Ingatlah bahwa keterampilan persidangan dapat ditingkatkan melalui latihan dan pengalaman. Semakin sering kamu berpartisipasi dalam persidangan dan berlatih teknik-teknik ini, semakin baik juga kemampuan dalam berkomunikasi dan berdebat akan berkembang.
Dalam melaksanakan sidang tentunya harus dipersiapkan dengan baik. Dengan persiapan yang baik, tentunya sidang akan berjalan dengan lancar dan efektif. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan sidang:
- Agenda Sidang
- Waktu dan Tempat
- Undangan dan Konfirmasi
- Materi Presentasi
- Alat Kelengkapan Sidang
- Catatan Rapat
- Persiapan Materi dan Informasi
- Persiapan Pembicara
- Pengaturan Ruangan
- Aturan dan Etika Sidang
- Pengelolaan Waktu
- Persiapan Mental
Di dalam suatu persidangan, terdapat beberapa perangkat sidang. Seperti, presidium, peserta sidang, peninjau, palu sidang, dan quorum. Berikut ini penjelasan mengenai perangkat-perangkat sidang:
- Presidium: presidium ialah dewan yang terdiri dari beberapa orang yang bertanggung jawab atas mengatur dan memimpin jalannya sidang atau rapat. Presidium bertugas untuk memastikan bahwa sidang dapat berjalan lancar, tertib, dan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Presidium biasanya dibagi menjadi 3 bagian posisi penting, yaitu ketua sidang, wakil ketua, dan sekretaris.
- Ketua Sidang: ketua sidang ialah orang yang memimpin jalannya persidangan. Tugas utama dari ketua sidang yaitu membuka sidang, memandu berjalannya diskusi, memberikan kesempatan berbicara kepada peserta sidang, mengambil keputusan, dan menutup sidang.
- Wakil Ketua: wakil ketua ini berperan sebagai pengganti ketua sidang jika ketua tidak dapat hadir.
- Sekretaris: sekretaris bertugas untuk mencatat catatan maupun risalah sidang. Tugas dari sekretaris meliputi mencatat keputusan-keputusan, diskusi, dan perkembangan penting lainnya selama sidang berlangsung. Yang di mana catatan ini akan dijadikan acuan guna sidang berikutnya.
- Peserta Sidang: peserta sidang ialah orang-orang yang hadir dan berpartisipasi dalam sebuah sidang atau rapat. Mereka merupakan individu yang diundang atau memiliki kewajiban untuk hadir dalam pertemuan tersebut karena berbagai alasan. Peserta sidang ini memiliki peran aktif dalam proses persidangan yaitu dengan memberikan masukan, berdiskusi, serta memberikan suara nya dalam pengambilan keputusan. Kehadiran dan partisipasi peserta sidang merupakan kunci untuk menjalankan sidang dengan efektif dan mencapai tujuan yang ditetapkan dalam pertemuan tersebut.
- Peninjau: peninjau memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan hukum selama persidangan berlangsung. Hal ini termasuk menerima dan menolak bukti, memutuskan apakah suatu pertanyaan relevan atau tidak, dan memberikan keputusan atas perselisihan hukum yang ada.
- Palu Sidang: salam suatu sidang, tentunya kita sering mendengar istilah “Ketuk Palu”. Istilah ini tentu saja penting dalam persidangan guna menjalankan persidangan dengan tertib. Ketuk palu ini dilakukan oleh ketua sidang atau peninjau.
- Ketuk palu 1 kali, artinya menegaskan kesepatakan atau menerima pimpinan
- Ketuk palu 2 kali, artinya menandakan terjadinya lobbying, skorsing, pending
- Ketuk palu 3 kali, artinya membuka dan menutup sidang, serta mengesahkan hasil keputusan
Dalam ketuk palu juga dibagi menjadi 3 bagian, yaitu “Ketuk Palu 1, 2, 3” berikut penjelasannya:
- Ketuk Palu 1, 2, 3
- Ketuk Palu 1: pada ketukan palu pertama ini biasanya menandakan bahwa akan dimulainya sidang atau rapat. Ketuk palu dilakukan oleh ketua sidang atau pimpinan rapat.
- Ketuk Palu 2: pada ketukan palu kedua ini menandakan bahwa sidang atau rapat sedang berjalan dan berlangsung.
- Ketuk Palu 3: pada ketukan palu ketiga ini digunakan untuk menutup sidang atau rapat. Biasanya juga pada tahap ini terdapat sesi penandatanganan mengenai kesepakatan dari hasil diskusi yang telah dicapai selama persidangan.
- Quorum: quorum merupakan jumlah minimum peserta yang harus hadir dalam sebuah sidang agar pertemuan tersebut dianggap sah dan memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan atau membuat kebijakan.
Berikut ini beberapa etika dan istilah yang ada dalam persidangan:
- Skorsing: penundaan sebentar
- Pending: penundaan waktu lama
- Dead Lock: terlalu banyak perbedaan (sulit mufakat)
- Lobying: kompromi mengenai perbedaan pendapat
- Voting: pengambilan suara
- Peninjauan Kembali: mengkaji keputusan yang telah disepakati
- Walk Out: keluar dari persidangan atas kehendak sendiri karena tidak setuju
- Interupsi: memotong pembicaraan
Kesimpulan dari beberapa penjelasan mengenai sidang di atas, sidang merupakan pertemuan formal atau rapat yang diadakan oleh suatu badan atau kelompok guna membahas berbagai isu, membuat keputusan, atau mencapai tujuan tertentu. Melalui sidang, kita diajarkan cara untuk lebih berani berbicara di depan umum dan mengutarakan gagasan atau pendapat kita. Dalam sidang juga kitab isa mengembangkan keterampilan kepemimpinan.
