Banyak organisasi mulai melirik Web-Conferencing sebagai solusi mereka dalam menghembat biaya meeting. Ini bukan hanya dalam rangka menghemat, tapi juga meningkatkan efisiensi para karyawan, dengan mengurangi perjalanan dinas, para karyawan juga bisa lebih produktif dan lebih punya banyak waktu untuk mengembangkan diri daripada harus menghabiskan waktunya untuk bepergian, baik itu dalam kota maupun luar kota, bahkan luar negri.
Namun, kapankah waktu yang paling tepat, atau KAPANKAH anda membutuhkan Web-Conferencing?
1. Saat harus melakukan Presentasi.
Presentasi tidak selalu harus dilakukan face-to-face atau tatap langsung untuk bisa efektif dan maksimal, yang terpenting dalam sebuah presentasi anda adalah kekuatan materi anda untuk bisa diserap dan dicerna oleh penerimanya. Kunci sukses untuk melakukan Presentasi via Web-Conferencing adalah moderator yang bisa memandu dengan baik. Sedang bagi peserta meeting/rapat, merekapun dapat dengan maksimal menampilkan presentasi mereka masing-masing dengan tetap bisa berinteraksi dengan semua peserta lain.
2. Untuk Wawancara Kerja Awal
Seringkali kita menghabiskan waktu dan membuat calon tenaga kerja kita untuk juga mengorbankan waktu mereka untuk Wawancara Kerja Awal. Kini, anda bisa melakukannya dengan Web-Conferencing. Selain menghemat waktu, kita juga bisa mengetahui apakah calon pegawai yang kita rekrut bisa nyaman berhadapan dengan kita dalam segala kondisi. Selain itu, calon pegawai yang mungkin saja berasal dari luar kota dapat kita wawancarai dengan maksimal, tanpa membuat yang bersangkutan harus datang ke kota kita. Selain itu, kita bisa melakukan uji kemampuan dengan langsung juga, sehingga selain kita bisa bertatapan muka, bisa bisa sekaligus mengetahui kemampuan dari kandidat kita untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil secara langsung.
3. Melakukan Meeting/Rapat Rutin
Bila anda telah memiliki jadwal rutin untuk meeting-meeting atau rapat-rapat tertentu, apalagi bila anda harus melakukan perjalanan keluar kota, kini anda bisa melakukannya secara online dengan web-conferencing. Keunggulan dari melakukan hal ini adalah; anda tetap bisa berkomunikasi dengan bertatapan muka dengan kolega anda, dengan waktu yang sangat fleksibel dan penghematan yang telah anda lakukan. Selain itu, tidak ada resiko kehilangan data dalam perjalanan, atau kendala lainnya yang mungkin saja muncul karena perjalanan anda. Dan bayangkan betapa koordinasi lanjutan bisa langsung anda lakukan tanpa anda harus kembali ke kantor anda lagi.
4. Untuk bekerja sama secara kolaboratif.
Meskipun anda memiliki Projector dan Papan Tulis, berkolaborasi dengan rekanan atau team anda bisa saja menimbulkan masalah. Karena tiap anggota tim memiliki dan bekerja dengan laptopnya masing-masing, data yang ingin dipresentasikan belum tentu dapat ditampilkan dengan cepan dan maksimal. Jadi, bila anda ingin meningkatkan kecepatan data-sharing anda saat rapat, Web-Conferencing host adalah jawaban yang sangat tepat bagi kendala ini. Â Dengan menggunakan Web-Conferencing Data-Sharing System, anda bisa bertemu "real-time" dengan semua tim anda tanpa harus meninggalkan ruang kerja anda, dalam satu ruang rapat virtual saat semuanya bisa berkolaborasi dengan data-sharing yang cepat dan bisa ditampilkan untuk semua.
5. Untuk 'Team Building'
Sudah merupakan hal yang wajar bila banyak perusahaan atau organisasi mengembangkan sayapnya ke kota-kota lain bahkan negara-negara lain dan menempatkan staff mereka di lokasi-lokasi tersebut. Dengan begitu, bagaimana anda tetap menjaga kekompakan tim anda? Bagaimana anda bisa tetap membuat tim anda bisa saling mendukung dan mendorong mereka untuk semakin mengembangkan prestasi mereka? Istilah 'Tak kenal maka tak sayang' bisa sangat menentukan efektifitas dan optimalisasi dari sebuah kolaborasi; dan kekuatan sebuah organisasi untuk berkembang adalah saat semua anggota tim dalam organisasi tersebut selalu kompak dan saling mengembangkan. Dan dengan Web-Conferencing, anda dapat melakukan Team-Building ini dengan biaya yang cenderung kecil, dengan kuantitas yang tinggi, dan tetap mendapatkan kualitas maksimal! Sudah pasti kolaborasi dan hubungan antar tim akan lebih baik karena mereka lebih sering bertemu, walau secara online dengan menggunakan Web-Conferencing.
6. Untuk Training
Mengembangkan kemampuan dan kompetensi karyawan atau tim member anda merupakan salah satu upaya yang sangat penting, dan training sering dilakukan dengan tentu saja, dengan biaya yang tidak murah juga. Namun dengan Web-Conferencing, anda bisa melakukan Training dengan lebih murah namun tetap optimal, karena narasumber yang bisa anda undang juga akan lebih memiliki waktu untuk bisa memberikan materinya tanpa harus melakukan perjalanan. Disini berarti Web-Conferencing juga dapat digunakan oleh para Trainer yang telah memiliki pasar sendiri, sehingga program lanjutan bisa segera dilakukan dengan waktu yang lebih fleksibel, peserta yang lebih banyak dan tentunya bayangkan berapa besar biaya yang bisa anda hemat?
Dapatkan Free Trial dengan mengakses:
Website : http://www.roomplus.co.id
Facebook : https://www.facebook.com/pages/ROOM/1524689811082736?fref=ts
Twitter : @RoomPlus_ISIP
Telpon : +6221 - 500 565
Atau Email ke: cs@indonusa.net.id
Ditulis oleh LFS
Sales, Marketing & Communications Strategist PT. INDONUSA SYSTEM INTEGRATOR PRIMA
Website: http://www.indonusa.net.id
Twitter : @LisaSitompul
