Informasi keuangan tersebut dapat berupa rekap penjualan, daftar tagihan ke pelanggan, daftar hutang ke supplier, data persediaan barang dan data-data pembukuan (jurnal dan buku besar/GL). Semua laporan tersebut bermuara pada laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba-rugi, arus kas dan catatan-catatan pendukung lain (termasuk yang sudah disebutkan sebelumnya).
Di tangan orang yang memahaminya, laporan keuangan tersebut dapat secara obyektif menampilkan potret kesehatan finansial dari sebuah perusahaan dan menjadi dasar yang memadai untuk mengambil keputusan. Dan karena laporan keuangan yang disusun berdasarkan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum merupakan bahasa yang dapat diterima oleh semua pelaku usaha, maka bagi para kreditor, supplier, atau pelanggan, laporan tersebut juga menjadi dasar mereka untuk mengambil keputusan untuk meminjamkan uang, menawarkan sebuah kerjasama, dan lain-lain. Tak usah ragu untuk teman-teman yang awam terhadap istilah-istilah akuntansi, karena kalo yang namanya duit, gak lama-lama kok memahaminya. Hehehe.
Sistem Akuntansi
Bagaimanapun, proses pembukuan yang baik bukanlah sesuatu yang mudah dibangun oleh kebanyakan orang. Untuk usaha yang kompleks, dibutuhkan pemahaman yang cukup mengenai proses bisnis, prinsip-prinsip pembukuan, dan sistem informasi yang dibutuhkan oleh sebuah entitas (perusahaan) pada umumnya. Inilah tantangan yang pertama.
Memang bagi usaha mikro, buku kas sudah merupakan sistem informasi yang cukup memadai. Misalnya bagi usaha counter voucher handphone, toko buku atau sebuah warung bakso.
Namun sistem pembukuan akan berkembang seiring dengan kemajuan usaha tersebut. Dimulai sistem simpan uang receh di kantong baju dan celana dan uang besar disimpan dalam dompet, berkembang menjadi buku kas dan kotak uang di laci meja. Sistem sederhana itu kemudian berkembang menjadi kalkulator kecil yang ada kertas print-outnya dan kotak uang yang lebih besar. Kemudian berkembang lebih jauh lagi menjadi mesin cash register untuk transaksi-transaksi tunai dan brankas uang dengan kunci kombinasi untuk kas besar. Pada tingkat ini, usaha tersebut biasanya sudah terdiri dari 10 sampai ribuan pegawai, dan perkembangan sistem pun akan semakin kompleks ke arah spesifikasi usaha yang dikerjakan.
Untuk usaha perbankan, sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut kemudian akan berkembang lagi pada bagian operasional menjadi kas teller dan kas besar dengan tingkat keamanan berlapis. Namun bagi perusahaan lainnya, seperti sebuah perusahaan manufaktur, sistem kas mungkin tidak akan berkembang sampai harus dikelola oleh beberapa kasir/teller, namun sistem penjualan/pembelian bahan baku dan sistem pergudangannya-lah yang harus berkembang lebih jauh lagi.
Semakin besar perusahaan, maka sistem-sistem yang berjalan biasanya harus memproses lebih banyak transaksi, dan semakin banyak transaksi membutuhkan biaya pengelolaan yang semakin besar pula untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan keterlambatan proses pembukuan. Disinilah mulai dirasakan perlunya terobosan teknologi untuk sebuah sistem yang ter-integrasi dan lebih otomatisasi. Hal tersebut dijawab oleh kehadiran software-software akuntansi seperti Zahir, Omega, Accurate, MYOB, Quickbook, SAP, Oracle dan masih banyak lagi.
Pada umumnya, semua sistem yang semakin spesifik ini disediakan oleh aplikasi sistem informasi akuntansi yang sudah tersedia di pasaran tersebut. Aplikasi tersebut dapat berjalan, baik pada sebuah stand-alone komputer, maupun dalam sebuah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komputer yang masing-masing mampu melayani fungsi-fungsi yang berbeda yang ditawarkan oleh sistem-sistem yang tadi kita bahas. Pada umumnya, software-software akuntansi sudah menyediakan fungsi kasir, fungsi penjualan, fungsi pembelian, fungsi gudang, fungsi pembukuan dan fungsi perpajakan.
