[caption caption="Sumber: www.acadtech.gwu.edu"][/caption]Â Â Â Â Â Â Di zaman modern ini banyak orang membuka usaha dari bermacam macam bidang usaha. Dengan kemajuan teknologi sudah seharusnya proses pencatatan keuangan dan penjualan dilakukan oleh teknologi modern. Hal ini bukan semata-mata karena ingin mengikuti trend zaman, melainkan untuk efektivitas dan efisiensi bisnis itu sendiri. Dengan proses penjualan yang efektif dan efisien, akan mengakibatkan meningkanya laba dari suatu perusahaan. Tidak hanya sekedar laba dari segi finansial, namun juga akan memberikan keuntung dari segi waktu, tenaga, pikiran, dan tanggung jawab. Ketiga faktor keuntungan tadi akan kembali menghasilkan lagi keuntungan secara finansial.
***
Berikut adalah perbandingan antara pencatatan penjualan yang diterapkan manual dengan pencatatan secara otomatis.
- Jika diterapkan secara manual akan memerlukan buku atau kertas catatan untuk pencatatan transaksi, sedangkan jika secara otomatis pencatatan hanya menggunakan software penjualan.
- Jika diterapkan secara manual setiap ada penjualan pencatatan dilakukan secara manual, sedangkan jika secara otomatis, penginputan data menggunakan form khsusus. (terkomputerisasi).
- Jika diterapkan secara manual perhitungan dilakukan manual/ menggunakan kalkulator, sedangkan jika secara otomatis, sistem perhitungan dilakukan secara otomatis.
- Jika diterapkan secara manual rentan akan terjadinya kesalahan perhitungan, sedangkan jika secara otomatis, kesalahan hitung sangat sedikit terjadi bahkan dapat tidak terjadi.
- Jika diterapkan secara manual akan memperlambat pelayanan penjualan kepada pelanggan, sedangkan jika secara otomatis, akan menghemat waktu proses pelayanan penjualan.
- Jika diterapkan secara manual perlu pemeriksaan berkali-kali hingga menghasilkan laporan keuangan atau ketelitian yang lebih, sedangkan jika secara otomatis, laporan keuangan dapat selesai dengan cepat karena ketelitian cukup pada saat melakukan input.
- Jika diterapkan secara manual kerahasiaan data keuangan kurang terjamin/aman, sedangkan jika secara otomatis, semua kerahasiaan data keuangan tersimpan dengan aman dalam database karena menggunakan password.
- Jika diterapkan secara manual akan menghambat untuk menetapkan keputusan bisnis, karena waktu yang cukup lama dalam menghasilkan laporan keungan, sedangkan jika secara otomatis, akan mempercepat dalam menetapkan keputusan bisnis, karena laporan keuangan dapat selesai dengan cepat.
        Proses penjualan yang efektif dan efisien dapat tercapai jika penjualan dilakukan oleh software/aplikasi, karena:
- Memudahkan dalam mendata barang-barang yang akan di jual atau jumlah stock yang tersedia dengan akurat.
      Dengan menggunakan software, barang barang yang tersedia atau stock barang dapat dilihat dengan cepat dan akurat yang akan memudahkan manajemen untuk mengetahui apakah barnag yang dipesan oleh pelanggan tersedia.
- Transaksi penjualan dapat dilakukan dengan cepat.
           Dengan menggunakan software, transaksi dapat di proses cepat karena pencacatan dilakukan oleh software atau tidak dilakukan secara manual.
- Kemudahan dalam menentukan waktu pembelian.
      Dengan menggunakan software, barang barang yang tersedia atau stock barang dapat dilihat dengan cepat dan akurat, jika stock sudah menipis maka pihak manajemen akan segera melakukan pembelian.
- Dapat menyajikan laporan keuangan secara cepat dan akurat.
      Dengan menggunakan software, laporan keuangan dapat langsung disajikan secara real time (pada saat itu juga).
- Dapat menyimpan data dalam jumlah banyak dan penghematan beban ATK (Alat Tulis Kantor).
      Dengan menggunakan software, perusahaan tidak perlu menyediakan buku untuk pencatatatan, hal itu dapat mengurangi beban perusahaan, dan juga dengan menggunakan software dapat menyimpan data dalam disk dengan jumlah yang banyak.
- Apabila sudah terbiasa dengan software/aplikasi maka kinerja dari administrasi penjualan lebih cepat dibandingkan dengan manual.
      Jika pegawai administrasi penjualan sudah terbiasa menggunakan software penjualan maka kinerja akan proses penjualan akan meningkat karena tidak memerlukan waktu yang lama dibandingkan harus melakukan pencatatan secara manual.
***
