan dan silaturahmi tetap berjalan lancar.
Ternyata banyak juga manfaat berkomunikasi secara virtual, antara lain meniadakan pengeluaran untuk konsumsi, transportasi dan akomodasi. Peserta rapat tak harus datang ke tempat rapat, apalagi yang berlokasi di daerah harus mengeluarkan biaya transportasi untuk pesawat terbang dan uang taksi serta akomodasi hotel demi menghadiri rapat di kantor pusat. Demikian juga sebaliknya bila pemantauan lapangan dilakukan secara langsung juga memerlukan biaya yang sama ditambah sewa mobil dan penginapan. Selain itu silaturahmi dengan sesama rekan kerja tetap terjaga dengan baik tanpa harus bertemu secara tatap muka.
Namun bukan berarti komunikasi virtual tanpa kendala sama sekali. Kekuatan sinyal jaringan internet menjadi penentu sukses tidaknya komunikasi. Kalau peserta di kota-kota besar mungkin tidak terlalu masalah, namun ketika berkomunikasi dengan rekan kerja di daerah seringkali sinyalnya putus dan harus diulangi lagi. Demikian pula kualitas gambar yang belum tentu sama karena menggunakan kamera ponsel yang berbeda. Keterbatasan sudut pengambilan gambar kamera juga mempengaruhi kualitas pemantauan di lapangan dibanding ketika tim datang langsung ke lapangan.
Kendala lainnya adalah biaya kuota dan langganan aplikasi yang ternyata juga tidak murah. Kalau di kantor pusat kuota bisa unlimited menggunakan fasilitas kantor yang sudah termasuk dalam anggaran rutin. Persoalannya ketika bekerja di rumah tidak disediakan anggaran untuk kuota internet sehingga terpaksa menggunakan dana pribadi untuk menanggulanginya. Apalagi saat video conference yang memakan banyak kuota tentu harus disiapkan slot anggarannya karena selama ini hal tersebut kurang diperhatikan dalam penyusunan anggaran.
Bayangkan setiap video conference memerlukan kuota yang tidak sedikit, minimal bisa 500 MB - 1 GB kalau rapat berlangsung selama 2-3 jam. Kalau dalam seminggu dilakuan dua kali rapat saja bisa habis 4 - 5 GB sebulan hanya untuk rapat, belum lagi penggunaan lain yang juga ikut menghabiskan kuota. Memang ada provider yang menyediakan kuota unlimited, tapi sampai batas tertentu kecepatannya diturunkan yang berdampak pada penurunan kualitas gambar dan suara.
Untuk menyiasatinya, video conference hanya dilakukan pada rapat-rapat penting saja, selebihnya informasi disampaikan melalui grup WA. Waktu rapat juga dibatasi maksimal dua jam dan lebih banyak dilakukan diskusi, sementara paparan sudah disampaikan terlebih dahulu lewat grup WA agar dipelajari sebelum rapat dimulai. Untuk peninjauan lapangan, petugas di lapangan merekam terlebih dahulu video kondisi lapangan, baru setelah itu dikirimkan lewat WA grup, kecuali hal penting yang harus disampaikan secara langsung lewat video conference.
Kita berharap semoga dalam rencana perubahan anggaran, kebutuhan kuota bisa dimasukkan dalam satuan tiga agar komunikasi tetap lancar. Jangan sampai WFH dijadikan alasan untuk berlibur selamanya dan makan gaji buta karena sulitnya berkomunikasi akibat lemahnya jaringan internet. Silaturahmi harus tetap berjalan antar sesama rekan kerja walau semua sedang bekerja di rumah dengan memanfaatkan media komunikasi virtual yang semakin mudah diperoleh melalui aplikasi berbasis ponsel (android atau iphone).
