Kalapas Magelang menjelaskan bahwa evaluasi buku catatan ini merupakan langkah proaktif untuk mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian atau kekurangan administratif. Dengan meninjau secara rutin catatan-catatan ini, penjara dapat memastikan bahwa setiap informasi terkait tahanan dan narapidana dijaga dengan akurat, mendukung kebijakan rehabilitasi, dan meminimalkan risiko keamanan.
Lembaga Pemasyarakatan menekankan pentingnya evaluasi berkala sebagai bagian dari prinsip-prinsip manajemen yang efektif. Proses ini diharapkan juga dapat menjadi sarana untuk memperbaiki prosedur administratif yang mungkin perlu ditingkatkan, memastikan bahwa hak-hak narapidana dihormati, dan menciptakan lingkungan yang lebih baik untuk rehabilitasi dan reintegrasi masyarakat.