Kesehatan

Riset Keperawatan Pemanfaatan Teknologi Web dan SMS "Gateway"

14 November 2017   22:41 Diperbarui: 14 November 2017   22:57 140 0 0
Riset Keperawatan Pemanfaatan Teknologi Web dan SMS "Gateway"
logo-untirta-5a0b0d8551699530a8080774.png

PEMANFAATAN TEKNOLOGI WEB DAN SMS GATEWAY DALAM MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN PERIZINAN 



Disusun oleh : 

ABDULLAH NURMASRUR


INA INDRIANA

NUNU MAMNUA'AH



 

Kelompok1

 

Tingkat II A

 

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEPERAWATAN UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

TAHUN2017






KATA PENGANTAR


Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan karunia-NYA sehingga penyusunan makalah dengan judul " pemanfaatan teknologi web dan sms gateway dalam meningkatkan kualitas layanan perizinan "dapat kami selesaikan dengan jadwal yang telah direncanakan. Terdorong oleh rasa ingin tahu, kemauan, kerjasama dan kerja keras, kami sarankan seluruh upaya demi mewujudkan keinginan ini.

Makalah ini kami buat untuk memenuhi salah satu tugas yang di berikan untuk melengkapi dan menyempurnakan suatu mata kuliah SITK

Penulis menyadari dalam menyusun makalah ini masih banyak kekurangan dan kesalahan baik cara penulisan ataupun penyusunannya. Oleh karena itu kami mohon maaf dan sangat mengharapkan masukan yang sifatnya membangun demi untuk kesempurnaan makalah ini.

Penulis menyadari pula, bahwa selesainya makalah ini tidak lepas dari dukungan serta bantuan dari semua pihak terkait. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati kami mengucapkan terimakasih banyak kepada dosen pembimbing dan rekan mahasiswa yang memberikan masukan dan petunjuk serta saran-saran yang baik.

 

 

Serang, 23 September 2016



 Tim Penulis



DAFTAR ISI


KATA PENGANTAR............................................................................................................................ i

DAFTAR ISI......................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang............................................................................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................................................... 2

1.3 Tujuan........................................................................................................................................................... 3

1.4 Manfaat........................................................................................................................................................ 3

BAB IIPEMBAHASAN

2.1Pengertian Teknologi Web....................................................................................................................... 4

2.2 SMS Gateway.............................................................................................................................................. 5

2. 3 Cara Kerja Sms Gateway......................................................................................................................... 5

2. 4 Sistem Informasi..................................................................................................................................... 6

2. 6 Alat  Penelitian......................................................................................................................................... 6

2. 7 Hasil  Penelitian....................................................................................................................................... 7

2.8 Proses Bisnis berbasis informasi.......................................................................................................... 8

2.9  Rancangan visual model ....................................................................................................................... 10

2.10 Perancangan basis  data........................................................................................................................ 12

BAB III PENUTUP

3.1Simpulan...................................................................................................................................................... 15

3.2Saran............................................................................................................................................................. 15

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................................. 16

 


BAB I

PENDAHULUAN


1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam era masyarakat informasi saat ini. Tidak hanya dibutuhkan dalam sektor bisnis dan sektor publik, tetapi juga pemerintah. Pemanfaatan teknologi informasi oleh pemerintah dalam pelayanan publik disebut e-government. Kenyataan telah menunjukan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai aktifitas. Tuntutan perubahan dalam era masyarakat informasi mendorong pemerintah untuk melakukan penataan ulang tatanan birokrasi menuju kepemerintahan yang bersih dan transparan.(S. Barokah, Y.dkk )

Pengembangan e-government merupakan upaya untuk menyelenggarakan kepemerintahan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government dilakukan sistem penataan manajemen dan proses kerja dilingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan tersebut mencakup 2 (dua) aktifitas yang berkaitan yaitu : 1) pengelolaan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis. 2) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar layanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat.( S. Barokah, Y. dkk )

Adapun jenis-jenis perizinan ialah :