Selain dari pemilihan sistem yang dibangun (termasuk keputusan untuk menggunakan software akuntansi atau tidak), para pengusaha wajib mempertimbangkan jenis-jenis laporan yang akan dihasilkan dari sistem tersebut dan berapa banyak sumber-daya yang digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan tersebut secara rutin. Sistem buku kas sederhana adalah cukup murah, namun jenis laporan yang dapat disajikannya tentu sangat terbatas. Sebaliknya sistem yang kompleks dan canggih seperti SAP dan Oracle yang telah digunakan oleh perusahaan-perusahaan papan atas dunia dapat diperoleh hanya beberapa miliar rupiah. Huhuhuhu... :p
Nah, bagi UKM (Usaha Kecil dan Menengah), kehadiran software-software lokal seperti Zahir, Omega, Accurate dan kawan-kawannya tentu sangat membantu untuk menjawab kebutuhan akan sistem yang terintegrasi dan otomatis tadi, selain harga-nya yang masih dibawah 10-juta an, malah ada yang cuma 300 ribu. Tapi tentunya jangan berharap dapat kualitas mobil Jaguar dengan harga mobil Avanza yah. And don't forget software piracy is a crime. Beberapa dari software-software lokal tersebut juga didukung dengan petugas-petugas helpdesk yang siap membantu ribuan entitas yang telah membeli software tersebut. Tentu saja dengan respon yang lebih cepat, karena programmer-nya juga lokal, dan tentunya lebih menguasai proses bisnis yang umumnya dilaksanakan di negara kita. Lagian masangnya gak susah-susah banget lah. Kalau mau jalan diatas local area network settingannya kabel, hubs, server dan terminal-nya gak jauh beda sama warnet atau game center kok. Panggil aja abang-abang yang jagain warnetnya, pasti dibantuin deh. Oiya, untuk paket tertentu kayaknya dipasangin si penjual kok, baca sendiri lah, kan link-nya udah gua kasih tuh. Cieee, promosi ni ye... Iya dong, kan ACE (aku cinta endonesia), wekk. :-p
Nah keputusan untuk bermigrasi menggunakan sistem informasi akuntansi yang berjalan pada software akuntansi inilah merupakan tantangan yang dihadapi oleh usaha-usaha yang mulai menggeliat dan ingin berkembang menjadi besar. Sistem itu akan membantu memotong waktu penyusunan laporan keuangan dan catatan-catatan pendukungnya, mengurangi resiko kesalahan karena menggunakan otomatisasi, dan meningkatkan integritas dan keamanan data. Walau tentu tidak mengurangi resiko keamanan dari gangguan elektronik seperti mati lampu, virus, dan lainnya. Yah, semua pasti ada resiko dan juga ada berbagai cara untuk mengantisipasinya.
Sekali lagi, kapan saatnya untuk bermigrasi ke sistem yang lebih otomatis tersebut? Para pengusaha bisa menggunakan ukuran jumlah transaksi yang harus diproses. Maksudnya adalah, apabila staff anda mulai kewalahan memproses 400 s.d. 600-an transaksi penjualan/pembelian sebulan, yang berarti memproses minimal sebuah invoice (lengkap) tiap 20-30 menit, selain tugas untuk menyusun laporan-laporan lain. Itulah saatnya untuk mulai memikirkan migrasi sistem.
Standar Akuntansi
Tantangan lain adalah prinsip-prinsip penyusunan laporan keuangan yang berlaku umum.
Selain berguna untuk pengambilan keputusan bagi si pelaku usaha, laporan keuangan yang telah disusun dengan prinsip-prinsip yang berlaku umum pun dapat berguna, dan memang dituntut untuk digunakan oleh pihak-pihak ketiga seperti para Bankir, Dirjen Pajak, Mitra Usaha dan lain-lain pihak yang berkepentingan. Untuk yang berbentuk perseroan terbatas hal ini diatur pada UU PT No.40/2007 pasal 66.
Saat ini, khususnya untuk UKM, pada 19 Mei 2009 yang lalu Ikatan Akuntan Indonesia telah memberikan terobosan dengan menerbitkan Standar Akuntansi untuk Usaha Kecil yang cukup ringkas. Standar ini dikemas dalam sebuah buku setebal 200-an halaman dan bisa dimasukkan ke kantong. Cukup ringkas jika dibandingkan dengan Standar Akuntansi sebelumnya yang bisa dipakai buat bantal.
Walaupun cukup ringkas, memang tidak banyak merubah prinsip-prinsip yang umumnya telah dilaksanakan saat ini. Namun kehadiran standar ini dapat menjadi acuan yang lebih mudah bagi kalangan yang lebih luas guna penyusunan laporan keuangan yang dapat diterima secara umum. Nama Buku Standar-nya agak unik sih; Standar Akuntansi untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik. Bingung? Cuek aja, what is a name (kata Shakespeare), gak usah pusing lah. :D
Nah apabila para entrepreneur dan para pengusaha kecil mampu menjawab tantangan-tantangan di bidang sistem dan standar akuntansi ini, maka akan tercipta iklim usaha yang sehat di tingkat bawah, yang akan membangun kekuatan ekonomi rakyat yang semakin mantap di hari-hari mendatang. Okelah, Selamat berjuang ya friends. Merdekaaa...
Salam dari para Akuntan
