Perencanaan Adalah Siklus

Perencanaan, adalah kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan. Pengertian perencanaan sebenarnya banyak sekali, tetapi saya hanya mengambil satu pengertian tadi dari Kepmenpan Nomor 16/Kep/M.Pan/3/2001 tentang Jabatan Fungsional Perencana dan Angka Kreditnya. Menilik pengertian perencanaan dalam Kepmenpan tersebut, siklus perencanaan tidak hanya berkutat dan berhenti pada tahapan awal semata tetapi juga hingga tahapan penjaminan kualitas akhir. Berdasarkan pengertian tersebut jelas sekali terlihat bahwa perencanaan merupakan suatu proses yang penting, unik, dan sangat menentukan sukses tidaknya suatu organisasi. Adagium yang sangat terkenal dalam dunia manajemen adalah apabila kita gagal merencanakan, maka itu berarti kita telah merencanakan kegagalan itu sendiri.

Bagi suatu organisasi, memiliki pemimpin yang mampu membuat perencanaan secara inklusif sangatlah penting daripada memiliki pemimpin yang hanya bersikap reaktif dan oportunistik. Perencanaan yang inklusif merupakan cara yang unggul untuk mengembangkan rencana strategis organisasi dan untuk membangun keterlibatan anggota organisasi secara luas akan visi bersama organisasi. Dalam jangka panjang, organisasi yang melibatkan banyak stakeholders memiliki peluang kesuksesan yang lebih tinggi dibandingkan organisasi yang reaktif dan oportunis.

Perencanaan yang inklusif pada dasarnya merupakan suatu proses dalam menetapkan perencanaan strategis organisasi. Seorang pemimpin harus memiliki visi yang dijabarkannya dalam misi-misi tertentu melalui perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka panjang adalah perencanaan yang mendetail untuk mencapai suatu tujuan tertentu (visi organisasi) yang biasanya diidentifikasikan untuk jangka waktu yang lama. Ada yang 10 tahun, ada yang 20 tahun. Perencanaan jangka panjang itulah yang memerlukan perencanaan inklusif dalam mencapainya. Melalui perencanaan inklusif akan dihasilkan perencanaan strategis dan perencanaan operasional. Perencanaan strategis merupakan perencanaan yang menghasilkan keputusan-keputusan yang bersifat fundamental, memberi arah, dan berorientasi masa depan. Perencanaan strategis tidaklah meramalkan masa depan atau berupa keputusan-keputusan penting yang tidak dapat dirubah, justru perencanaan strategis itu merupakan suatu proses yang tidak linier, tidak mudah diramalkan, dan tidak lancar. Oleh karena sifatnya itulah maka perencanaan strategis harus dimiliki oleh setiap organisasi, karena perencanaan strategis mengandaikan bahwa sebuah organisasi harus tanggap terhadap lingkungan yang sangat dinamis dan sulit diramalkan.

Untuk dapat mengimplementaskan perencanaan strategis, kiranya ada beberapa tahapan yang dapat dilakukan:

1. 
   
2. Merencanakan untuk membuat rencana strategis;
   
3. Pemimpin organisasi harus mempertegas visi dan misi organisasi, karena dengan mempertegas visi dan misi, pemimpin dan seluruh stakeholders organisasi akan mampu mengetahui apa yang dilakukannya, mengapa melakukannya, dan apa yang harus dicapainya;
   
4. Melakukan penilaian terhadap lingkungan organisasi, baik itu lingkungan internal maupun eksternal organisasi. Kebanyakan organisasi menggunakan analisis SWOT untuk melakukan penilaian lingkungan;
   
5. Setelah melalui ketiga tahapan tersebut, pemimpin organisasi harus melakukan koordinasi dan diskusi untuk menyepakati prioritas-prioritas organisasi. Seorang pemimpin harus memiliki keteguhan visi dan misi organisasi serta mengenal lingkungan organisasi, karena tanpa kedua hal tersebut seorang pemimpin organisasi akan mengalami kesulitan dalam menyepakati prioritas. Tahapan ini memerlukan waktu yang tidak sebentar karena organisasi terdiri dari berbagai macam orang dengan berbagai kepentingannya masing-masing. Pada tahapan ini juga dapat dimungkinkan terjadi perubahan misi organisasi disebabkan banyaknya ide dan penyesuaian ide dengan lingkungan yang dihadapi, sehingga seorang pemimpin tidaklah perlu alergi untuk mundur ke belakang ke tahapan sebelumnya untuk mencari kembali dan memanfaatkan informasi yang tersedia guna menciptakan rencana sebaik mungkin;
   
6. Apabila prioritas telah ditetapkan serta keputusan-keputusan strategis maupun operasional telah ditetapkan maka alangkah lebih baiknya kalau hasil kesepakatan tersebut didokumentasikan untuk memudahkan setiap anggota organisasi mengakses informasi tentang arah gerak organisasi;
   
7. Semua keputusan yang telah didokumentasikan tersebut tidak ada gunanya ketika hanya dibiarkan terongok begitu saja. Dokumentasi keputusan tersebut hendaklah dibuka kembali, disejajarkan dengan pekerjaan sehari-hari sesuai dengan prioritas yang telah ditentukan. Keberhasilan implementasi keputusan strategis tersebut sangat tergantung pada presisi dan kejelasan garis pedoman yang telah didokumentasikan pada tahapan sebelumnya;
   
8. Proses perencanaan strategis itu tidak pernah benar-benar selesai, proses tersebut berjalan terus dan tetap tanggap terhadap lingkungan. Oleh karena itu setiap organisasi harus terus menerus memantau pelaksanaan keputusan strategis mereka dan harus selalu siap untuk melakukan evaluasi ulang terhadap rencana yang telah dibuat dan secara dini mempersiapkan alternatif-alternatif  strategi baru secara lebih dini melalu proses manajemen resiko. (dari berbagai sumber)