Jenis -- Jenis Perijinan

NONama IjinNO                      Nama Ijin1Ijin Pergundangan14Ijin Prinsip2SIUP15Ijin Prinsip Perluasan3TDP16Ijin Prinsip Perubahan4Ijin Usaha Toko Modern17Ijin Prinsip Penggabungan5 Ijin Usaha Pusat Perbelanjaan18Ijin Mendirikan Bangunan (IMB)6Ijin Usah PemanfaatanPelandaian Trotoar19Ijin Gangguan (HO)7Ijin Usaha Pariwisatadan Budaya (Parbud)20Ijin Reklame8Ijin Usaha JasaKonstruksi (IUJK)21Ijin Penggunaan Alunalun99. Ijin Usaha Industri (IUI)22Ijin Pengelolaan Pasar Tradisional10Ijin Usaha23Ijin Pemanfaatan Ruang11Ijin Usaha Perluasan24Ijin Lingkungan dibidang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup12Ijin Usaha Perubahan25Ijin Tempat penjualanminuman beralkhohol13Ijin Usah Penggabungan

Kendala yang menyebabkan kelebihan waktu dalam memproses pengajuan perijinan adalah adanya petugas layanan yang masih melakukan praktek tebang pilih dalam memproses ijin. Inilah alasan kenapa dalam pencapaian tujuan SOP dari segi kepastian waktu masih jauh dari yang diharapkan. Ketidakmampuan dalam melaksanakan ketentuan SOP mengakibatkan buruknya kualitas layanan perijinan.

Dengan pemanfaatan teknologi web dan SMS gateway penelitian ini diarahkan untuk merancang suatu prototype sistem informasi perijinan yang mampu meningkatkan kualitas layanan. Kualitas layanan yang diharapkan adalah suatu layanan yang mampu melaksanakan segala ketentuan menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam SOP layanan perijinan. Penelitian ini berusaha mencari jawaban atas permasalahan yang ada dengan melakukanpenelitian yang berjudul "pemanfaatan teknologi web danSMS gateway guna meningkatkan kualitas layanan perijinan" dengan studi kasus pada instansi BPMPP kabupaten Blora.


1.2 Rumusan Masalah

  1. Bagaimana pemanfaatan teknologi web dan sms gateway dalam meningkatkan kualitas layanan perizinan ? 


1.3 Tujuan Makalah

  1. Untuk mengetahui Pengertian Teknologi Web dan SMS
  2. Untuk mengetahui pengertian sistem Teknologi Web dan SMS
  3. Untuk mengetahui metode Teknologi Web dan SMS
  4. Untuk mengetahui pengertian Pelayanan Teknologi Web dan SMS


1.4 Manfaat Makalah

Dengan pemanfaatan teknologi web dan SMS gateway penelitian ini diarahkan untuk merancang suatu prototype sistem informasi perijinan yang mampu meningkatkan kualitas layanan.

 


BAB II

PEMBAHASAN


2.1 Pengertian Teknologi Web

Internet dan web tidak identik keduanya adalah dua hal yang terpisah namun berhubungan. Internet merupakan sebuah jaringan dari jaringan dimana jutaan komputer yang terhubung secara global membentuk jaringan. Jaringan tersebut memungkinkan suatu komputer dapatberkomunikasi dengan komputer lain. World Wide Web (WWW) adalah cara mengakses informasi melalui media internet dengan menampilkan halaman web pada browser,informasi yang terhubung oleh hyperlink, dengan konten yang berisi teks, grafik, audio, video.( M. Huda )

Layanan teknologi web dianggap sebagai solusi yang menjanjikan untuk mengatasipermasalahan yang sulit,seperti integrasi aplikasi dan penggunaan kembali perangkat lunak. Hal tersebut telah banyak menarik perhatian baik dari pihak akademisi dan industri. Web Services sebenarnya adalah kumpulan dari fungsi dan method yang terdapat pada sebuah server yang dapat dipanggil oleh klien dari jarak jauh, kemudian untuk memanggil method-method tersebut kita bebas menggunakan aplikasi yang akan dibuat dengan Bahasapemrograman apa saja yang dijalankan pada platform apa saja.

