Oleh karnanya demi mensukseskan acara akbar yang dimaksud tersebut diatas, tepat pada hari Sabtu 20 Juli 2019 yang bertempat di Cafe Kopi Hitam Putih Jalan Pasar Baru Djamin Ginting Medan pukul 13:00 wib, telah diadakannya rapat pembentukan Kepanitiaan ARJ ( Aliansi Relawan Jokowi ) Sumut dalam rangka menyelenggarakan Acara Halal Bihalal Santunan 1000 Anak Yatim Piatu dan Operasi Bibir Sumbing Gratis. Yang rencananya akan dilaksanakan pada tanggal 10 Agustus 2019 bertempat di Gedung Dispora Jalan Sutomo Medan, Sumatera Utara.
Adapun Rapat Kepengurusan Panitia ini di hadiri oleh Organ-organ Relawan Jokowi lainnya yang secara dibawah naungan Aliansi Relawan Jokowi (ARJ) Sumut tersebut, diantaranya terdiri dari : FOREDER, LKPN, GM "MARSIA" (DUTA JOKOWI MA'RUF), BRIB, PATMACITA, RELAWAN INDONESIA, J2P, PASUKAN SEMUT JOKOWI, GWJ, BADJO PERJUANGAN, FRONTAL, JMN, EMJI, GNC, SOLMET, JPKP NASIONAL, PROJAMIN, SEDULUR JOKOWI, INSPIRASI RUMAH PANJI JOMAR, LKTR JOKOWI MA'RUF AMIN, BEJO, MERAH HATI INDONESIA, LASKAR PELANGI, WIRA LENTERA JIWA, REJO MUDA INDONESIA, PAGUYUBAN RELAWAN NUSANTARA, LADIES SUMATERA UTARA, SRIKANDI BARA JP, SM JAMIN, MATA JOMIN, LINGKARAN SATU, KAPT, dan BRIGADE MERAH PUTIH.
Selain itu hasil Rapat tersebut juga telah menyimpulkan beberapa Kepengurusan dan Seksi-seksi dalam Kepanitiaan yang sudah terbentuk, diantaranya adalah ;
1. Ketua Panitia :
  Leonard Tampubolon
2. Wakil Ketua :
  Mario Oktavianus Sinaga
3. Sekretaris :
  Donald Sinaga
4. Bendahara :
  Rudy
5. Seksi Perlengkapan/Peralatan :
  - BADJO PERJUANGAN
  - JMN
  - RELAWAN INDONESIA
6. Seksi Konsumsi:
  - LADIES SUMATERA UTARA
  - SOLMET
  - GNC
  - PASUKAN SEMUT
  - JPKPN
  - LASKAR PELANGI
  - GWJ
  - BRIB
  - J2P
  - EMJI
7. Seksi Humas Dokumentasi & Â Â Â Media:
  - PROJAMIN
  - LKTR
  - SEDULUR JOKOWI
  - SM JAMIN
  - GWJ
  - FOREDER
  - LKPN
  - GM "MARSIA"
8. Seksi Keamanan :
  - MERAH HATI INDONESIA
  - BMP
  - PATMACITA
  - PANJI JOMAR
  -  BRIB
  - KAPT
  - MATA JOMIN
  - GM "MARSIA"
9. Seksi Transportasi :
  - REJOMUDA
  - PRN
  - BEJO
10. Seksi Acara :
  - FRONTAL
  - SRIKANDI BARA JP
  - WLJ
  - LINGKARAN 1
11. Seksi Pendataan:
  - MERAH HATI
  - LASKAR PELANGI
  - PANJI JOMAR
  - BEJO
  - PATMACITA
  - GNC
12. Seksi Medis & Advokasi :
  - GM "MARSIA"
  - LKPN
  - PANJI JOMAR
Adapun acara tersebut diadakan guna untuk mempererat jalinan silaturahmi antar sesama organ relawan yang selama ini telah terjalin dengan baik pasca perjuangan dalam memenangkan Bapak Ir Joko Widodo dan KH Ma'ruf Amin selaku Presiden dan Wakil Presiden terpilih 2019-2024 sebagai Pemimpin seluruh rakyat Bangsa Indonesia, cetus Leonard Tampubolon selaku Ketua ARJ Sumut itu saat diwawancarai oleh para awak media yang mewawancarai dirinya saat setelah rapat tersebut berlangsung.