Yogyakarta, 19 September 2025 -- Dalam era digital yang semakin berkembang, pengelolaan data yang efektif dan efisien menjadi kebutuhan utama di berbagai sektor, termasuk pada tingkat komunitas desa. Menjawab kebutuhan tersebut, kelompok KKN Mahasiswa UNY yang bertepatan di Purbayan RW 14 memperkenalkan sebuah inovasi melalui program kerja individu dari saudari Eryca Putri Maharani, Mahasiswa Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yaitu pengelolaan data anak yang bersekolah melalui program kerja bertajuk "Rumah Data Anak Purbayan". Program ini merupakan terobosan digitalisasi pengelolaan data berbasis digital yang bertujuan untuk memudahkan pencatatan, penyimpanan, dan pemantauan bahwa semua anak yang ada di RW 14 bersekolah sesuai dengan program pemerintah mengenai wajib sekolah.
Pengelolaan data yang selama ini berjalan di banyak desa masih didominasi oleh cara manual, seperti pencatatan di buku atau arsip fisik yang rentan hilang, rusak, dan sulit diakses oleh pihak terkait. Hal tersebut diungkapkan oleh Ketua RW 14 Bapak Arif Wijaya, "Data yang manual sulit ditemukan saat dibutuhkan oleh kelurahan atau kecamatan, jadi kami membutuhkan arsip data yang baik dan tertata agar jika dibutuhkan kami sudah punya data tersebut tanpa harus meminta ke warga satu-satu yang membutuhkan waktu yang cukup lama" ujar Bapak Arif dalam forum diskusi bersama KKN pada Selasa, 4 Maret 2025.
Koordinasi dengan pihak RW berlangsung 3 kali selama Pra-KKN dengan mendengarkan banyak masukan seperti "Waktu itu saya dapat laporan dari kelurahan bahwa terdapat anak yang tidak bersekolah, kemudian saya cari dan ketemu, ternyata bukan tidak bersekolah tapi dia itu di pondok pesantren, anak itu sekolah di pondok sekaligus belajar agama disana." ujar Bapak Arif. Oleh karena itu "Rumah Data Anak Purbayan" menjadi suatu langkah kecil dalam proses pendataan yang efektif.
"Rumah Data Anak Purbayan" berisi 2 data yaitu Data Digital dan Data Fisik. Pengadaan data fisik bukan karena tanpa landasan, tetapi adanya data fisik yang diberikan berupa form kertas yang sudah terdapat data seperti (NIK, Nomor KK, Tanggal Lahir, Nama Orang Tua, Jumlah Saudara Kandung, Nama Sekolah,dst) akan menjadi sarana jika terdapat pihak RT atau RW yang belum memiliki device untuk memasukkan data. Data digital diberikan kepada pihak perwakilan Karang Taruna setempat untuk dapat berkolaborasi dan bersinergi bersama dengan perangkat desa untuk membantu pengelolaan arsip data.
Proses pelaksanaan program dimulai dari survei dan koordinasi dengan pihak terkait seperti RT terkait yang ada di RW 14 seperti RT 56, 57, dan, 58. Koordinasi berupa penjelasan yang diberikan oleh mahasiswa yang bertugas seperti rangkaian yang dimulai dari perancangan formulir data, Penyerahan kepada masing-masing RT, distribusi kepada warga yang memiliki anak yang bersekolah baik secara formal di SD,SMP, dan SMA negeri atau swasta bahkan dari pendidikan nonformal seperti pondok pesantren. Selanjutnya, Â data yang disebar akan diisi dan dilengkapi kemudian jika sudah akan dikumpulkan kembali ke masing-masing RT dan akan diambil oleh mahasiswa untuk diolah.Â
Pak Aryo selaku Ketua RT 56 merespon "Bagus programnya nanti asling koordinasi saja, nanti saya bantu". Sambutan yang baik dari berbagai pihak yang terlibat membuat program kerja ini menjadi semakin baik. Ikhsan sebagai perwakilan dari Karang Taruna yang dilibatkan sebagai penanggung jawab data digital dan membantu jika dibutuhkannya data digital, serta input data jika ada perubahan atau penambahan jumlah anak yang ada mengatakan bahwa "Nanti saya dan teman-teman karang taruna koordinasi untuk saling berkolaborasi untuk mengelola ini mbak" ujarnya.
Program "Rumah Data Anak Purbayan" yang dirancang oleh mahasiswa KKN UNY ini diharapkan dapat menjadi salah satu langkah merespon transformasi digital dalam tata kelola data dan pelayanan publik. Inovasi ini membuktikan bagaimana keterlibatan mahasiswa dan kolaborasi bersama dalam pengabdian masyarakat dapat membawa manfaat nyata dan membangun pondasi desa yang lebih maju di era digital.
