Checklist vs. Cermin: Mengembalikan Ruh Reflektif dalam Sistem Mutu

Disclaimer:

“Tulisan ini disusun dalam dua semangat berbeda: pertama, sebagai panduan teknis bagi rekan-rekan kampus yang harus tetap menjalankan regulasi; lihat blog Inspirasi SPMI, kedua, sebagai masukan kritis apabila ruang revisi kebijakan masih terbuka. Kritik bukan berarti menolak mutu, tapi menuntut sistem yang lebih sehat.”

Pendahuluan

Dalam semangat membangun mutu pendidikan tinggi, kita sering kali terlalu fokus pada instrumen dan perangkat, hingga lupa bahwa kualitas sejati lahir dari proses refleksi yang jujur, bukan sekadar pengisian formulir. Hal ini menjadi lebih relevan ketika kita melihat implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di banyak perguruan tinggi yang berjalan sangat teknokratis. 

Alih-alih menjadi alat bantu berpikir, SPMI—dengan segala bentuk perangkat dan prosedurnya—kian hari makin menjelma menjadi ritual administratif yang menjauh dari tujuan aslinya.

Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, meskipun lahir dari semangat penyempurnaan dan otonomi, terlihat masih mempertegas kewajiban penggunaan siklus PPEPP dalam sistem mutu. Model ini tentu saja punya logika manajerial yang kuat, tapi dalam praktiknya seringkali diperlakukan sebagai “daftar isian” yang harus dilengkapi. Yang luput adalah ruang bagi refleksi, diskusi, dan penemuan diri yang seharusnya menjadi inti dari perbaikan berkelanjutan.

Baca juga: Mutu yang Tumbuh dari Dalam: Pelajaran Global dan Refleksi atas Permendikbudristek 53/2023

Antara Ketertiban dan Kesadaran

Model PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) pada dasarnya dimaksudkan untuk menciptakan siklus mutu yang berkelanjutan (kaizen). Namun ketika ia diwajibkan sebagai satu-satunya model, tanpa memberi ruang adaptasi terhadap konteks institusi, maka yang terjadi adalah formalisasi. 

Di banyak kampus, PPEPP direduksi menjadi laporan tahunan yang harus disetor ke unit mutu, bukan siklus refleksi yang hidup di ruang-ruang akademik.

Di sinilah muncul dilema: ketika sistem mutu berubah menjadi kewajiban administratif, maka yang muncul bukan pembelajaran, melainkan kepatuhan. Bukan perbaikan, melainkan pengulangan. Dalam konteks administrasi publik modern, ini seperti yang dikritisi oleh Denhardt & Denhardt (2007), bahwa peran pemerintah seharusnya bukan lagi menjadi pengendali teknis, melainkan fasilitator proses. Ketika regulasi mendikte cara berpikir, bukan hanya arah, maka kita kehilangan kesempatan untuk membangun kualitas yang tumbuh dari dalam.

Baca juga: Integrasi Nilai-Nilai Mutu: Cara Cerdas Menghidupkan SPMI di Kampus

Mutu Bukan Sekadar Bukti

Praktik di lapangan menunjukkan bahwa banyak dosen, kepala prodi, dan pimpinan fakultas merasa terjebak dalam rutinitas mutu yang terasa dangkal. 

Aktivitas seperti audit internal, evaluasi kinerja, atau rapat tinjauan manajemen, kerap dijalankan sebagai kewajiban periodik yang tujuannya adalah menghasilkan dokumen, bukan menciptakan perubahan. 

Dalam suasana seperti ini, mutu kehilangan maknanya sebagai proses belajar kelembagaan.

Padahal dalam filosofi manajemen mutu yang dikembangkan oleh W. Edwards Deming, kualitas adalah hasil dari proses pembelajaran yang terus-menerus. Bukan kepatuhan terhadap indikator, melainkan kesadaran akan tanggung jawab moral untuk memperbaiki proses. Jika kita terlalu sibuk mengisi checklist, kapan kita sempat berkaca dan bertanya: apa yang sebenarnya bisa kita perbaiki?

Baca juga: SPMI Bukan Hanya Urusan LPM: Saatnya Kebijakan SPMI Dibaca Semua Civitas Akademika!

Saatnya Menjadi Cermin

Sistem mutu ideal bukan yang membuat semua kampus terlihat seragam, tetapi yang membantu masing-masing kampus menemukan dirinya sendiri. 

Dalam hal ini, PPEPP bisa tetap digunakan, tetapi bukan sebagai kerangka wajib. Biarkan kampus memilih kerangka refleksi yang paling sesuai: PDCA, POLC, siklus evaluasi lokal, atau pendekatan berbasis nilai-nilai institusional. Pemerintah cukup memberi prinsip dasar dan tolok ukur hasil. Cara mencapainya, serahkan pada kreativitas dan kebijaksanaan masing-masing institusi.

Rekomendasi semacam ini bukan berarti menolak akuntabilitas. Sebaliknya, justru inilah bentuk tanggung jawab sejati. Karena akuntabilitas terbaik lahir bukan dari pengawasan, melainkan dari rasa memiliki. Dan rasa memiliki hanya tumbuh jika kampus diberi ruang untuk menjadi subyek dalam membangun mutunya sendiri.

Baca juga: Mission Differentiation: Rahasia Kampus Kecil Bisa Unggul di Tengah Kompetisi Nasional

Penutup

Saat ini, kita mungkin sedang berdiri di persimpangan: antara terus melanjutkan sistem mutu yang rapi di atas kertas, atau mulai membangun sistem yang sungguh hidup di dalam praktik. Antara mengejar kesempurnaan dokumen, atau mendorong keberanian untuk bertanya dan memperbaiki. Jika kita memilih yang kedua, maka kita harus mulai memperlakukan mutu bukan sebagai checklist, tetapi sebagai cermin. Tempat kita berkaca, mengevaluasi diri, dan bertumbuh.

Karena pada akhirnya, mutu sejati bukan soal seberapa lengkap laporan yang kita buat. Tapi seberapa jujur kita melihat diri sendiri, dan seberapa berani kita mengubahnya. Stay Relevant!

Referensi

• Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. MIT Press.
• Denhardt, J. V., & Denhardt, R. B. (2007). The new public service: Serving, not steering. M.E. Sharpe.
• Goetsch, D. L., & Davis, S. B. (2014). Quality management for organizational excellence: Introduction to total quality (7th ed.). Pearson Education.
• Griffin, R. W. (2022). Fundamentals of management (10th ed.). Cengage Learning.
• Ministry of Education Singapore. (2006). QAFU: Quality Assurance Framework for Universities.
• OpenAI. (2025). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
• Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
• Quality Assurance Agency for Higher Education (QAA UK). (2022). UK Quality Code for Higher Education.
• Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
• Yukl, G. A. (2010). Leadership in organizations (7th ed.). Prentice Hall.

Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, dan direktur mutupendidikan.com