Dua alat paling signifikan yang digunakan pada awal tanggapan PBB terhadap krisis COVID-19 di Yordania adalah dua yang paling sederhana: Buku catatan harian dan pembaruan malam setiap hari.
Buku catatan tidak harus berupa spreadsheet yang mewah; itu bisa dicoret-coret di dinding dengan krayon. (Tentu saja, di era kerja digital jarak jauh, yang dimiliki adalah spreadsheet). Buku catatan hanyalah garis waktu peristiwa yang terjadi di dunia nyata dimana keputusan yang dibuat sebagai reaksi atas peristiwa tersebut dan masalah luar biasa yang belum kami jawab. Buku catatan adalah alat untuk tim manajemen krisis.
Pembaruan harian hanyalah email untuk semua staf, mengkonsolidasikan dan mengatur semua yang telah terjadi selama hari itu. Itu menerima banyak sekali umpan balik positif dari audiensnya, tidak hanya karena konten faktualnya tetapi juga untuk nada pribadi dan empati yang beragam.
"Diplomasi publik adalah tentang menjangkau khalayak publik. Namun, saya merasa bahwa konsep audiens target sering terlewatkan dalam diplomasi publik; fokusnya biasanya pada menyusun pesan dengan jangkauan seluas mungkin"
Dalam respons krisis, seharusnya menargetkan audiens dengan menerapkan analogi topeng pesawat: Berkomunikasi dengan tim sendiri terlebih dahulu sebelum membantu orang lain.
Pembuatan pembaruan harian tidak membutuhkan tim ahli komunikasi yang sangat terlatih yang meneliti setiap kata. Itu adalah satu orang, orang pertama menulis, dengan campuran fakta dan perasaan dan tanpa takut mengakui apa yang tidak diketahui. Penulisnya benar-benar menggunakannya untuk mengatur pikirannya.Â
Itu dibagikan dengan penonton, bukan ditulis untuk mereka. Itu pada dasarnya adalah buku harian dengan sedikit coretan (tapi beberapa coretan). Pendekatan inilah yang menyatukan beragam audiens staf internasional dan lokal, keluarga mereka, dan bahkan beberapa anggota komunitas diplomatik yang lebih luas. Personalisasi tersebut membuat semua orang merasa berada di perahu yang sama.
