Tujuan utama dari pengadaan barang/jasa adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa (user). Agar hal tersebut dapat terpenuhi, maka pengelola pengadaan harus dapat menentukan apa saja yang menjadi persyaratan dari penyedia atau barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan menuangkannya dalam dokumen spesifikasi.
Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus diuraikan secara jelas sehingga dapat diidentifikasi dengan jelas apakah barang/jasa  telah memenuhi kebutuhan mereka, namun sebaiknya spesifikasi tidak terlalu mendetil sehingga dapat mendorong penyedia menggunakan keahliannya untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.
Spesifikasi yang yang baik disusun harus sesuai dengan tujuan pengadaan yaitu mendapatkan barang/jasa dengan tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu dan tepat lokasi.
Penyusunan Spesifikasi dimulai dari identifikasi kebutuhan, kemudian identifikasi persyaratan, dan terakhir adalah deskripsi elemen kunci spesifikasi. Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya dirinci menjadi daftar persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi agar barang/jasa yang akan diadakan sesuai dengan kebutuhan.
Secara Umum persyaratan dapat disusun dengan memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Fungsi dan kinerja barang/jasa yang dibutuhkan;
- Kuantitas barang/jasa yang dibutuhkan;
- Batasan ukuran dan desain sesuai kebutuhan;
- Batasan waktu mengenai kapan dibutuhkannya barang/jasa tersebut;
- Standar internal atau eksternal; standar nasional, regional atau internasional yang relevan;
- Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai;
- Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa;
- Kondisi kesehatan dan keselamatan.
Adapun hal-hal yang harus dihindari dalam menetapkan persyaratan dalam penyusunan spesifikasi adalah:
- Spesifikasi yang disusun tidak standar;
- Tidak menggunakan barang/jasa yang lebih baik atau tidak sesuai dengan kondisi terkini;
- Berorientasi pada keinginan bukan kebutuhan pengguna;
- Tidak berkontribusi terhadap fungsi;
- Mengabaikan produksi dan kinerja desain yang ekonomis;
- Bertentangan dengan standar internal atau eksternal; standar nasional, regional atau internasional;
- Mengabaikan kondisi kesehatan dan keselamatan.
