Magang sering kali dianggap sebagai kewajiban akademik semata, namun pengalaman saya sebagai admin di PT Artha Mulia Beton memberikan pelajaran yang jauh lebih berharga. Banyak mahasiswa menganggap pekerjaan administrasi hanya soal mengetik dokumen atau mengirim email, namun kenyataannya, posisi ini memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Bagian admin menjadi penghubung antara produksi, pengiriman, dan pelanggan—meski kontribusinya jarang terlihat oleh pihak luar.
Sebagai admin, saya bertanggung jawab atas pemeriksaan surat jalan, pembuatan dan pengiriman invoice, serta memastikan seluruh dokumen terkait lengkap. Tugas ini menuntut ketelitian tinggi karena kesalahan sekecil apapun dapat memengaruhi alur pembayaran perusahaan dan hubungan dengan pelanggan.
Pengalaman ini membuat saya menyadari bahwa posisi yang terlihat sederhana ternyata memiliki tanggung jawab yang besar. Tanpa admin, dokumen bisa hilang, invoice tertunda, dan proses pembayaran menjadi kacau. Saya belajar bahwa pekerjaan administrasi bukan hanya tentang tugas teknis, tetapi juga tentang mempertahankan kepercayaan dan integritas perusahaan.
Alur kerja di bagian admin cukup sistematis, namun setiap tahap membutuhkan fokus dan disiplin. Pekerjaan saya sehari-hari mencakup:
Memeriksa Surat Jalan:
Setiap pengiriman produk beton harus disertai surat jalan yang lengkap dan akurat. Saya memeriksa detail pengiriman, termasuk tanggal, jenis dan jumlah produk, serta tanda tangan penerima. Kegiatan ini terlihat sederhana, tetapi sangat penting untuk memastikan data yang masuk ke sistem perusahaan valid dan dapat dipertanggungjawabkan.Membuat Invoice:
Berdasarkan surat jalan, saya membuat invoice sesuai dengan jumlah dan jenis produk yang dikirim. Invoice adalah dokumen resmi untuk penagihan pembayaran. Pembuatan invoice menuntut ketelitian karena setiap kesalahan kecil dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran dan kesalahpahaman dengan pelanggan.Mengirim Invoice dan Memastikan Dokumen Lengkap:
Setelah invoice dibuat, saya mengirimnya ke pelanggan dan memastikan dokumen pendukung, seperti surat jalan dan kontrak, lengkap. Proses ini penting agar proses pembayaran dapat berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
Melalui alur kerja ini, saya menyadari bahwa setiap dokumen yang saya kelola memengaruhi kinerja berbagai divisi, termasuk produksi dan logistik.
Pengalaman magang ini membuka mata saya tentang pentingnya pekerjaan “di balik layar”. Pekerjaan yang mungkin terlihat sederhana atau monoton, seperti mengecek dokumen atau mengirim invoice, sebenarnya menuntut kesabaran, konsistensi, dan ketelitian tinggi. Saya belajar bahwa disiplin dalam mengelola dokumen dan komunikasi yang baik antar divisi sangat menentukan efisiensi operasional perusahaan.
Selain itu, saya menyadari nilai penting koordinasi dan tanggung jawab. Admin tidak bekerja sendiri; posisi ini selalu berhubungan dengan bagian produksi, sales, logistik, dan pelanggan. Kesalahan sekecil apapun bisa berdampak pada berbagai pihak, sehingga posisi ini menuntut kesadaran penuh terhadap tanggung jawab pribadi dan tim.
Pengalaman ini juga membuat saya menghargai pekerjaan administratif yang sering kali dianggap remeh. Tanpa bagian admin, perusahaan tidak akan mampu menjalankan proses pembayaran dan dokumentasi dengan tepat waktu. Pekerjaan ini, meski tidak terlihat “wah”, sebenarnya sangat vital untuk menjaga kelancaran operasi dan kepercayaan pelanggan.
