Pengambilan keputusan dalam suatu organisasi menjadi salah satu penunjang dalam kemajuan organisasi tersebut. Pengambilan keputusan menurut George R. Terry adalah pemilihan alternatif perlaku dari dua atau lebih alternatif. Secara logis mengambil keputusan secara sistematis dapat mempertimbangkan beberapa faktor yaitu; mengumpulkan informasi, menimbang semua faktor dan menetapkan keputusan. Faktor mengumpulkan informasi merupakan salah satu faktor penting, di mana dalam mengumpulkan informasi tersebut diperlukan fakta dan data dalam mengambil keputusan yang matang. Oleh karena itu, menjaga arsip sangat dibutuhkan dan penting dalam suatu organisasi. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Setiap organisasi memiliki arsip yang berfungsi sebagai pusat ingatan. Jika pengelolaan arsip kurang baik, organisasi tersebut akan kehilangan reputasi dan tidak dapat mencapai tujuan. Arsip dapat mencegah salah komunikasi, mencegah duplikat tugas, dan meningkatkan efisiensi. Arsip sangat penting untuk menjalankan kegiatan, terutama dalam hal pengambilan keputusan suatu organisasi serta merumuskan kebijakan. Arsip memungkinkan pemahaman tentang berbagai informasi yang telah dikumpulkan, yang membantu menetapkan tujuan dengan memaksimalkan potensi yang ada. Karena itu, arsip harus memiliki sistem dan prosedur kerja yang baik untuk memberikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar. Pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk memastikan bahwa bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan tetap aman dan tersedia untuk kegiatan pemerintahan.
Arsip merupakan informasi masa lalu, oleh karena itu setiap organasi penting untuk melestarikan arsip tersebut serta melindunginya dari segala kerusakan atau kehancuran. Kerusakan dan kehancuran tersebut disebabkan baik oleh arsip itu sendiri maupun oleh serangan dari luar arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara pengawetan, pemeliharaan dan perlindungan arsip terhadap kerusakan, agar arsip tetap terjaga kelestariannya dalam waktu yang lama dan dipergunakan secara turun-temurun. Jika arsip tidak disimpan, informasi berharga bisa hilang. Karena arsip merupakan bahan tanggung jawab suatu organisasi, maka arsip harus dilindungi dan diamankan dari berbagai ancaman terhadap arsip seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan dan ancaman lainnya.
Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas YARSI
Dosen Pengampu Nita Ismayati, S.S., M.Hum.
Suryani 1502020051, Â Maudy Rahmayanti 1502020011
Referensi:
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
