"Tim yang hebat bukan tercipta dari kerja keras semata, melainkan dari sistem yang membuat setiap langkah bernilai."
Potret Masalah di Lapangan
Dalam beberapa kesempatan saya mengunjungi sebuah outlet supermarket di Jakarta Pusat untuk melakukan Risk Survey. Managernya di sana orang senior. Ia memimpin sebuah tim yang setiap harinya sibuk. Tak jarang, saat sang manajer duduk di kantor, ia didatangi oleh supervisor HR disana. Ia mengeluhkan turn over karyawan dan suksesi jabatan terasa kedodoran. Tak lama dari siti selang waktu kurang dari dua menit, salah satu dari dua asisten managernya (asmen) datang. Ia pun mengeluhkan dan sibuk membahas dengan sang manajer tentang nilai penyusutan buah yang tinggi.
Baru aja sang asmen keluar, supervise ekspedisi masuk. Ia mengeluhkan fixed asset yang menumpuk di Gudang basement sudah kebanyakan. Ada yang rusak, ada yang dipakai hanya di event natal, tahun baru, dan lebaran. Namun, yang paling bikin mumet, Adalah banyaknya titipan fixture dan boot para supplier yang sudah lama tak diambil-ambil.
Terlihat jelas oleh saya, semua orang bergerak sat-set, tapi hasilnya sering tidak konsisten. Ada yang menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, ada yang lambat. Ada yang paham prosedur, ada yang bingung. Instruksi berubah-ubah, miskomunikasi sering terjadi, dan akhirnya target meleset.
Akar Permasalahan: Sistem yang Tidak Tertata
Masalah seperti ini sering dianggap karena orangnya tidak disiplin. Padahal, akar masalahnya sering kali ada di sistem kerja yang tidak tertata. Sistem kerja harus dibangun dengan mindset dan leadership yang kuat. Bila tidak, maka seringkali saya melihat tim jadi sibuk tiada henti, dan meeting dan diskusi panjang jadi "makanan" keseharian.
Bahkan seorang sahabat yang bekerja di bagian kepegawaian di sebuah kementrian di Jakarta, sempat mengeluhkan. "Mengapa rapat kerja atau meeting itu dianggap kerja. Bukankah kerja itu kalau kita udah ada aksinya?"
Sahabat lain yang bekerja di rumah sakit umum daerah pun, mengeluhkan hal yang sama. Disini, hampir setiap hari selalu ada meeting. Bahkan meeting itu bisa sehari tiga kali!".
Saat keduanya saya tanya di dua kesempatan berbeda, jawabannya nyaris sama: SOP-nya udah lama tak di-update !
SOP yang Hidup, Bukan Sekadar Dokumen
Di sinilah Standar Operating Procedure (SOP) berperan. Bukan sekadar dokumen formal yang disimpan di komputer, melainkan kompas yang mengarahkan setiap langkah tim. SOP yang baik, dimana pun pasti akan membantu semua orang bekerja dengan cara yang sama. Juga dengan kualitas yang sama, dan arah yang sama, tanpa perlu diawasi terus-menerus.
Selama sekian lama saya terlibat dalam penyusunan dan penerapan SOP di berbagai kesempatan, saya menemukan satu kesamaan. SOP yang efektif adalah SOP yang hidup, mudah dipahami, dan benar-benar bisa dijalankan. Sampai siapa pun yang membacanya, mereka cepat faham dan jadi panduan yang actinable.
Langkah Praktis Membuat SOP Efektif
