Manajemen Risiko Kegiatan Organisasi di Masa Pandemi Covid-19

Pada tanggal 2 Maret 2020, Presiden Republik Indonesia megumumkan bahwa terdapat dua warga negara Indonesia yang positif terjangkit virus Covid-19. Hal tersebut serentak membuat seluruh jajaran pendidikan melakukan pemberhentian sementara akitvitas pembelajaran selama 2 pekan. Namun pada kenyataannya, kasus covid-19 di Indonesia tetap melambung tinggi hingga data yang tercatat dalam laman who.co.id terdapat 1,8 juta kasus baru (6 juni 2021) serta 51.449 kematian. 

Pandemi covid-19 mengakibatkan seluruh penjuru dunia mengalami segala penurunan di berbagai macam sektor mulai dari pendidikan, keuangan, aktivitas industri, dan lain sebagainya. Dampak yang ditimbulkan adanya pandemi covid-19 ini sangatlah merugikan seluruh dunia, namun di sisi lain berbagai macam upaya pengendalian telah dilakukan oleh pemerintah untuk menurunkan angka kasus covid-19. Berbagai macam upaya yang dilakukan juga telah berhasil membawa dampak positif bagi warga masyarakat.

Selama adanya pandemi covid-19, aktivitas kampus dilakukan menggunakan pembelajaran jarak jauh (PJJ) atau biasa disebut dengan daring (dalam jaringan). Tentunya, untuk melakukan kebiasaan baru tersebut memicu beberapa kendala yang dihadapi baik dari segi dosen, staff kantor, bahkan mahasiswanya. Selain aktivitas pembelajaran, kegiatan organisasi yang dijalankan oleh mahasiswa juga mengalami kendala yang dirasa cukup menghambat beberapa program kerja yang telah direncanakan sebelumnya. 

Berdasarkan pengamatan penulis yang merupakan salah satu anggota dari organisasi kampus, merasakan perbedaan yang signifikan antara kegiatan organisasi yang berlangsung selama offline dan online. Beberapa risiko – risiko yang muncul akibat adanya pandemi covid-19 memiliki dampak yang positif dan negatif serta ada beberapa yang memiliki pengendalian atau penanganannya atau disebut dengan alternatif pilihan. 

Tentunya, untuk menjalankan organisasi saat pandemi harus mengutamakan komunikasi karena koordinasi antar anggota organisasi yang dilakukan secara jarak jauh dan tidak bertatap muka juga berpotensi mengakibatkan adanya miss communication, sehingga akan menghambat program kerja yang sedang berjalan. Tak hanya risiko komunikasi dalam organisasi, berikut di bawah ini terkait beberapa analasis risiko yang mungkin dan telah terjadi di dalam organisasi kampus saat pandemi covid-19 :

• Potensi Risiko

• Penyebab Risiko

• Dampak Risiko

• Penanggulangan Risiko

• Tertundanya kegiatan program kerja hingga tahun berikutnya

• Kondisi yang belum memungkinkan untuk dilaksanakannya program kerja secara luring

• Tidak terlaksananya program kerja yang telah direncanakan
• Menurunkan nilai performa organisasi saat melakukan pelaporan pertanggungjawban di akhir periode kepengurusan

• Mengganti konsep kegiatan offline menjadi online, agar tdapat etap berjalan

• Kurangnya sumber dana untuk melakukan program kerja organisasi

• Terlambatnya anggota dalam pembayaran kas wajib
• Sulitnya mencari sumber dana sponsor perusahaan

• Kegiatan tidak dapat berjalan secara maksimal

• Mengubah konsep kegiatan offline menjadi online, karena dapat mengurangi anggaran yang dikeluarkan

• Terjadinya miss komunikasi antar anggota organisasi dalam menjalankan kegiatan program kerja

• Kurangnya agenda rapat dan koordinasi antar anggota dan pimpinan
• Sulitnya proses pengawasan/ pengontrolan yang dilakukan oleh para koordinator divisi

• Menimbulkan kesalahan baik secara teknis ataupun non-teknis saat kegiatan berlangsung

• Melakukan agenda rapat secara rutin baik antar anggota maupun koordinator dan pimpinan

• Menghilangnya anggota dan tidak dapat dihubungi

• Hilangnya rasa tanggung jawab dari individu sendiri

• Proses kegiatan organisasi terhambat

• Memberikan sanksi tegas terhadap anggota yang menghilang dan melepas tanggung jawab secara tiba – tiba

• Beberapa anggota tidak memahami kondisi internal organisasi

• Kurangnya kesadaran pada individu terhadap organisasi yang diikutinya
• Kurangnya kedekatan antar anggota satu dan anggota lain, serta dengan para koordinator divisi/departemennya

• Mengganggu proses program kerja yang berjalan

• Diadakannya rapat secara intensif untuk membahas agenda yang diajukan
• Mendiskusikan bagaimana konsep acara agar berjalan sesuai dengan perencanaan awal organisasi

