Ada Tugas Tambahan dari Bos? 3D Dulu!

Dalam dunia kerja, kadang kita tiba-tiba diserahi tugas tambahan oleh atasan. Tugas tambahan tersebut bisa saja terkait dengan jobdesk kita, bisa juga tidak sama sekali. Tidak semua orang bisa menerima begitu saja tugas yang berada di luar tugas rutin mereka.

Namun sebagian orang menerimanya dengan sigap. Memang, menerima tugas tambahan bisa jadi sebuah kesempatan untuk menunjukkan kemampuan kita menangani pekerjaan. Jika berhasil, kredit kita meningkat di mata bos atau pimpinan kita.

Namun ada baiknya sebelum menerima tugas tambahan tersebut kita mengukur kekuatan kerja kita terlebih dahulu. Menghitung seberapa sanggup kita mengejar penyelesaian tugas tambahan sembari menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan utama dapat membantu kita sebagai person maupun sebagai bagian dari tim kerja.

Ada kiat sederhana bertajuk “Manajemen  3D” untuk membantu kita berpikir pada saat diserahi tugas tambahan. Kiat ini saya kutip dari tulisan Rhenald Kasali dalam bukunya Self Driving.  3D adalah kepanjangan dari Do It, Delegate It or Dump It!. Kita cek satu per satu.

Do It

Jika anda merasa mampu menangani pekerjaan tambahan tersebut secara mandiri, mengapa tidak? Ambil kesempatannya dan segera kerjakan agar tidak ada pekerjaan yang terbengkalai. Jangan lupa perhatikan irama kerja dan deadline-deadline dari pekerjaan rutin anda agar kualitas menyelesaikan kerja tambahan sama dengan mengerjakan pekerjaan utama.

Delegate It

Nah, jika anda merasa tidak bisa mengerjakan tugas tambahan itu sendiri, namun bisa diselesaikan bersama tim, bagilah volume kerja tersebut kepada tim atau rekan kerja anda. Tentu saja pastikan juga pekerjaan utama mereka tidak akan terganggu dengan kehadiran tugas tambahan tersebut. Oleh karena itu, “D” yang kedua ini sesuai jika anda memiliki wewenang lebih, misalnya pimpinana tim atau pimpinan divisi yang juga diberi otoritas untuk berbagi pekerjaan tertentu.

Dump It

Jika anda tidak bisa melakukan kedua keputusan di atas dan tidak punya cukup waktu untuk itu, jangan ragu untuk membuat argumen penolakan kepada bos. Sampaikan secara santun bagaimana saat ini volume pekerjaan kita. Sampaikan kemungkinan-kemungkinan besar yang akan terjadi jika anda harus menerima pekerjaan tersebut. Pertama pekerjaan utama kita dan segala deadline-nya bisa jadi akan terbengkalai, kedua pekerjaan tambahan tersebut tidak akan selesai tepat waktu. Bila perlu sampaikan argumen didukung sedikit data untuk meyakinkan bos anda. Kalau toh anda harus menerima tugas tersebut, bos telah siap dengan konsekuensinya.

Menerima beban kerja yang lebih besar memang adalah kesempatan untuk mengembangkan kapasitas kita serta sarana “unjuk gigi” di depan pimpinan. Namun jika waktu dan kemampuan kita tidak diperhitungkan dengan bijaksana, tugas tambahan tersebut bisa berbalik jadi bumerang yang merugikan kita. Bukannya berhasil, kita malah tertekan untuk menyelesaikan beban tersebut sampai pada akhirnya tugas utama dan tugas tambahan terbengkalai keduanya. Ini akan membawa masalah bagi kinerja kita secara personal maupun sebagai bagian dari tim kerja yang lebih besar.