Pencatatan keuangan menjadi kebutuhan pokok suatu badan usaha, tak terkecuali badan usaha di desa. BUMDes, Badan Usaha Milik Desa merupakan badan usaha yang dikelola oleh pemerintah desa dan berbadan hukum. BUMDes ada sebagai salah satu sumber pendapatan suatu desa. Seperti halnya di Desa Tlogosari, Kecamatan Giritontro, Kabupaten Wonogiri, Jawa Tengah. Pencatatan transaksi, baik pemasukan dan pengeluaran kas BUMDes diberlakukan untuk memudahkan pelaporan keuangan setiap bulannya ke Pemerintah Desa.
Permasalahan muncul dimana pencatatan transaksi aliran uang masih dilakukan secara konvensional, yakni penulisan manual dalam buku kas. Pembukuan kas dengan cara ini memiliki berbagai macam kekurangan, diantaranya sebagai berikut.
- Tidak konsistennya dalam menuliskan nama barang dalam sebuah transaksi,
- Terbatasnya tempat menuliskan catatan / keterangan saat menambah sebuah transaksi,
- Tingginya kemungkinan kesalahan dalam mencatat nominal uang masuk maupun keluar,
- Perhitungan total saldo kas yang memakan waktu cukup lama karena dihitung secara manual,
- Penggunaan buku yang rawan hilang, terselip, dan tidak mendukung gerakan paperless,
- Pencarian (penelusuran) data transaksi yang cukup rumit,
- Sulitnya mengubah informasi suatu transaksi, karena akan mengubah perhitungan saldo kas dihari-hari berikutnya,
- Tidak adanya kartu inventori untuk setiap barang, dan lain sebagainya.
19 Januari 2023, salah seorang Mahasiswa KKN Tim 1 UNDIP Tahun 2022/2023 merumuskan pembuatan sebuah Aplikasi Buku Kas Berbasis Web yang ditujukan kepada Badan Usaha Milik Desa Tlogosari. CashBook lahir sebagai aplikasi buku kas guna mempermudah BUMDes dalam mencatat transaksi jual beli harian yang ada di Desa Tlogosari. Penggunaan aplikasi digital tentu membawa pengaruh positif kepada pihak BUMDes, diantaranya :
- Penggunaan nama barang dalam sebuah transaksi yang lebih konsisten,
- Kesalahan yang mungkin muncul dalam suatu transaksi dapat dengan mudah diperbaiki,
- Total saldo kas dihitung secara otomatis dan dinamis oleh sistem,
- Adanya perubahan nominal suatu transaksi di hari tertentu bukanlah suatu masalah, karena saldo kas dihitung secara otomatis,
- Ikut mendukung gerakan paperless sehingga lebih ramah lingkungan,
- Pencatatan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun selama pengguna membawa device yang telah terinstall aplikasi CashBook,
- Adanya fitur inventory card yang akan mencatat informasi transaksi suatu barang tertentu, sehingga dapat diorganisir dengan lebih baik,
- Adanya fitur cetak buku kas ke dalam format Excel (.xlsx) sesuai rentang tanggal yang diberikan,
- Perhitungan laba / rugi yang telah dihitung secara otomatis oleh sistem,
- Pencatatan data transaksi yang lebih terstruktur, terorganisir, dan tersimpan dengan baik, dan masih banyak lagi.
Peralihan pembukuan kas konvensional menuju pembukuan digital sudah semestinya segera diimplementasikan, terutama di Desa Tlogosari. Dengan adanya Aplikasi Pencatatan Keuangan Desa Berbasis Web untuk BUMDes Tlogosari, diharapkan dapat mempermudah BUMDes dalam mencatat transakasi pemasukan dan pengeluaran kas BUMDes serta membuat laporan keuangan yang lebih terstruktur dengan lebih baik.