Adapun kelebihan web service adalah:

  1. Lintas platform, karena menggunakan format XML (Extensible MarkupLanguage), sehingga dapat dipergunakan untuk mengintegrasikan berbagai sistem yang berbeda platform maupun arsitektur.
  2. Language independent.
  3. Jembatan penghubung dengan database tanpa perlu driver database dan tidak harus mengetahui jenis DBMS.
  4.  mempermudah proses pertukaran data, karena secara umum web service menggunakan protocol TCP/IP dan HTTP sebagai sarana komunikasinya. Seperti diketahui protocol HTTP merupakan protocol yang umum dipakai di internet.
  5. penggunaan kembali komponen aplikasi.


 2. 2. SMS Gateway

SMS Gateway  adalah suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk mengirim dan menerima SMS, SMS gateway dapat berkomunikasi dengan perangkat lain yang memiliki fitur SMS untuk menghantar dan menerima pesan SMS dengan sangat mudah. Hal inidimungkinkan karena SMS gateway juga dibekali tampilan antarmuka yang mudah dan standar. (N. Kartika )Fitur SMS gateway, antara lain :

  1. Auto replay
  2. Fitur ini biasa dijumpai pada program "Ketik REG". Pada program tersebut pengguna diwajibkan mendaftar terlebih dahulu sebelum dapat menikmati layanan yang ditawarkan.Apabila format SMS yang dikirim salah, maka akan mendapat balasan bagaimana format yang seharusnya.
  3. Pengiriman massal/Broadcase Message
  4. Fitur ini sudah banyak disediakan pada model ponses sekarang. Dengan SMS Gateway dapat mengirim SMS kebanyakan orang sekaligus serta dapat menyebutkan nama masing-masing penerimanya dalam SMS yang dikirim.
  5. Pengiriman terjadwal
  6. Fitur ini memungkinkan untuk dapat mengirim SMS pada waktu yang ditetapkan sebelumnya. Fitur ini biasa digunakan pada ucapan selamat ulang tahun kepada nomornomoryang sudah tersimpan didalam database maupun sebagai pesan pengingat.


2. 3. Cara Kerja Sms Gateway

Menurut Tarigan  cara kerja SMS gateway pada dasarnya hampir sama dengan mengirimkan SMS melalui handphone pada umumnya. Hanya saja, bedanya adalah perangkat mengirimnya bukan lagi handphone, tetapi modem. Moden inilah yang dikendalikan oleh PC menggunakan aplikasi SMS Gateway.

Kelebihan Sms Gateway adalah sebagai berikut:

  1. Dapat menyebarkan pesan ke ratusan nomor secara otomatis dan cepat yang langsung terhubung dengan database nomor-nomor ponsel tanpa harus mengetik ratusan nomor dan pesan di ponsel karena semua nomor akan diambil secara otomatis dari database tersebut.
  2.  Kostumisasi pesan yang akan dikirim. Dengan menggunakan program tambahan yang dapat dibuat sendiri, pengirim pesan dapat lebih fleksibel dalam mengirim informasi karena biasanya pesan yang ingin dikirim berbeda untuk masing-masing penerimanya.
  3. Mudah dalam pengoperasian dan dapat diintegrasikan dengan system informasi yang sudah ada.


2. 4. Sistem Informasi                          

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerialdan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang ditentukan.Sistem informasi mengandung tiga (3)aktifitas dasar di dalamnya, yaitu aktifitas masukan (input),pemrosesan (processing) dan keluaran (output). Tiga aktifitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis masalah dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan data mentah, baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan keluaran dimaksudkan untukmentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak yang akan menggunakanya. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik, yaitu untuk dasar evaluasi dan diperbaikan ditahap input berikutnya.(M. Huda)


2.5  Bahan Penelitian

Penelitian ini menggunakan referensi yang diambil dari berbagai sumber informasi yang mempunyai korelasi dengan perancangan prototype sistem informasi perijinan seperti studi literatur dari peneliti terdahulu, jurnal, paperpaper ilmiah dan buku teks. Penulis juga menggunakan data dan informasi terkait cara, proses dan prosedur layanan perijinan yang nantinya bisa menjadi acuan dalam penelitian ini.


