E-mail adalah komunikasi satu arah melalui tulisan yang diterima oleh rekan kerja atau pihak terkait yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan. Seperti contoh penawaran barang, informasi kegiatan, permintaan dukungan, permintaan barang, koordinasi pekerjaan dan lainnya.
Tujuan isi dalam e-mail agar terlihat profesional dan menjunjung tinggi asas kemanfaatan kedua belah pihak dan mampu menyampaikan komunikasi yang mudah dipahami.
Komunikasi melalui e-mail hal yang sepeleh namun jika tidak baik dalam menyampaikannya akan berdampak negatif yang dirinya tidak menyadari itu, sering saya alami sendiri yang saya baca "kok begini amat ya, kiriman e-mailnya". Padahal pengirim e-mail adalah sang manager artinya tentu mempunyai tata bahasa dan sopan santun yang lebih tinggi dibandingkan level lainnya.
Sangat disayangkan juga, karena e-mail yang dikirim merupakan "cermin dari diri anda dan utusan jiwa raga anda" jadi harus sempurna baik dari judul, lampiran e-mail, pendahuluan, isi e-mail dan penutupan, dan teknis lainnya. Ingat !!! kebiasaan yang menuruf anda benar dalam mengirim e-mail harus di rubah sendiri "karena rekan kerja yang lain" akan menilai rendah diri anda hanya karena "tata bahasa dalam e-mail tidak profesional".
Hal yang sering saya baca, walaupun benar "namun dalam penilaian dan pengamatan" tidak layak dan tidak pantas meskipun terkadang posisi atau jabatan sudah tinggi baik level manager sampai dengan level BOD (Board of Driector). Contoh e-mail yang menurut dirinya seolah-olah baik "noted pak, thanks ya, terima kasih supportnya, dan lain sebagainya".
Menurut saya, berdasarkan pengalaman, walaupun itu tidak dipermasalahkan oleh manajemen perusahaan, secara etika tidak menonjolkan dirinya yang sebenarnya. Selain itu juga "e-mail tidak di balas atau tidak di respon" ini seakan-akan seperti angin lalu, karena merasa tidak ada yang negur, sebetulnya hal yang sederhananya saja, ketika ada orang menyampaikan komunikasi "harus dijawab-kan, bukan justru dicuekin".
Logikannya, jika anda tidak menghargai orang lain "terutama dalam e-mail, pasti anda akan mendapatkan balasannya". Jadi dalam hubungan tugas dan pekerjaan yang koordinasi dan komunikasi melalui e-mail wajib di respon "meskipun terkadang menjawabnya melalui telpon pribadi" bisa juga supaya informasi diterima lebih detail dan dapat dikerjakan secapatnya.
Jangan sampai penilaian negatif menjadi "Bad attitude - hanya karena E-mail" apalagi pemikiran jangka panjang, bagaimana Sih A, Sih B jika diberikan tugas yang lebih besar atau tugas yang lebih berat" apakah mampu diselesaikan dengan baik atau penilaian orang lain jadi begini, pasti hasilnya tidak memuaskan "ini penilaian saya ya, kalau anda ada tanggapan sendiri, dipersilahkan??? Dugaan sementara ya, dari e-mail bisa melihat dari kepribadian karyawan baik dari pekerjaan dan jabatannya?
Fenomena-fenomena lain dalam mebalas E-Mail "jika ratusan bahkan lebih yang menerima e-mail" membalasanya tidak perlu raplay all atau di kirim semuanya" cukup To yang pengiriman e-mail pertama, kemudian CC kan kepada pimpinan atau atasan masing-masing. Pengetahuan seperti ini terkadang tidak dapat dalam dunia pelatihan, melainkan di lingkungan berdasarkan pengalaman karena mencontoh dan bertanya hal-hal yang positif.
Masih ada juga bahasa di E-mail seperti komunikasi dua arah, sangat tidak mencerminkan etika sebagai karyawan terutama level pengawas, manager sampai dengan level atas, seperti contoh "Terima kasih bro, nanti menyusul ya, recieved dan lain sebagainya". Boleh sih, sesingkat-singkatnya isi balasan e-mail, namun harus diperhatikan dalam kepantasan isi e-mailnya. Siapapun yang merasa, saya biasa saja "kalau mu dirubah dipersilahkan dan tidak dirubah juga tidak apa-apa" tergantung pribadi karyawan itu sendiri.
Terkait dengan etika pengiriman email kepada pimpinan atau rekan kerja lainnya, ada beberapa sumber yang dapat memberikan panduan dan aturan yang perlu diperhatikan "Menurut Glints, subjek email sebaiknya ditulis dalam enam hingga delapan kata dan mencerminkan isi pesan. Gunakan alamat email yang profesional. Pastikan juga untuk menggunakan bahasa yang sopan dan mengisi subjek email dengan jelas dan spesifik".
Sedangkan menurut "Mekari juga memberikan aturan etika dalam mengirim email yang profesional. Salah satunya adalah menyebutkan subjek email dengan jelas agar penerima dapat mengetahui isi email melalui subjek tersebut. "Studilmu.com menyarankan untuk mengisi subjek email yang jelas dan spesifik. Hal ini penting karena penerima e-mail mungkin memiliki banyak e-mail di kotak masuknya, sehingga subjek yang jelas akan memudahkan mereka dalam membedakan email yang penting".
