Seorang butuh menginvestasikan sumber daya berharga dari waktu untuk hal yang sangat penting. Scott (dalam Adebisi, 2013) memperjelas bahwa satu tantangan mendasar manajemen waktu yang efektif adalah memahami perbedaan antara “urgent” dan “important”, “mendesak” dan “penting”. “Mendesak” sendiri tidak membuat tugas itu penting. Hal “penting” itu terkait dengan prinsip pribadi. Dengan kejelasan misi dan tujuan pribadi, waktu dijadwalkan dengan tujuan definitif dalam hati.
Seorang juga perlu merumuskan apa yang dimaksud dengan manajemen waktu baginya dan bagaimana itu berkaitan dengan pengelolaan hidupnya. Dalam melakukan hal ini, ada 3 hal penting dari kehidupan yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan pengelolaan waktu dengan baik, yakni: pekerjaan, kehidupan keluarga (termasuk teman-teman) dan diri sendiri (Atkinson, 2009). Seorang perlu memikirkan dengan baik hal penting yang ingin dicapai dengan nyata: tentang tujuan yang ingin dicapai di tempat kerja, tentang tujuan yang ingin dicapai dengan keluarga, dan tentang tujuan yang berkaitan murni dengan diri sendiri.
Beberapa hal berikut penting dipertimbangkan dalam perancangan manajemen waktu. Pertama, memprioritaskan tugas-tugas penting dan didasarkan atas sumber daya yang tersedia. Kedua, mengembangkan perencanaan dan menggunaan waktu yang tersedia dengan cara seefisien mungkin. Ketiga, terus memantau penyimpangan-penyimpangan dan gangguan yang mengganggu jalannya pekerjaan sesuai jadwal. Keempat, mengembangkan efisiensi dan mengurangi tekanan atas jadwal yang telah dibuat termasuk tekanan kepada para individu yang terlibat dalam proyek.
Salah satu habit dari ketujuh habit yang dikembangkan oleh Covey (2004) sebagai kunci keberhasilan bagi manusia yang sangat efektif adalah tentang mendahulukan yang utama. Mendalami lebih lanjut apa yang disampaikan oleh Scott, dibeberkan sedikit pandangan Covey tentang perbedaan antara penting dan mendesak. Kedua hal itu (“penting” dan “mendesak”) membentuk 4 kuadran dengan ciri khas masing-masing. Kuadran I berkaitan dengan hal-hal penting dan juga mendesak; kuadran II berisi hal-hal penting tapi tidak mendesak; kuadran III berisi hal-hal tidak penting namun mendesak; dan kuadran IV berisi hal-hal tidak penting dan juga tidak mendesak (Covey, 2004). Ini sebuah konsep pengelolaan waktu manajemen generasi keempat, yang pada dasarnya fokus menggunakan waktu pada salah satu dari empat kondisi itu.