2. 6. Alat Penelitian

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalampenelitian ini adalah sebagai  berikut:

  1. Hardware berupa laptop dan Komputer PC yang digunakan oleh penulis dalam mengerjakan penelitian ini.
  2. Software berupa aplikasi Microsoft Office 2013,Micosoft Visio 2013, Browser firefox danMendeley yang digunakan penulis dalam membuat dan mendokumentasikan seluruh kegiatan penelitian.
  3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP,CSS, HTML, untuk database server menggunakan MySQL. Sedangkan untuk SMS Gateway menggunakan gammu.
  4. Platform Sistem Operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows 7.


2. 7. Hasil Penelitian

Berdasarkan pada surat keputusan kepala BPMPP Kabupaten Blora, diketahui bahwa pada BPMPP terdapat alur proses permohonan perijinan.

a) Proses 1

  1. Petugas loket informasi memberikaninformasi penjelasan yang berkaitan dengan pelayanan yang dibutuhkan oleh pemohon.
  2. Pemohon mengambil berkas/formulir permohonan diloket pendaftaran
  3. Berkas permohonan diisi dan dilengkapidengan persyaratan diserahkan kepadapetugas loket pendaftaran.

b) Proses 2

  1. Petugas loket pendaftaran menerima berkas permohonan dari pemohon dan melakukanpenelitian atas berkas/formulir permohonan beserta kelengkapan permohonannya.
  2. Setelah berkas diperiksa diteliti secara lengkap,petugas loket pelayanan menyerahkan kepada pemohon bukti tanda terima penyerahan berkas permohonan.
  3. Petugas pendaftaran meng-agendakan pemohon dan menyerahkan berkas permohonan yang sudah lengkap kepada Bidang perijinan untuk diberi paraf sebagai bukti berkas telah diterima dan lengkap.

c) Proses 3

  1. Bidang perijinan melakukan pemrosesan administrasi yang meliputi pengolahan data atas berkas permohonan yang telah lengkap dan melakukan entry data ke dalam komputer atau secara manual untuk dijadikan database.
  2. Bidang perijinan melakukan penghitungan biaya retribusi atas perijinan yang diajukan,melakukan cetak SKRD (Surat Keterangan Retribusi Daerah), selanjutnya SKRD dikirimke petugas loket untuk diserahkan kepada pemohon.
  3.  Bidang perijinan mencetak dokumen perijinan atau non perijinan penanaman modal besertadokumen kelengkapannya. Dokumen Perijinan atau non perijinan dengan dilampiri berkas permohonan disampaikan kepada kepala BPMPP Kabupaten Blora untuk disahkan.

d) Proses 4

  1. Kepala BPMPP Kabupaten Blora menandatangani dokumen perijinan atau  non perijinan yang telah disetujui dan menyerahkan kepada kepala bidang perijinan. Dokumen perijinan yang telah disahkan kemudian dikirim ke bagian loket untuk di serahkan kepada pemohon.
  2.  Pemohon melakukan pembayaran atas perijinannya di kasir, sesuai dengan besarnya tarif yang tertera di SKRD.
  3. Petugas loket pengambilan, membuat rekapitulasi dokumen perijinan atau  non perijinansebagai arsip pada hari itu, dan menyerahkan kepada kepala bidang perijinan.
  4.  Petugas loket pengambilan ijin menyerahkan dokumen perijinan atau non perijinan kepada pemohon dengan bukti kwitansi pembayaran biaya perijinan yang telah dilakukan dikasir.


2. 8. Proses Bisnis Sistem Informasi

Dari model layanan diatas, petugas layanan sering mengeluhkan ketidak-efektifan ketika harus melakukan agenda manual setiap ada pemohon yang melakukan pendaftaran. Proses tersebut dinilai tidak efektif karena cukup menyita waktu, terlebih apabila ada banyakpemohon yang antri untuk dilayani. Sedangkan setiap pemohon menginginkan proses layanan yang cepat.Keluhan lainya datang dari bagian perijinan yang bertugas mengolah data pembuatan dokumen ijin, petugas harus berkali-kali melakukan copy-pastefile naskah dokumen ijin setiap hendak melakukan olah data.