• Potensi Risiko

• Penyebab Risiko

• Dampak Risiko

• Penanggulangan Risiko

• Pengajuan kegiatan organisasi yang cukup rumit

• Terlalu mendadak dalam mengajukan kegiatan ke kampus
• Kondisi internal kemahasiswaan yang kurang baik
• Banyak perbaikan proposal yang telah diajukan

• Menghambat kegiatan organisasi yang akan dijalankan

• Mengajukan proposal kegiatan 3 bulan sebelumnya
• 
  

• Perubahan konsep kegiatan secara mendadak

• Kurangnya softskill konseptor kegiatan
• Kondisi lingkungan yang tidak memungkinkan

• Melambantnya proses kegiatan dijalankan

• Badan Pengawas Harian (BPH) harus turut aktif dalam proses perancangan sebuah konsep acara
• Selalu mengkoordinasikan konsep dengan para dosen pendamping kegiatan

• Kegiatan yang diselenggarakan tidak memiliki banyak peminat

• Kegiatan daring yang membosankan

• Acara tidak mencapai target pesertanya
• Dikatakan tidak suskes dalam penyelenggaraan kegiatan

• Mengundang surat delegasi kepada tiap departemen di kampus
• Melakukan publikasi kegiatan jauh – jauh hari sebelum hari H
• Melakukan konsep acara yang menarik dan tidak membosankan

1. Tertundanya kegiatan program kerja hingga tahun berikutnya
   Banyak kegiatan program kerja yang telah disusun oleh para organisator, misalnya saja organisasi kampus seperti BEM, HIMA, dan UKM. Mereka telah merencanakan konsep kegiatan yang berlangsung secara offline, namun saat pandemi melanda kegiatan tersebut tertunda di tahun kepengurusan berikutnya karena demi kesehatan dan keselamatan seluruh orang yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Dampak dari risiko tersebut adalah program kerja yang telah direncanakan tidak terlaksana di tahun kepengurusan organisasi tersebut sehingga dapat menurunkan nilai performa organisasi saat melakukan pelaporan pertanggung jawaban di akhir periode kepengurusan. Seperti lansiran clapeyronmedia.com (2020) yang ditulis oleh Alkansa Jesiro Syam, bahwa acara yang disusun oleh organisasinya terpaksa harus diundur di tahun depan. Namun demikian, solusi yang bisa diterapkan untuk menghadapi risiko tersebut yakni dengan mengganti konsep acara dari offline menjadi online. Dengan begitu, maka agenda kegiatan yang direncanakan oleh organisasi tersebut akan tetap berjalan namun dengan konsep yang berbeda. Untuk ke depannya dalam rangka mengantisipasi agar tidak terjadi kemunduran kegiatan akibat pandemi, maka harus dibuat dua alternatif konsep acara agar ketika pandemi covid-19 berakhir, para pengurus tetap siap menjalankan programnya tanpa mengalami hambatan, Begitupula untuk yang alternatif kegiatan online, jika pandemi covid-19 belum berakhir ataupun kondisi di luar masih belum memungkinkan untuk dilakukan secara offline, maka konsep alternatif kegiatan online bisa langsung berjalan tanpa adanya hambatan dan tetap berjalan sesuai dengan perencanaan di awal.

2. Kurangnya sumber dana untuk melakukan program kerja organisasi
   Berdasarkan pengalaman penulis sebagai anggota dari salah satu organisasi kampus, turut merasakan sulitnya mencari sumber dana untuk melakukan program kerja organsasi. Untuk melakukan kegiatan selama pandemi, jika ingin menggunakan konsep secara offline tentunya membutuhkan dana yang cukup banyak serta memperhatikan protokol kesehatan yang ketat juga. Dari segi sumber dana yang ada, pemasukan kas organisasi sangat menurun karena para anggota yang sering terlambat dalam membayarkan kewajiban kas organisasi. Selain itu, pencarian sumber dana melalui sponsor perusahaan sangat sulit dilakukan sebab jika saat pandemi covid-19, sangat jarang perusahaan yang mau turut berpartisipasi menjadi partner sponsor saat pandemi. Hal tersebut juga tentunya dari faktor internal perusahaan tersebut juga mengalami kendala dalam finansial perusahaannya yang menurun saat pandemi covid-19. Untuk mengatasi kekurangan sumber dana dalam kegiatan organisasi, maka kegiatan bisa dikonsep secara online dengan menggunakan biaya secukupnya saja seperti persewaan akun meeting online, serta pembayaran fee untuk pemateri ataupun pembicara. Tentunya jika kegiatan dilakukan secara online, maka penyelenggara kegiatan dari organisasi tidak perlu mengeluarkan biaya operasional yang cukup banyak seperti konsumsi, transportasi, perizinan, dan lain sebagainya. Seperti yang ditulis dalam kajian oleh UKM Penalaran UNAIR (2020), dikatakan bahwa keuangan BEM KM UGM saat pandemi terbilang cukup aman dan hemat, karena beberapa kegiatan program kerja yang dilakukan berlangsung secara daring/online. Hal tersebut tentunya menjadi solusi bagi organisasi agar tetap menjalankan program kerjanya dengan sumber dana yang terbatas. Antisipasi untuk ke depannya, sama dengan kasus tertundanya kegiatan program kerja yakni dengan membuat dua alternatif pilihan yang diselenggarakan secara online atau offline dengan memperhatikan kondisi keuangan organisasi di tahun berikutnya.

