Sales Kontrak ditandatangani "Peta Harta Karun" untuk Ekspor Impor Anda-Serial Manajemen Ekspor Impor
Dalam tulisan saya sebelumnya mengenai Sales Contract. Saya ucapkan selamat buat Anda yang telah menanda tangani  Sales kontrak atas order anda dari Buyer dan Deal anda dengan pihak Buyer sudah terikat. Tapi, jangan bersantai dulu. Ini belum sampai ke garis finish, melainkan garis start dari petualangan Anda yang sebenarnya.
Bayangkan sales kontrak Anda sebagai sebuah peta harta karun. Tandatangan Anda adalah tanda 'X' yang menandakan titik awal. Sekarang, waktunya bagi Anda berlayar untuk mendapatkan harta karun (yaitu, Untuk tujuan akhir pembayaran lunas).
Jadi Apa saja yang harus Anda persiapkan setelah selesai penanda tangan Sales Contract. Berikut beberapa langkah demi langkah yang akan Anda lalui, yaitu :
Fase 1: Persiapan Internal - "Mempersiapkan Kapal dan Awak"
Ibafatnya, sebelum Anda berlayar, pastikan kapal Anda siap. Fase ini adalah tanggung jawab utama Anda sebagai eksportir.
- Siapkan Barang sesuai Spesifikasi:
- Ini adalah prioritas utama! Memastikan Kembali barang yang diproduksi/dikemas 100% sesuai dengan detail yang tercantum di kontrak. Salah spesifikasi? Importir berhak menolak barang dan Anda bisa gagal bayar.
- Perhatikan packing dan labelling. Kemasan harus kuat untuk perjalanan laut/udara yang panjang. Label harus jelas dan sesuai permintaan importir.
- Urus Dokumen Internal:
- Pastikan Anda punya dokumen legal perusahaan yang masih berlaku (NIB, API dan lain lain).
- Jika barang butuh izin khusus (seperti dari Kementerian Kesehatan/BPOM untuk produk makanan atau kosmetik), segera proses sekarang juga. Terkadang proses ini sering memakan waktu.
- Konfirmasi Keuangan:
- Jika pembayaran menggunakan L/C, segera pihak Bank yang akan Anda jadikan sebagai Bank Koresponden sekaligus sebagai penerima L/C (Advising Bank) dari koresponsen Bank Buyer di Luar Negeri..
- Jika menggunakan T/T, pastikan DP/uang muka dari importir sudah masuk ke rekening Anda sebelum Anda memproses pesanan lebih lanjut. Jangan pernah mengirim barang sebelum DP diterima.
Fase 2: Koordinasi Logistik - "Mencari Nakhoda dan Kapal"
Setela fase 1 beres. Sekarang waktunya mencari partner untuk mengantarkan barang.
- Pilih dan Booking pengirimannya anda melalui Freight Forwarder terbaik yang sudah anda pilih:
- Segera hubungi forwarder pilihan Anda. Berikan mereka detail kontrak, terutama Incoterms (FOB, CIF, dll) dan jadwal pengiriman.
- Booking kapal atau pesawat melalui freight forwarder (shipping instruction). Hal Ini penting karena space sering penuh, terutama di musim tinggi. Booking lebih awal dapat menghindari keterlambatan dan biaya tambahan.
- Urus Asuransi:
- Sesuai Incoterms, siapa yang wajib berasuransi? Jika Anda (eksportir) yang bertanggung jawab (misal, pakai CIF/CIP), segera urus polis asuransi untuk mengcover risiko selama perjalanan.
- Jadwal Pengambilan Barang (Pickup):
- Koordinasi dengan forwarder untuk jadwal pengambilan barang dari gudang Anda atau tentukan waktu pengantaran barang ke gudang forwarder.
Fase 3: Pemenuhan Dokumen & Customs Clearance - "Memburu 'Paspor' Barang"
Ini adalah fase paling krusial. Dokumen adalah ibarat sebagai sebuah nyawa dari ekspor impor.
- Siapkan Dokumen Shipping:
- Commercial Invoice dan Packing List harus dibuat dengan detail dan isinya harus dengan kontrak agar tidak menjadi masalah pada saat negosiasi dengan pihak Bank.
- Setelah barang dikirim, Pihak Freigh Forwarder akan  membuat Draft Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB) untuk diperiksa ulang oleh Anda sebelum dicetak. Perhatikan dan periksa dengan detail Draft Bill of Lading yang mereka kirim, pastikan semua detailnya benar sebelum dicetak final.
- Urus Dokumen Khusus:
- Segera proses dokumen yang butuh waktu, seperti Survey Report (jika ada) atau Certificate of Origin (COO) di Kadin.
- Export Customs Clearance (Bea Cukai):
- Bersama dengan forwarder atau customs broker Anda, lengkapi dan laporkan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) secara online melalui sistem Bea Cukai. Pastikan semua data, terutama Kode HS, sudah benar.
Fase 4: Pengiriman & Penagihan - "Berlayar dan Mencairkan Harta Karun"