            Di sisi lain, pihak pemohon merasa kesulitan untuk mengetahui kepastian proses dari permohonan ijin yang sedang diajukanya. proses bisnis perancangan prototype sistem informasi perijinan yang disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Proses bisnis ini akan dimplementasikan dalam bentuk sistem informasi berbasisweb.

Cara kerja dari sistem ini adalah sebagai berikut :

  1. Pemohon datang mendaftarkan pengajuan ijinnya kepada petugas penyelenggara layanan (front office).Sebelum mendaftar pemohon harus memastikan terlebih dahulu apakah dokumen kelengkapan yang dibawanya sudah sesuai dengan persyaratan.Pemohon juga diwajibkan mencantumkan nomer ponsel yang masih aktif pada formulir pendaftaran. Nomer ponsel tersebut nanti akan dijadikan sebagai penerima informasi layanan, berupa notifkasi SMS status proses yang dikirim secara otomatis oleh sistem.
  2. Petugas penyelenggara layanan dibagi menjadi 4 user, yaitu : Front office, Back office, Kepala dan Tata Usaha.
  3. Petugas Front Office menerima dokumen permohonan ijin yang dibawa oleh pemohon.Dokumen tersebut diverifikasi kelengkapannya apakah sudah benar dan sesuai. Petugas Front Office melakukan login ke sistem untuk input data awal pendaftaran. Data awal pendaftaran berupa nama pemohon, alamat pemohon, jenis ijin yang diajukan dan nomer ponsel yang masih berlaku yang digunakan pemohon. Selanjutnya petugas melakukan cetak bukti pendaftaran. Bukti pendaftaran nantinya digunakan oleh pemohon pada saat pengambilan ijin yang sudah jadi. Selain tanda bukti pendaftaran, pemohon juga mendapatkan SMS yang pertama kali dari sistem berupa pemberitahuan informasi status proses sudah melewati dibagian front office. Apabila pada saat verifikasi kelengkapan dokumen kedapatan ada syarat yang masih kurang, maka informasi kekurangan tersebut akan disampaikan melalui SMS. Sehingga pemohon bisa dengan segera melengkapi kekurangannya.Proses kemudian dilanjutkan ke bagian back office.
  4. Petugas back office login ke sistem untuk memproses permohonan yang sudah didaftarkandari front office. Petugas Back Office bertugas melakukan olah data permohonan dan format naskah dokumen yang akan diterbitkan. Format naskah disesuaikan dengan jenis ijin yang diajukan. Apabila proses penyusunan naskah ijin sudah selesai maka sistem otomatis memberikan SMS informasi status proses ke pemohon dan proses dilanjutkan ke bagian kepala.
  5. Bagian kepala login ke sistem untuk melakukan cetak naskah dokumen ijin yang    sudah diformat oleh bagian back office. Naskah ijin yang sudah dicetak kemudian diberi tanda pengesahan berupa tanda tangan dari kepala instansi. Dokumen ijin yang sudah ditanda-tangani kemudian diserahkan ke bagian tata usaha untuk proses selanjutnya.
  6. Tata Usaha melakukan konfirmasi ke pemohon melalui SMS yang dikirim oleh sistem. SMS yang dikirim memberitahukan bahwa proses perijinan yang diajukan oleh pemohon sudah selesai.
  7. Pemohon diharap untuk datang ke kantor dengan membawa tanda bukti pendaftaran gunamempermudah proses pengambilan dokumen ijin yang sudah jadi. Setelah dokumen ijin diambil,kemudian bagian tata usaha melakukan konfirmasi ke sistem menyatakan bahwa proses perijinan dari pemohon yang bersangkutan sudah selesai proses.