3. Terjadinya miss komunikasi antar anggota organisasi dalam menjalankan kegiatan program kerja
   Seperti yang telah dipaparkan sedikit di atas tentang komunikasi dalam organisasi selama pandemi covid-19 yang dapat menyebabkan kesalahpahaman antar anggota organisasi. Dampak yang terjadi akibat miss komunikasi tersebut ialah terjadinya kesalahan baik secara teknis maupun non-teknis saat kegiatan berlangsung. Berdasarkan pengalaman penulis saat terlibat dalam kegiatan organisasi di masa pandemi, penulis pernah mengalami kesalahpahaman ketika sedang berkoordinasi dengan anggota lain. Lalu penyebab dari kesalahpahaman tersebut adalah kurangnya agenda rapat dan koordinasi internal divisi, dimana ketika melakukan koordinasi jarak jauh para penanggung jawab divisi sulit untuk mengontrol para anggotanya yang sedang menjalankan tugas.

4. Menghilangnya anggota dan tidak dapat dihubungi
   Menghilangnya anggota dan tidak dapat dihubungi tentu mengakibatkan terhambatnya program kerja organisasi. Terlebih lagi jika yang menghilang adalah penanggung jawab atau ketua dari kegiatan tersebut. Berdasarkan pengamatan penulis, anggota organisasi yang menghilang dan tidak dapat dihubungi disebabkan karena tidak adanya rasa tanggung jawab dari individu serta ketua yang tidak bisa mengontrol oknum – oknum yang menghilang tanpa alasan. Selanjutnya, solusi atau tindakan yang dilakukan yakni dengan memberikan sanksi tegas kepada pelaku serta mencari penggantinya sebagai penanggung jawab acara tersebut. Dari kasus tersebut, jika yang menghilang adalah ketua acara, maka wakil ketua akan otomatis menjadi ketua acara dengan persetujuan pimpinan organisasi.

5. Beberapa anggota tidak memahami kondisi internal organisasi
   Tidak memahami kondisi internal organisasi sendiri dapat menyebabkan terhambatnya program kerja yang dilakukan. Berdasarkan pengalaman penulis, salah satu anggota tidak memahami bagaimana kondisi internal organisasi khususnya pada sistem keuangan. Segala konsep acara telah disusun sedemikian rupa dan juga dengan anggaran biaya yang banyak sehingga sistem keuangan organisasipun tidak dapat menutupi adanya kekurangan sumber dana yang. Lalu untuk mengatasi anggota yang tidak memahami kondisi internal organisasi seperti di atas, di adakannya rapat secara intensif untuk membahas agenda yang diajukan serta mendiskusikan bagaimana konsep acara yang bisa berjalan dengan meminimalkan anggaran biaya yang dikeluarkan.

6. Pengajuan kegiatan organisasi yang cukup rumit
   Hingga saat ini, selama pandemi covid-19 menimbulkan risiko rumitnya pengajuan kegiatan organisasi kepada pihak kemahasiswaan di kampus. Berdasarkan pengalaman penulis saat melakukan proses pengajuan kegiatan, banyak hal yang harus diperbaiki pada proposal yang diajukan, pengurangan anggaran biaya yang harus diminimalkan, proses penurunan sumber dana kampus yang lama. Tentunya dari organisasi sendiri, untuk menanggulangi permasalahan tersebut adalah dengan mengajukan kegiatan 3 bulan sebelumnya, agar sumber dana dan perbaikan proposal yang dilakukan tidak menghambat kegiatan organisasi yang akan dijalankan.

7. Perubahan konsep kegiatan secara mendadak
   Seringkali penulis mengamati kegiatan organisasi yang melakukan perubahan konsep secara mendadak, tentunya hal tersebut disebabkan oleh kemampuan anggota dalam mengkonsep sebuah acara tanpa memperhatikan kondisi lingkungan yang ada. Hal tersebut tentunya akan menimbulkan dampak melambatnya proses kegiatan yang berjalan. Untuk menanggulangi hal tersebut, Badan Pengawas Harian (BPH) harus turut aktif dalam proses perancangan sebuah konsep acara dengan selalu mengkoordinasikannya dengan dosen pendamping acara.