Mengapa Sebuah Ide Perlu Dipresentasikan?

Beberapa waktu yang lalu saya sempat terlibat adu argumentasi dengan pelanggan. Akar persoalannya adalah karena pelanggan mengajukan komplain cukup keras terhadap produk yang kami buat. 

Namun sayangnya dasarnya adalah subjektifitas. Tidak sesuai dengan persyaratan spesifikasi di awal. Tetapi saya berpatokan pada referensi standar internasional yang berlaku dan desain drawing.

Memang oleh Direktur, saya diberi wewenang untuk melakukan counter apabila komplain pelanggan tersebut tidak sesuai dengan desain yang telah disepakati oleh kedua belah pihak diawal. 

Sejauh kita yakin bahwa kita tidak salah. Pada akhirnya, semua komplain tetap dituruti dengan semangat gotong royong saling membantu. Tetapi profesionalisme tetaplah profesionalisme. Komplain tersebut kami jadikan catatan penambahan biaya yang harus ditanggung oleh pembeli.

Adu argumentasi sesungguhnya tidak perlu terjadi apabila pelanggan memiliki latar belakang keahlian dalam bidang tersebut. Sayangnya tidak, pelanggan tersebut lebih mengedepankan pengalaman. 

Akhirnya saya dan rekan-rekan memutuskan bahwa kami harus bertemu dengan pelanggan untuk menjelaskan standar penerimaan produk. Kami pun bertemu dan saya mempresentasikan standar yang berlaku di perusahaan dan referensinya dari standar baku internasional. 

Saya berani jamin bahwa produk yang mereka beli itu aman dan berkualitas. Setelah kami jelaskan, pelanggan akhirnya bisa menerima dan menjadi catatan perbaikan mereka kedepannya.

Dari penjelasan di atas, mungkin sedikit banyak dari kita sudah mendapatkan gambaran mengapa sebuah ide itu perlu dipresentasikan. Di perusahaan tempat kami bekerja memang sudah terbiasa pada setiap pertemuan atau meeting disampaikan dengan cara presentasi.

Apalagi setiap meeting dengan direktur. Walau hanya berhadapan dengan satu orang, tetap kita sampaikan laporan melalui presentasi power point. 

Manfaat penyampaian ide dengan menggunakan presentasi

Ilustrasi presentasi (Gambar: ciputrauceo.net)

Saya akan mencoba paparkan beberapa alasan perlunya ide disampaikan melalui sebuah presentasi:

1. Mudah diterima
Audiens akan lebih mudah menerima ide tersebut disampaikan lewat presentasi yang mana presentasi tersebut berisi paparan data dan fakta.

2. Menarik dan lebih mudah dipahami
Data fakta yang disajikan dengan infografis dan gambar pendukung akan membuatnya lebih menarik untuk diikuti. Tak perlu berpikir keras untuk memahami maksud si empunya ide. 

Sebaliknya, penyampaian ide dengan lisan akan menuntut orang lain harus berpikir keras. Apalagi lawan bicara kita tidak memiliki latar belakang pengetahuan yang cukup dibidang tersebut.

3. Suasana lebih rileks
Gambaran serta infografis yang menarik akan membuat suasana presentasi menjadi lebih rileks. Kita sebagai penyampai ide pun bisa dengan leluasa menjelaskan ide tersebut secara gamblang. Tidak sepotong-sepotong sehingga penerima ide bisa melihat gambaran secara utuh.

4. Meminimalisir timbulnya pertanyaan
Karena ide sudah disampaikan secara utuh, maka akan meminimalisir pertanyaan dari audiens. Keputusan pun bisa diambil dengan cepat tanpa perlu bertele-tele.

5. Efektif
Bila disajikan dalam meeting, biasanya meeting akan lebih cepat selesai daripada bila disampaikan hanya secara lisan. Artinya, cara penyampaian ini efektif.

Beberapa Hal yang perlu ada dalam presentasi penyampaian ide

Contoh sajian presentasi (Gambar: tokopresentasi.com)

Berikut ini adalah beberapa usulan dari saya terkait hal-hal yang harus ada dalam presentasi ketika kita ingin menyampaikan ide kita:

1. Latar belakang persoalan
Ini berisi faktor penyebab utama mengapa ide kita perlu diterima dan dijalankan

2. Data dan fakta yang lengkap
Sajikan data dan fakta yang lengkap sehingga referensi kita jelas. Maka, ide kita tak perlu dipertanyakan lagi

3. Infografis dan tampilan yang menarik
Di power point banyak terdapat fitur yang sangat membantu kita dalam penyampaian sajian presentasi. Seperti misalnya flowchart, gambar, dan step-step menampilkan slide.

4. Kejujuran
Tak perlu mereka-reka atau memodifikasi dengan hal kebohongan supaya ide kita terlihat sempurna. Apalagi tujuannya untuk sekedar menjilat dan cari muka. 

Sajikan dengan apa adanya sehingga ide kita akan tepat guna dan tepat sasaran. Penyampaian yang tidak jujur akan membuat keputusan yang diambil pun tidak pas. Ini bisa jadi bumerang dikemudian hari.

5. Praktis dan tidak bertele-tele
Kepraktisan itu perlu. Tak perlu bertele-tele supaya slidenya jadi banyak. Ingat, bukan kuantitas yang penting, melainkan kualitas. Yang penting ide kita tersampaikan dengan baik.

Bagaimana? Bagi yang belum pernah, apakah Anda tertarik untuk mulai menyampaikan ide-ide Anda di kantor lewat presentasi? 

Semoga beberapa paparan di atas bermanfaat untuk Anda. 

Tak ada salahnya mencoba. Jangan takut gagal. Tetapi apabila Anda pernah mempraktekkan namun ide Anda masih belum diterima, coba periksa barang kali masih ada sesuatu yang kurang berdasarkan paparan saya di atas. 

Kalau tetap belum diterima, tak usah berkecil hati, setidaknya Anda sudah memperlihatkan kreativitas Anda melalui ide tersebut. Pada presentasi berikutnya, mungkin ide Anda yang akan diterima.

Semoga bermanfaat dan sukses selalu.

Salam.