2. 9. Rancangan Visual Model

Pemanfaatan teknologi web dan SMS gateway yang digunakan untuk merancang prototype sistem informasi perijinan secara visual dapat dimodelkan menggunakan UML.

a) Use Case

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Dijelaskan bahwa aktor pemroses layanan ada 4 level user,yaitu front office, back office, kepala dan tata usaha.Setiap user melakukan beberapa aktifitas terhadap sistem. Front office mengakses sistem untuk melakukan pendaftaran permohonan dan cetak tandaterima  pendaftaran. Back office melakukan olah datapermohonan, desain naskah dokumen ijin yang akan diterbitkan. Kepala merupakan level user tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan data permohonan, data jenis ijin, data user dan mengakses sistem untuk melakukan cetak dokumen yang sudah diformat oleh back office sebelumnya.Sedangkan user tata usaha menyampaikan konfirmasi pengambilan dokumen ijin yang sudah jadi kepada pemohon yang bersangkutan. Adapun Use case untuk perancangan prototype sistem informasi perijinan.

b) Diagram konteks

Diagram arus data merupakan penjabaran model sistem secara umum. Penjelasan proses request dan respon yang terjadi dalam model sistem pada saat proses layanan. Dalam konteks diagram ini menunjukan ada 4 entitas yang mempengaruhi sistem yaitu front office, back office, kepala dan tata usaha. Kemudian terdapat 1 entitas luar yang akanmenerima informasi dari sistem yaitu pemohon. Menjelaskan secara umum cara kerja model sistem informasi perijinan sebagai layanan yang mampu memberikan transparansi informasi proses ijin dan memberikan kemudahan petugas dalam memproses pengajuan perijinan. Proses penyelenggaraan perijinan dilakukan menggunakan sistem informasi yang berbasis web yang terpasang pada masing-masing komputer petugas. Informasi proses ijin disajikan dalam bentuk SMS gateway yang dikirim kepada pemohon. Pihak petugas layanan memproses permohonan perijinan yang masuk dan setiap proses yang sedang berlangsung akan selalu memberikan informasi ke pemohon.

c) Data Flow Diagram Level 1

Rincian dari diagram konteks. Entitas front office dalam diagram level 1 melakukan dua proses yaitu proses pendaftaran permohonan dan proses cetak tanda bukti pendaftaran. Pada saat pendaftaran pemohon diminta untuk memberikan informasi data pemohon dan data perusahaan yang kemudian akan disimpan pada tabel pemohon dan tabel perusahaan. Setelah proses penyimpanan selesai, sistem akan otomatis melakukan konfirmasi dalam format SMS kepemohon tentang informasi status proses yang sedang berlangsung. Petugas front office melakukan cetak tanda terima pendaftaran yang diserahkan kepada pemohon. Front office kemudian memilih user back office guna melanjutkan proses sesuai dengan jenis izin yang diajukan.

d) Data Flow Diagram level 2

Proses dari bagian back office. Entitas back office melakukan proses edit data permohonan. Dalam melakukan prosesnya, back office dibatasi dalam akses datapendaftaran. Artinya back office hanya bisa memproses permohonan sesuai dengan urutannomer pendaftaran. Sebelum salah satu proses selesai, maka proses selanjutnya tidak akanmuncul dalam daftar pekerjaannya. Data pendaftaran yang sudah masuk dari front officekemudian disempurnakan dengan penambahan data yang lebih detail. Data detail diperlukanuntuk penyusunan naskah dokumen ijin. Untuk kemudahan dalam penyusunan naskah ijin, sistem sudah menyiapkan beberapa template yang siap digunakan sesuai dengan jenis ijinyang diproses. Naskah yang sudah dijadi kemudian disimpan pada tabel permohonan.

e) Data Flow Diagram level 3

merupakan proses kelanjutan dari back office, yaitu bagian kepala. Entitas kepala melakukan 1 proses ke sistem berupa cetak naskah dokumen ijin. Naskah dokumen ijin yang akan dicetak diambil dari tabel permohonan. Setelah dokumen ijin selesai dicetak, sistem kemudian melanjutkan proses kebagian tata usaha. Bagian tata usaha menunggu diserahkanya dokumen ijin yang sudah disahkan oleh kepala. Setelah diserahkan,kemudian tata usaha mengakses ke sistem untuk melakukan proses konfirmasi SMS ke pemohon. Pemohon yang sudah mendapatkan SMS pemberitahuan sudah dapat mengambil dokumen ijin yang sudah jadi di bagian tata usaha. Setelah diambil, bagian tata usaha kemudian melakukan konfirmasi ke sistem menyatakan bahwa proses perijinan pemohon yng bersangkutan sudah selesai diproses dan sudah diambil.

