Mengungkap Kecurangan Pengelolaan Keuangan Perusahaan

Apa yang dilakukan oleh Sue tidak lepas dari apa yang dikerjakan oleh Mulvaney dengan “red book”nya, yaitu buku jurnal yang berisi sejumlah jurnal yang salah, dan selanjutnya dibukukan ke dalam sistem pembukuan akuntansi perusahaan. Dia mengakui bahwa dia telah melakukan adjustment atau reklas atas sejumlah transaksi tanpa dilengkapi dengan dokumen yang valid maupun penjelasan yang sebenarnya.

Verschoor lebih lanjut mengungkapkan bahwa Mulvaney juga melakukan pemalsuan sejumlah pencatatan dan pembukuan akuntansi dan menyimpannya dalam folder berwarna-warni yang disebut sebagai “rainbow files”. Keseluruhan terdapat tujuh file sesuai dengan tahun fiskal masing-masing, yaitu tahun 1995-2000 (hijau), 2004 (oranye), 2005 (biru), 2005 (oranye), 2006 (biru), 2007 (kuning), dan 2008 (hijau). Di dalam “rainbow files” tersebut tersimpan lebih dari 100 transaksi curang yang dicatat dan dibukukan.

Penerimaan uang oleh perusahaan juga disembunyikan di dalam “rainbow files” tersebut melalui Debit/Credit wipe atau D/C wipe, yang membuat transaksi seolah-olah tidak pernah terjadi. Misalnya di tahun 2007, Koss Corporation menerima pembayaran sebesar US$ 100.000 dari pembeli luar negeri. Mulvaney mencatatnya dan membukukannya bahwa uang belum pernah diterima oleh perusahaan. Caranya, transaksi dipecah menjadi lima account dengan jumlah setara total penjualan, dan dianggap belum pernah dibayar. Hal itu dilakukan agar transaksi tersebut tidak terdeteksi. Demikian juga dengan penjualan via internet di tahun 2008 yang nilainya mencapai US$ 1,8 juta.

Yang paling fatal adalah jumlah uang kas yang tercatat tidak pernah direkonsiliasi dengan rekening koran dari bank. Mengapa bisa demikian? Karena kontrol keuangan atas perusahaan ada di tangan mereka, Sue dan Mulvaney. Bagaimana mungkin tidak terdeteksi oleh auditor publik? Karena setiap kali ada audit eksternal, maka semua pencatatan dan pembukuan transaksinya dikondisikan sedemikian rupa dengan dilengkapi dokumen-dokumen, sehingga semuanya terkesan wajar.

Singkat cerita, penyimpangan jurnal yang dilakukan oleh Mulvaney adalah antara lain dengan cara:

1. Mengurangi nilai penjualan;
2. Menaikkan biaya penjualan;
3. Menaikkan jumlah piutang dagang (account receivables);
4. Menaikkan biaya administrasi;
5. Memanipulasi uang kas.

Jelaslah bahwa akhirnya laporan keuangan yang disajikan bukanlah laporan keuangan yang sesungguhnya, namun laporan keuangan yang telah dimanipulasi. Di sini tampak pula bahwa sebenarnya pemilik tidak memahami bisnisnya dengan baik. Sebab bila dia mengenali seluk-beluk bisnisnya dengan baik, maka penyimpangan bisa segera terdeteksi tanpa harus menunggu selama lima tahun.

Atas kasus tersebut, Sue dan Mulvaney ditangkap dan dihukum oleh pengadilan. Satu orang lagi yaitu Tracey Malone ikut ditangkap karena dia mengetahui perbuatan jahat tersebut, namun dia diam saja.

Bagaimana Mencegahnya?

Pemilik atau investor pasti tidak ingin uang di perusahaannya hilang, apalagi oleh orang-orang yang dipercayakan untuk mengelolanya. Apa yang terjadi di Koss Corporation sebenarnya bisa dicegah atau diminimalkan, antara lain dengan :

1. Pembuatan kebijakan keuangan perusahaan, yang meliputi perencanaan keuangan, alokasi kebutuhan keuangan, pemenuhan kebutuhan keuangan, implementasi, review dan monitoring, evaluasi, kontrol, hingga di level operasional dilakukan pencatatan dan pembukuan atas semua transaksi keuangan, baik masuk atau keluar. Semua transaksi harus dilengkapi dengan dokumen
2. Bisnis proses harus jelas dan dilengkapi dengan Standard Operating Procedure (SOP) sehingga semua proses bisa dimonitor dengan baik.
3. Pastikan pembayaran telah memenuhi prosedur di dalam kebijakan keuangan perusahaan. Dibuat layering untuk pengeluaran uang dan disetujui oleh dua orang yang bisa saling mengontrol. Misalnya untuk jumlah sampai dengan US$ 5.000 dalam kasus Koss Corporation, harus disetujui oleh VP Finance atau stafnya yang ditunjuk dan VP Operasi atau stafnya yang ditunjuk, dan saling silang. Tidak boleh VP Finance dan stafnya menyetujui pembayaran itu, walau mereka berdua. Khusus untuk di atas US$ 5.000, selain mereka, harus mendapatkan persetujuan dari CEO.
4. Harus dilakukan pemisahan tugas tanggung jawab antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi. Bagian penerimaan uang pun tidak boleh sama dengan yang mengeluarkan uang. Dengan demikian, akan terjadi saling kontrol di antara mereka.
5. Menggunakan teknologi informasi yang handal untuk melakukan pencatatan, pembukuan, dan monitoring atau biasa dikenal sebagai Enterprise Resources Planning (ERP), misalnya menggunakan SAP, Oracle, atau lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Wajib dilakukan rekonsiliasi jumlah uang kas yang tercatat dengan rekening koran di bank. Bila terjadi selisih, harus segera dicari tahu sebabnya dan diselesaikan.
7. CEO harus meminta laporan keuangan kepada CFO atau VP Finance tiap bulan. Selain untuk memastikan kinerja perusahaan, juga merupakan alat kontrol yang efektif atas kesehatan keuangan perusahaan.
8. Lakukan internal audit secara berkala dan secara tiba-tiba. Hal tersebut untuk mendisiplinkan tim keuangan, agar semua transaksi dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada.

Selalu Lakukan Penyegaran dengan Tour of Duty

Seringkali penyimpangan terbongkar ketika pelaku tidak masuk kantor atau dilakukan rotasi jabatan. Seorang direktur group perusahaan besar di Indonesia mengisahkan, bahwa mereka baru menemukan fraud dalam jumlah besar ketika merotasi direksi anak-anak perusahaannya.