Konsep dasar memahami apa itu DATABASE. Hari gini masih menggunakan file  oriented approach? Apa kata dunia???Kalimat sebelumnya ditujukan bagi anda yang belum mengenali apa itu Database.
File oriented atau file based itu apa ? Mungkin bagi anda yang belum mengetahui kehadiran database untuk apa? Ya, diawali dengan data processing systems pada tahun 1970-an yang meniadakan sistem input data secara manual dan pada awal tahun 1980-an berkembang dengan menggunakan file oriented approach, seperangkat sistem aplikasi yang mengolah data secara terpisah yang mendefinisikan dan mengatur setiap data secara terpisah.  Pengertian lain adalah kumpulan program aplikasi yang menyajikan service kepada end-users disetiap laporan (Thomas  M. Connolly). Misalnya digunakan dalam setiap divisi disebuah perusahaan. Divisi sales dalam perusahaan akan menginput data bagian sales seperti: nama customer, alamat, jenis barang dan nama barang. Seperti pada gambar dibawah ini. Data divisi sales hanya akan dikenali oleh bagian sales, divisi lain seperti keuangan tidak bisa mengenali data bagian sales yang sama-sama dalam satu perusahaan, demikian sebaliknya.
Keterbatasan dari file oriented system, yaitu:
·Timbulnya duplikasi data yang terpisah-pisah dan ketidak konsistenan data
·Data tidak dapat digunakan secara bersama-sama
·Kesukaran dalam mengakses data yang terpisah
·Tidak fleksibel
·Format data yang tidak kompatibel
·Fixed query/proliferation of application programs yaitu jika dibutuhkan data baru maka perlu adanya sebuah program baru.
Keterbatasan file oriented system memunculkan database  approach dalam mengolah data agar dapat disajikan bagi end-users yang dapat diakses dengan mudah (terintegrasi).
Database merupakan sekumpulan data yang terintregrasi secara logis dan disusun untuk memenuhi kebutuhan suatu organisasi. Database dapat di-organized bagi perusahaan atau organisasi yang membutuhkan kecepatan dalam mengolah informasi data menjadi sebuah informasi baru yang terstruktur dan dapat membantu seorang manajer untuk dapat mengambil keputusan dengan tepat.  Contoh database dalam sebuah perusahaan (lihatgambar). Database yang menggunakan suatu sistem berupa software seperti database management systems (DBMS).  Secara proses dapat terlihat melalui gambar dibawah ini:
Apa itu  DBMS? Database management system adalah sebuah software yang menjadi perantara antara users dengan database. DBMS menjadi penghubung yang dapat memberikan data yang tersedia bagi user yang dikomunikasikan dengan DDL (Data Definition Language) yaitu bahasa DBMS yang digunakan untuk mendefinisikan obyek-obyek didalam database dan DML (Data Manipulation Language) yaitu bahasa basis data yang berguna untuk melakukan modifikasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Modifikasi data terdiri dari: penambahan (insert), pembaruan (update), penghapusan (delete), seleksi data (selection) dan membuat tabel maya (view). DBMS dimanage oleh Database Administrator (DBA) yang bertugas untuk me-manage database seperti backup and recovery; database security; availability management; database performance tuning; integrity of the data; dan developer assistance.
Berdasarkan hal-hal tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa database merupakan sekumpulan data yang terintregrasi secara logis dan disusun untuk memenuhi kebutuhan suatu organisasi. Perubahan radikal dalam teknologi dan informasi mengharuskan perusahaan saat ini menggunakan sistem database dalam mengelolah data yang diperoleh untuk dijadikan informasi secara real time bagi perusahaan. Informasi yang cepat dan tepatakan memudahkan seorang manajer untuk mengambil keputusan misalnya melalui decision support systems (DSS).  Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa sistem database berbiaya tinggi, sehingga tidak semua perusahaan mampu menggunakannya.
Referensi
Brown, C.V., D.W. DeHayes, J.A. Hoffer, E.W. Martin, and W.C. Perkins. 2012. Managing Information Technology. Sixth Edition. Prentice-Hall, International Edition: New Jersey.
Connolly, Thomas and Carolyn Begg. 2010. Database Systems: a practical approach to design, implementation and management: Fifth edition. Addison Wesley: America
Databases. 2012. Diaksesdari<http://my.safaribooksonline.com/book/databases/9788177585674/introduction-to-database-systems/ch01lev1sec8>Tanggal 10 oktober 2012.
By Group Open Source:
Chasan Muhammad
Johanes E. L Makatita
Radhitya Martha EkaDewi
(Mahasiswa MMUGM batch 59-C _Yogyakarta)