2. 10. Perancangan basis data

Perancangan basis data diawali dengan melakukan analisis ERD terlebih dahulu. Berdasarkan analisis didapatkan ERD.Dalam gambar tersebut entitas user memiliki relasi dengan semua entitas yaitu entitaspemohon, perusahaan,permohonan dan template. Relasi tersebut berarti bahwa user dapat meminta untuk melakukan input terhadap atribut-atribut yang terdapat dalam entitas pemohon dan perusahaan. Selanjutnya user melalui entitas permohonan mengambil data dari entitas pemohon dan perusahaan untuk digunakan dalam menyusun naskah dokumen ijin yang disesuaikan dengan entitas template yang sudah ada.(Arif Dwi Laksito)

2. 11. Pembahasan

Pengujian Proses Bisnis Saat ini Sebelum melakukan pengujian proses bisnis sistem

informasi, penelitian ini juga menguji pandangan masyarakat selaku pemohon dan pegawai selaku petugas layanan terhadap layanan perijinan yang terjadi saat ini.Survey dilakukan terhadap 30 responden pengguna dari pihak pemohon, 30 responden dari pihak pegawai instansi.Survey dilakukan terhadap 30 responden pemohon layanan.Berdasarkan hasil kuesioner kepada pemohon layanan dapat disimpulkan bahwa pemohon (100%) yang sedang

melakukan proses pengajuan perijinan menyatakan bahwa kualitas layanan yang diberikan oleh instansi BPMPPbelum berjalan baik dan dalam proses layananya belum dapat selesai tepat waktu. Meskipun pemohon (67%) dalam hal akses informasi layanan, persyaratan administrasi dan proses layanan merasa sudah jelas dan mudah didapat.Namun pemohon (80%) masih menginginkan kepastian status dari proses perijinan yang sedang diajukannya.

Kemudian yang menjadi harapan pemohon (70%) adalah kelak dalam menyelenggaraan layanan perijinan dapat dilakukan secara online, tanpa harus datang langsung keinstansi.Untuk pengujian yang sama, survey juga dilakukan kepada pegawai sebagai petugas penyedia layanan pada instansi BPMPP. Daftar pertanyaan dan hasil kuesioner daripegawai sebanyak 30 responden.

Berdasarkan hasil kuesioner kepada petugas layanan tampak bahwa petugas layanan (100%) menyatakan belum pernah menggunakan sistem informasi dalam proses penyelenggaraan layanan perijinan, serta petugas (37%) merasa belum yakin bahwa dalam penyelenggaraan layanan saat ini sudah maksimal. Berdasarkan pertanyaan nomor 3 petugas layanan (77%) mengakui bahwa telah memberikaninformasi layanan dan persyaratan administrasi perijinankepada masyarakat secara online melalui website. Akantetapi, petugas (90%) menyatakan belum menyediakan layanan perijinan online dalam pengajuan permohonan perijinannya. 

Proses layanan yang belum tepat waktu diakui oleh petugas (20%) dan petugas (43%) belum yakin bahwa layanannya tepat waktu, salah satu penyebabnya adalah belum maksimalnya penerapan SOP perijinan (40%). Petugas (63%) meyakini bahwa dengan penggunaansistem informasi akan mampu memaksimalkan SOP layanan perijinan. Hal ini didukung dengan pernyataan dari petugas (100%) yang menyatakan perlu adanya sisteminformasi perijinan yang digunakan dalam proses penyelenggaraan layanan perijinan di BPMPP.

