Event Selesai, Bubar? Jangan, Evaluasi Dulu!

Event, adalah istilah yang sudah digunakan secara meluas oleh berbagai kalangan, baik siswa SMA, mahasiswa, dan umum. Iya, kata dari bahasa Inggris ini telah digunakan banyak orang, namun sayangnya masih sering saya temui salah pengucapan. Event, --vent dibaca dengan "e" seperti pada kata "tempe", bukan seperti pada kata "maret". Boleh dicek dulu pronunciation-nya.

Nah, kalau sudah oke pengucapannya, kita lanjut. Semua orang yang pernah terlibat dalam suatu organisasi, komunitas, maupun panitia dadakan di perusahaan atau kampung, pasti pernah mengadakan event. 

Sukses tidaknya event tentu tergantung dengan adanya kerja sama penyelenggaranya, mulai dari penentuan konsep acara hingga pelaksanaan secara teknisnya. Namun, saat event telah selesai, tak jarang dari mereka yang lupa untuk melakukan evaluasi.

Tidak dilakukannya evaluasi ini biasanya terjadi ketika event tersebut bukanlah event yang besar, atau merupakan event sampingan saja. Misalnya, yang sering saya alami ketika bekerja di perusahaan, acara pembagian donasi untuk warga sekitar saat menyambut bulan Ramadhan, atau mungkin penanaman pohon untuk meramaikan Bulan Lingkungan Hidup, atau acara Family Gathering perusahaan. 

Alasan para karyawan yang sempat terlibat dalam kegiatan tersebut biasanya berdalih, itu bukanlah hal penting, atau akan memakan waktu, atau bisa juga "tahun depan belum tentu jadi panitia lagi". Padahal, catatan evaluasi bisa saja dituliskan di lembaran tambahan pada LPJ atau sekedar file tersendiri dalam folder dokumentasi acara. 

Meluangkan waktu sedikit untuk menuliskan beberapa catatan evaluasi tentu lebih bermanfaat, daripada sibuk mengkritik sana-sini pekerjaan seksi lain. Mari kita kurangi kebiasaan nyinyir di tempat kerja, hehe.

Untuk kalangan mahasiswa yang biasanya terlibat dalam organisasi, baik itu himpunan, unit kegiatan mahasiswa, atau forum yang lain, pengadaan evaluasi setelah berlangsunya event sangatlah penting. 

Namun, yang terjadi biasanya evaluasi berjalan lama karena seringnya evaluasi diiringi dengan curahan hati dari sebagian penyelenggara. Malah tidak jarang pula, evaluasi diiringi dengan debat pembelaan diri. Untuk meningkatkan kualitas evaluasi, ada baiknya poin yang akan disampaikan telah disepakati terlebih dahulu. 

Poin tersebut bisa  meliputi kendala teknis yang dialami setiap seksi, apa penyebabnya, dan bagaimana solusinya. Penyampaiannya pun dibatasi oleh masing-masing koordinator dari setiap seksi, dengan begitu efisiensi bisa terjaga. Adanya notulen juga penting, sebab catatannya akan digunakan sebagai referensi di acara mendatang. 

Terakhir, ketua penyelenggara wajib bersikap bijak, meski ada rasa yang bangga karena event berjalan sukses, ataupun rasa kecewa karena tidak sesuai target. Ketua dengan telinga mendengarkan dan dengan hati menyikapi ketika evaluasi berjalan sedikit ricuh. 

Bagi sebuah komunitas dengan jumlah pengikut ribuan, organisasi besar, dan perusahaan, pengadaan evaluasi usai event tentu adalah hal yang wajib dilakukan. Evaluasi tersebut bisa dilakukan dengan pembagian survei untuk pengunjung. Lembar survei yang sederhana biasanya mencakup 3 hal:

1. Hal yang disukai dari event

2. Hal yang perlu ditingkatkan dalam event

3. Rating event

Ketika menjalani bisnis yang bersumber pada kepuasaan konsumen, seperti Badan Pelatihan, tentu survei konsumen sangatlah penting. Selain ketiga hal tersebut, survey juga bisa ditambahkan dengan opini konsumen terhadap harga, lokasi event, fasilitas gratis (seperti snack / training kit / goodiebag), proses registrasi, sampai pelayanan konsumen. 

Dengan bersumber dari survei tersebut, tentulah evaluasi dapat berjalan efektif. Catatan juga menjadi hal yang penting untuk mengukur prestasi yang telah dicapai dan potensi yang bisa dikembangkan.

Evaluation provides examples of success to inspire others and improve your internal project performance.

Evaluasi juga bisa membahas tentang interaksi positif antar personil penyelenggara untuk meningkatkan solidaritas di antara pekerja atau anggota. Nah, jika semua poin penting telah dicatat, maka berapa pun event yang akan dikerjakan pasti semakin mengasah kemampuan dan kreativitas penyelenggaranya. Selamat ber-event event ria! Salam. 

Referensi:

• eventbrite.co.uk
• guidebook.com
• socialplanningtool.net.au