18 Menit untuk Mengelola Hari

Kita memulai setiap hari dengan niat baik. Berangkat ke kantor di pagi hari dengan perasaan bimbang tentang apa yang ingin saya capai dihari tersebut. Lalu duduk, menyalakan komputer, dan memeriksa e-mail. 

Dua jam kemudian, setelah menyelesaikan beberapa tugas penting, mencoba memecahkan masalah pekerjaan, dan berurusan dengan apa pun yang dikirimkan ke kita. Wajar kalau kita hampir tidak dapat mengingat apa yang kita lakukan setiap harinya.

Sebagian besar dari kita mengetahui bahwa kita tidak akan menyelesaikan semuanya. Jadi bagaimana kita menghabiskan waktu adalah kunci keputusan strategis. Itu sebabnya ide yang baik untuk membuat daftar tugas dan daftar yang harus dilakukan setiap harinya. Tetapi tantangan bagi daftar itu adalah eksekusi. Bagaimana kita bisa tetap berpegang pada rencana ketika begitu banyak pekerjaan lain yang mengancam untuk menggagalkannya? Bagaimana kita bisa fokus hanya pada beberapa tugas penting ketika begitu banyak orang lain yang membutuhkan perhatian kita?

Kita Butuh Trik

Jack LaLanne, guru kebugaran, tahu semua tentang trik untuk mengatasinya. Dia punya satu trik yang merupakan kekuatan rahasia yang sebenarnya, yaitu ritual harian. Pada usia 94 tahun, ia masih menghabiskan dua jam pertama di hari latihannya. Sembilan puluh menit angkat beban dan 30 menit berenang atau berjalan. Setiap pagi. Dia melakukannya untuk mencapai tujuannya. 

Pada ulang tahun ke-95 dia berencana untuk berenang dari pantai California ke Pulau Santa Catalina --- jarak 20 mil. Jadi dia melakukan aktifitas ritual secara konsisten dan sengaja. Dia melakukan hal yang sama hari demi hari. Dia tetap peduli dengan kesibukannya dan dia selalu menjadwalkannya.

Kuncinya adalah menjadikan kegiatan mengelola waktu sebagai ritual harian kita. Bukan hanya membuat daftar atau perasaan yang tidak jelas tentang prioritas. Ritual ini perlu menjadi proses yang berkelanjutan yang kita ikut dan jalani, sehingga akan membuat kita tetap fokus pada prioritas kita sepanjang hari.

Kita dapat melakukannya tiga langkah berikut yang memakan waktu kurang dari 18 menit selama delapan jam kerja :

1. (5 menit) Tetapkan rencana kerja setiap harinya.

Sebelum menyalakan komputer Anda, duduklah dengan selembar kertas atau agenda kosong dan putuskan apa yang akan membuat hari ini sangat sukses. Apa yang ingin kita capai secara realistis yang sesuai dengan tujuan dan memungkinkan kita mengakhiri hari ini dengan perasaan produktif? Tuliskan semuanya. Lalu yang paling penting, ambil kalender dan jadwalkan hal-hal itu ke dalam slot waktu, jadwalkan kegiatan yang paling sulit dan paling penting di awal hari --- sebelum memeriksa email Anda. Jika seluruh daftar yang kita tulis tidak cocok dengan kalender, prioritaskan kembali daftar kita. Ada kekuatan yang sangat besar dalam memutuskan kapan kita akan melakukan sesuatu.

1. (1 menit setiap jam): Selalu Fokus 

Atur jam, alarm, atau komputer untuk berdering setiap jam. Ketika berdering, tarik napas dalam-dalam, lihat daftar kita, dan tanyakan pada diri kita, apakah saya melakukan apa yang paling perlu saya lakukan sekarang? Kemudian lihat kalender dan dengan sengaja kumpulkan kembali bagaimana kita akan menggunakan jam berikutnya. Kelola jam harian kita setiap jamnya. Jangan biar setiap jam berlalu atau diinterupsi oleh hal yang tak terhindarkan --- mengelola Anda.

1. (5 menit di penghujung hari): Tinjau ulang. 

Matikan computer dan tinjau ulang aktifitas hari ini. Apa yang berhasil? Di mana kita fokus? Di mana kita mendapatkan gangguan? Apa yang kita bisa pelajari yang akan membantu menjadikan kita lebih produktif besok?