Apabila selama proses pengembangan dan pengadaan terjadi perubahan, antara lain: perubahan user requirement atau perubahan teknologi pendukung maka proses perubahan harus dirancang, dijalankan, dan didokumentasikan dengan baik.
Pada tahap ini manajemen proyek melakukan penyusunan rencana kerja proyek development aplikasi dengan menguraikan latar belakang, tujuan dan cakupan serta menetapkan rencana dan pelaksanaan proyek. Tahapan ini menjadi penting karena akan menentukan arah pelaksanaan proyek dan berpengaruh terhadap hasil akhir aplikasi.
 Penjelasan dan informasi mengenai proyek harus dideskripsikan dengan lengkap dan jelas mengenai kegunaan, tujuan dan target penyelesaian proyek. Informasi penting lainnya adalah mengenai ruang lingkup, batasan proyek, hubungan proyek dengan aplikasi lainnya. Juga harus mencerminkan risiko, biaya development dan batasan dari aplikasi agar tidak tumpang tindih satu sama lain. Â
2. Pendefinisian Kebutuhan Pengguna (User Requirement)
Tentunya user selaku pihak pemakai aplikasi memiliki ekspektasi terhadap aplikasi, fungsi dan fiturnya dapat memenuhi kebutuhan mereka. Maka agar aplikasi yang dikembangkan dapat sesuai dengan kebutuhan user, manajemen proyek perlu mengetahui secara pasti kebutuhan dari pengguna.
Tujuan utama dari tahap ini adalah memahami dan mendokumentasikan ruang Iingkup pekerjaan dengan menyusun spesifikasi kebutuhan sesuai dengan bisnis proses. Spesifikasi tersebut kemudian dituangkan menjadi format fungsional aplikasi dan menjadi dasar bagi tahap desain program.
Untuk itu sebaiknya proses ini dilakukan berdasarkan diskusi dan riset bersama dengan pihak yang dapat dianggap mewakili user. Manajemen juga perlu memahami proses bisnis yang dilakukan oleh user, sehingga aplikasi yang dikembangkan dapat menunjang dan berfungsi secara optimal bagi user serta menghasilkan alur proses dengan mencakup business process flow, use cases modeling dan data flow diagrams.
3. Perancangan Aplikasi
Setelah user requirement terakomodasi dengan lengkap maka seluruh kebutuhan informasi, fungsi, dan infrastruktur dikonversi sebagai rancangan atau desain sebagai patokan untuk melakukan pengembangan aplikasi. Manajemen proyek perlu melakukan review strategi pengembangan dan desain aplikasi sesuai kebutuhan user.
Komponen tersebut berhubungan satu sama lain, sehingga perlu dirancang dengan memperhatikan fungsi dan kesesuaiannya, juga untuk meningkatkan keamanan, integritas, dan keandalan sistem dengan memastikan informasi input, proses, dan output yang terotorisasi, akurat, lengkap dan aman.
4. Pemrograman
