Infografis ini disusun sebagai bagian dari upaya mendukung proses pembelajaran di lingkungan pendidikan menengah kejuruan, khususnya bagi peserta didik SMK Widya Praja pada program keahlian Manajemen Perkantoran. Materi ini difokuskan pada salah satu kompetensi dasar penting dalam dunia administrasi perkantoran, yaitu prosedur penyimpanan arsip dengan metode sistem abjad.
Sistem pengarsipan abjad adalah metode yang lazim digunakan dalam pengelolaan dokumen administratif karena kesederhanaannya dalam penerapan serta kemudahannya dalam proses pencarian arsip. Dokumen disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pengirim, tanpa memerlukan indeks tambahan yang kompleks. Hal ini membuat sistem abjad menjadi pilihan utama dalam pengarsipan manual di banyak institusi pendidikan maupun kantor.
Infografis ini memuat beberapa poin penting sebagai berikut:
1. Istilah Dasar dalam Pengarsipan
Menjelaskan definisi istilah-istilah penting seperti kode, indeks, unit, dan kode arsip, yang menjadi landasan dalam proses penyimpanan dokumen secara sistematis.
2. Aturan Pengindeksan Nama
Menjabarkan cara-cara mengindeks nama perorangan, baik nama tunggal, nama ganda, nama keluarga, hingga penulisan nama dengan gelar dan singkatan yang diketahui atau tidak diketahui. Penjelasan ini bertujuan agar siswa memahami bahwa pengindeksan tidak sekadar menyalin nama, tetapi memerlukan kaidah tertentu agar konsisten dan akurat.
3. Pengindeksan Nama Perusahaan/Instansi
Menunjukkan cara menyusun nama perusahaan atau instansi dengan menekankan pada unsur utama nama, menghindari penggunaan badan hukum sebagai indeks, serta aturan penyingkatan atau simbol khusus untuk nama-nama tertentu.
4. Membuat Daftar Klasifikasi
Memberikan panduan dalam menyusun daftar klasifikasi arsip berdasarkan abjad, dimulai dari huruf A hingga Z, yang akan menjadi dasar dalam proses penyimpanan fisik dokumen.
5. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip
Menguraikan langkah-langkah sistematis mulai dari pengelompokan warkat, pemberian kode dan indeks, pencatatan, penyimpanan kartu indeks, hingga prosedur peminjaman dan pengembalian arsip.
6. Flowchart / Alur Prosedur Arsip
Disajikan secara visual agar peserta didik dapat melihat gambaran alur kerja dari proses pengarsipan: dimulai dari klasifikasi, penentuan indeks dan kode, proses penyimpanan, penemuan atau peminjaman arsip, hingga penggunaan kartu indeks sebagai alat bantu pencarian.
