Pembayaran pula menjadi salah satu titik kritis, yang perlu dinegosiasikan seorang purchaser secara baik kepada pihak pemasok, hal ini untuk menghindari kesalah-pahaman pihak pemasok di kemudian hari. sistem pembayaran yang cukup menarik, bagi pihak pemasok antara lain:
- Sistem pembayaran down payment 50% atau 70%
- Payment cash on delivery to site (transfer antar bank)
- Due date H+7 days after delivery to site
- Payment per progress
- 100% Cash before delivery
5. Carilah minimum 3 vendor potensial, yang memiliki kapabilitas sesuai kebutuhan yang diinginkan
Pada perusahaan multinasional, seorang purchaser diharuskan mencari minimum tiga penawaran dari vendor potensial yang berbeda, hal ini maksudkan untuk mengetahui komparatif harga yang ditawarkan dari masing-masing vendor.Â
Akan tetapi terkadang cara ini dalam beberapa case tertentu tidak applicable, misalnya seorang purchaser yang mencari material atau parts brand dari luar negeri, akan tetapi dikarenakan pabrikan luar tersebut, hanya memberikan official agent satu perusahaan di Indonesia.
Maka penawaran dari official agent lah yang prioriti dibandingkan dengan vendor lain, karena besar kemungkinan perusahaan lain, hanya sebagai distributor tingkat kedua maupun tingkat ketiga, yang bisa dipastikan harganya sudah tidak kompetitif, sebagai akibat panjangnya rantai distribusi yang dilalui.
Perlu diperhatikan, dalam pencarian vendor ini, diutamakan purchaser mendapatkan dari manufacture yakni pembuat dan memproduksi barang atau item yang diinginkan, karena pihak pabrikan sebagaimana lumrahnya akan memberikan penawaran terbaik serta lebih kompetitif dari pihak distributornya, karena pihak distributor sendiri, dipastikan akan mengambil margin fee barang atau item, dari pihak pabrikan yang bebannya tersebut, akan dikalkulasikan ke pihak customernya melalui quotation yang diberikan pihak sales marketing suatu perusahaan.
6. Tetap jagalah hubungan baik, dengan pihak pemasok/vendor (maintain relationship)
Purchaser dan pihak vendor memiliki hubungan ketergantungan satu sama lain, sehingga kedudukan dari kedua belah pihak sama, yakni dalam hal ini kedua-duanya memiliki hubungan yang sejajar, serta tidak tinggi atau berat sebelah.
Bahkan menurut hemat penulis, keduanya memiliki hubungan yang erat serta hubungan bisnis saling ketergantungan, dari sisi pembeli, pihak pemasok merupakan jaminan bagi keberlanjutan supply material barang dan jasa, agar perusahaan dapat terus beroperasi, di sisi pihak pemasok, pihak pembeli merupakan customer yang harus dilayani sebaik mungkin, terhadap order yang telah diterima pihak pemasok, hal ini memungkinkan pemasok terus menerus mendapatkan pasar dari product barang dan jasa yang telah diproduksinya
Demikian tips yang dapat penulis sampaikan, semoga tulisan ini bermanfaat bagi rekan-rekan sekalian, penulis juga mengharapkan masukan serta kritik yang membangun dari para pembaca yang budiman, agar dikemudian hari dapat memberikan tulisan yang lebih baik di masa yang akan datang.
