Setiap penyelenggara acara pasti mengharapkan acaranya sukses dilaksanakan tanpa ada hambatan yang berarti. Penyelenggara acara dapat berupa even organizer, wedding organizer, atau pelaksana internal acara sendiri.
Biasanya masalah yang paling sering terjadi sebagai penyebab tidak suskes penyelenggaraan sebuah acara adalah karena kekurangan anggaran atau manajemen penyelenggaraan acara yang kurang baik.
Dan salah satu strategi untuk mendapatkan dukungan penyelenggaraan acara adalah dengan mencari sponsorship. Melalui sponsor penyeleggara acara akan mendapatkan dukungan sumber daya yang dapat digunakan untuk kesusksesan penyelenggaraan acara, misalnya dukungan finansial.
Penyediaan sponsorship adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara. Dewasa ini kita mengenal sekurang-kurangnya tiga jenis penyediaan sponsor, ketiganya tentu sesuai tujuan masing-masing. Ada penyediaan sponsor untuk iklan, ada untuk tujuan pemasaran, dan sponsor untuk tujuan public relation (PR).
Penyediaan sponsor untuk keperluan iklan banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan yang memberi dana untuk pengadaan suatu acara di media, baik media elektronik (termasuk media daring) maupun media cetak. Sebagai imbalannya mereka boleh memasang iklan disela-sela acara kita tersebut. Misalnya acara talkshow di televisi atau disiarkan melalui youtube.
Sponsor seperti itu sampai sekarang masih merupakan sumber penghasilan terbesar bagi stasiun-stasiun televisi dan radio, walaupun di negara eropa sempat dilarang misalnya di Inggris. Contoh sebuah acara yang sponsori oleh sebuah perusahaan adalah sepak bola Liga Indonesia.
Penyediaan sponsor untuk mendukung usaha pemasaran. Jika kita ingin mendapatkan dukungan finansial bagi penyelenggaan kita, maka carilah perusahaan yang bersedia jadi penyandang dana. Tentu saja feedbcak yang diharapkan adalah pihak sponsor berhak untuk memasang pesan-pesan pemasaran mereka sepanjang acara berlangsung.
Acara atau kegiatan yang mendapat sponsor pun mulai bervariasi, mulai dari peragaan berkendara dengan aman, seperti acara Milenials Safety Road Festival, acara budaya dan seni, bidang pendidikan, hingga sponsor politik yang kini ramai kita lihat di spanduk-spanduk para calon legeslatif (caleg).
Namun tidak masalah asalkan seluruh biaya penyelenggaraan acara kita mau mereka menanggungnya. Bahkan dengan adanya sponsor justru acara kita semakin meriah dan menambah daya tarik orang/tamu yang hadir atau pihak-pihak yang kita undang/melihatnya.
Terdapat begitu banyak alasan dalam penyedia sponsor, namun pada dasarnya semua alasan tersebut pasti mengandung tujuan-tujuan human relationship. Yakni menunjukkan niat baik dan menciptakan suatu pemahaman di kalangan publik. Setidaknya mereka mengetahui keberadaan perusahaan atau lembaga penyedia sponsor.
Atau memperlihatkan niat baik organisasi ataupun perusahaan guna melaksanakan tanggung jawab sosialnya. Dengan menyediakan dana sponsor untuk penyelenggaraan acara penyerahan penghargaan prestasi akademik misalnya. Maka perusahaan akan memperoleh reputasi yang baik, bukan hanya sekedar bicara ekonomi yang hanya mengejar keuntungan semata.
Ada sejumlah bidang atau kegiatan yang cocok dijadikan objek sponsor. Secara umum, cakupan sponsor memang tidak terbatas. Namun belakangan ini kita dapat lihat beberapa bidang atau kegiatan yang populer menjadi objek penyedia sponsor. Seperti acara-acara olah raga.
Hampir semua bidang olah raga memperoleh dukungan finansial dari dunia bisnis. Dewasa ini nilai sponsor yang diberikan kepada bidang olah raga sangat besar. Hal ini disebabkan oleh semakin merakyatnya aneka kegiatan olah raga sehingga pemberian sponsor untuk bidang ini merupakan salah satu cara terbaik untuk menjangkau pasar konsumen secara massal.
Acara-acara kebudayaan juga sangat menarik perhatian pemberi sponsor. Karena kagiatan bidang ini dapat menghubungkan masyarakat lintas negara bahkan menjadi faya dorong dunia pariwisata. Perusahaan sponsor mendapatkan benefit karena dipersepsikan sebagai perusahaan yang memiliki nilai-nilai budaya tertentu.
Selain itu acara ekshibisi atau pameran juga kerap mendapatkan dukungan finansial pihak sponsor, baik yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah maupun lembaga-lembaga swasta juga sering mendapat sponsor, termasuk dari pers atau perusahaan penerbitan.
Tentu masih banyak lagi jenis acara yang mungkin dikerjasamakan dengan penyedia sponsor. Tidak terbatas pada kegiatan yang sifatnya komersil bahkan dalam kegiatan bersifat amal atau charity pun kini terbuka lebar untuk ditawarkan kepada penyedia sponsor.
Namun yang perlu diketahui dan dipertimbangkan sebelum perusahaan memberikan bantuan keuangan sponsor, pihak perusahaan atau pihak penyedia sponsor sehingga kita dapat menyiapkan sebuah acara yang pas dengan mereka.
Pertama, memastikan tujuan dari diselenggarakannya acara yang akan diberi sponsor itu apakah relevan atau tidak dengan core business mereka.Â
Kedua, memilih aspek atau bidang kegiatan yang sekiranya paling sesuai dengan tujuan acara itu maupun kepentingan-kepentingan pihak penyedia sponsor.
Dan ketiga, memastikan bahwa total biaya atau dana yang harus ditanggung sesuai dengan tujuan yang hendak diraih. Sponsor biasanya melibatkan sejumlah besar uang, karena yang harus dibiayai begitu banyak. Sehingga jangan sampai biaya total yang keluarkan begitu banyak item namun mereka justru memperoleh manfaat yang tidak seberapa.
Begitulah, semoga acara apapun yang hendak Anda laksanakan bisa sukses dan tidak ada lagi kata gagal terlaksana karena kekurangan anggaran. Kini Anda mulai mengatur strategi bagaimana meyakinkan penyedia sponsor dari acara atau kegiatan yang hendak dilakukan agar mereka mau ikut dan membiayai acara Anda. (*)