Dari hasil survey diatas dalam pengujian proses bisnis layanan perijinan yang sedang berjalan saat ini, baik terhadap responden pemohon layanan dan responden pegawai sebagai penyedia layanan, diperlukan sebuah sistem informasi yang mampu meningkatkan kualitas layanan dalam hal memberikan layanan yang tepat waktu dan memberikan kepastian status proses perijinan yang sedang diajukan oleh pemohon.

 Sementara itu, pihak petugas layanan juga menginginkan dalam memberikan layanan bisa dilakukan secara maksimal sesuai dengan ketentuan SOP yang berlaku di BPMPP. Maka pada penelitian ini penulis mencoba merancang sebuah prototype sistem informasi perijinan yang bisa menjadi solusi dalampenyelenggaraan layanan sesuai dengan keinginan daripetugas dan pemohon layanan.

2.12 Pengujian Proses Bisnis yang dirancang

Pengujian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengujian terhadap proses bisnis dari prototype system informasi perijinan yang dirancang untuk membuktikan bahwa system bias berjalan dengan baik pada saat proses implementasi. Adapun pengujian dilakukan denganmenggunakan teknik pengujian blackbox dengan menjalankan semua fungsi inti yang ada dalam sistem.Pengujian dilakukan terhadap 10 pegawai petugas pemroses layanan.

Disamping pengujian proses bisnis sistem informasi,pengujian juga dilakukan terhadap evaluasi fungsionalitas dari system informasi yang dirancang. Pengujian dilakukanterhadap 10 responden pegawai petugas pemroses layanan dalam 5 aspek, yaitu tampilan (user interface), penggunaan(usability), tujuan (goal), efektifitas (effectivity) dan

efisiensi (efficiency).Dari hasil evaluasi fungsionalitas system informasi, dapatdiambil kesimpulan sebagai berikut :

  1. Antarmuka, pengguna layanan 70% menyatakan bahwadesain antarmuka sederhana dan tidak merepotkan.
  2. Penggunaan, pengguna 90% merasa cukup mudahuntuk menggunakan system dan 70% merasa terbantu dengan adanya system informasi.
  3. Tujuan, tujuan dari pemanfaatan web dan SMS gateway dalam bentuk sistem informasi perijinan telah dipenuhi yaitu pengguna 60% menyatakan proses layanan menjadi lebih baik sesuai ketentuan SOP yang berlaku.
  4. Efektifitas, 80% pengguna menyatakan data permohonan layanan dapat disajikan dengan cepat.
  5. Efisiensi, dengan penggunaan system informasi 80% pengguna menyatakan proses layanan menjadi lebih mudah dan cepat.


BAB III

PENUTUP


3.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini bahwa hasil pengujian sistem didapati bahwa proses layanan menjadi lebih cepat dibanding sebelum menggunakan sistem.Terlihat dari pernyataan petugas sebanyak 60% menyatakan layanan sudah sesuai SOP yang berlaku. Yang sebelumnya untuk memproses layanan membutuhkan waktu sekitar 1 minggu, kini dengansistem proses layanan dapat diselesaikan dalam kurun waktu 3-4 hari.Penggunaan SMS gateway telah mampu memenuhi harapan pemohon akan adanya layanan yang dapat

memberikan informasi tentang kepastian status proses perijinan yang diajukannya.

3.2 Sara

saransistem informasi hanya berfokus pada penerbitan dokumen dan broadcast informasi status proses perijinan saja, maka petugas layanan berharap untuk ditambahkan fitur berupa form untuk proses review laporan.Form tersebut nanti dapat menampilkan realisasi permohonan perijinan bulanan maupun tahunan.Perlu ditambahkanya fitur yang memungkinkan sistem dapat mengetahui kepastian terkirim atau tidaknya SMS yang dikirim kepada pemohon layanan.Selain menggunakan SMS gateway dalam penyampaian informasi status proses layanan, bisa juga menggunakan E-mail. Sehingga banyak pilihan yang tujuannya untuk memberikan kemudahan dan kenyaman kepada pengguna layanan.