Pengkategorian sebuah perusahaan seperti contoh PT. A menawarkan sebuah material kabel listrik dengan berbagai kategori turunannya, ke salah seorang purchaser pada PT. B, maka seorang purchaser yang berpengalaman sebaiknya terlebih dahulu, mencari informasi yang terkait dan berhubungan dengan vendor PT. A, baik dari official website, atau jaringan informasi lain seperti instagram, linkedin atau media lainnya, sehingga seorang purchaser mampu menggali informasi lebih detil sebuah pemasok tersebut, apakah kategori manufacturer? kategori distributor resmi pertama? atau official agency?
Tidak cukup hanya di situ, seorang purchaser yang memiliki jam terbang cukup, mesti menggali kembali spesifikasi yang dibutuhkan pihak enduser, apakah speck yang ditawarkan dalam sebuah quotation tersebut, applicable atau aple to aple dengan material yang existing dipakai selama ini?Â
Jika memang secara teknis dan spesifikasi material tersebut dapat dipakai, maka disarankan pihak purchaser untuk meminta approval sebagai bukti, bahwa speck yang ditawarkan tersebut applicable oleh pihak user, sehingga menambah opsi vendor yang akan bermanfaat di masa yang akan datang.
3. Ketahui harga pasar & gunakan historical database pembelian, yang telah dilakukan perusahaan selama minimun 1 tahun terakhir
Purchaser hendaknya mencari informasi, dari berbagai sumber informasi baik melalui internet maupun historical price yang berkenaan dengan naik-turunnya suatu material barang/jasa, harga pasar sendiri merupakan harga beli rata-rata yang berlaku dalam pasar suatu ceruk produk, sehingga dengan pengetahui harga pasar suatu produk, maka seorang purchaser tidak salah dalam melakukan pembelian baik harga tersebut terlalu tinggi atau pun harga terlalu rendah dari harga pasar.
memang disarankan penulis, cara terbaik untuk mengetahui fluktuasi harga suatu produk barang/jasa adalah dengan melihat historical pembelian dalam satu tahun sebelumnya, dimana purchaser mengetahui tren kenaikan maupun penurunan suatu barang dan jasa dari vendor existing dan tepat karena pemasok sebelumnya sudah terbukti baik secara teknis maupun spesifikasi produk yang ditawarkan.Â
histori pembelian juga diperlukan seorang purchaser, untuk mengetahui quantitas yang diperlukan dalam pembelian suatu produk, yang mungkin diperlukan dalam proses negosiasi karena pemasok memiliki potensi mendapatkan order yang cukup potensial di masa yang akan datang, terlebih barang/jasa tersebut, merupakan kategori rutin yang diperlukan suatu perusahaan.
Dibawah ini ditampilkan contoh sederhana comparison price sheet, yang mungkin membantu anda untuk menentukan vendor mana yang telah memberikan harga penawaran yang kompetitif dibandingkan vendor kompetitornya:
4. Tawarkan sistem pembayaran yang menarik kepada pihak pemasok
Pembayaran yang menarik, memungkinkan pemasok memberikan penawaran harga yang terbaik, bagi calon pembelinya, pembayaran cukup meringankan pihak pemasok pula, mampu memberikan bargaining positioning bagi purchaser, untuk memberikan waktu review pihak pemasok, untuk mengkalkulasikan kembali penawarannya yang telah diberikan, sehingga dengan sistem pembayaran yang ringan, cepat dan mudah, dapat membantu pihak pemasok mengurangi beban piutangnya secara signifikan dan secara cash flow, sangat menguntungkan pihak pemasok.
