Satu dari sekian banyak elemen penting yang dapat memastikan keberlangsungan operasional dari perpustakaan adalah staf perpustakaan itu sendiri. Dalam perkembangan teknologi modern saat ini, tugas mereka lebih dari sekadar menyusun buku di rak atau melakukan pencatatan peminjaman buku secara manual.
Lebih dari itu, staf perpustakaan dituntut untuk bisa beradaptasi dalam melakukan pelayanan berbasis teknologi informasi canggih. Adaptasi ini akan membantu kerja staf menjadi lebih efisien dan juga relevan dengan kebutuhan zaman. Di dalam proses adaptasi ini, staf perpustakaan akan mempelajari banyak hal tentang apa itu digital filing.
Digital filing sendiri menjadi salah satu keterampilan penting dalam era perpustakaan modern, di mana keterampilan ini menjadikan layanan perpustakaan terintegrasi, cepat dan efisien.
Di dalam artikel ini, mimin akan menjelaskan lebih dalam tentang apa itu digital filing lengkap dengan alasan mengapa digital filing wajib dikuasai oleh staf perpustakaan sekarang ini. Adapun penjelasan ini, banyak terinspirasi dari Duta Training. Semoga artikel ini bermanfaat ya!
Apa itu Digital Filing?
Sesuai dengan namanya, digital filing adalah metode pengelolaan dokumen dan informasi dalam bentuk digital. Metode ini memanfaatkan sistem pengelolaan data yang terstruktur dengan rapi. Di dalamnya, terdapat proses penting dimulai dari penyimpanan, pengorganisasian, pengindeksan, hingga pencarian dokumen secara elektronik.
Baca Juga:Â 5 Peran AI untuk Administrasi Keuangan, Salah Satunya Adalah Ampuh Cegah Fraud!
Tujuan utama dari digital filing ini jelas adalah untuk menciptakan sistem penyimpanan informasi yang efisien, mudah diakses, serta aman. Di dalam prosesnya, kita bisa menemukan banyak keunggulan dari digital filing jika dibandingkan dengan sistem pengarsipan tradisional.
Alasan Mengapa Staf Perpustakaan Wajib Menguasai Digital Filing
Penjelasan mengenai alasan mengapa staf perpustakaan wajib menguasai digital filing ini, sekaligus menjadi jawaban keunggulan yang dimilikinya dibandingkan dengan sistem perpustakaan tradisional.
1. Efisiensi Pengelolaan Informasi
Alasan pertama mengapa staf perpustakaan wajib menguasai digital filing adalah karena digital filing mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan informasi. Melalui sistem ini, staf bisa dengan mudah & cepat mengatur koleksi digital. Setiap dokumen dapat diindeks sesuai dengan kategori, tanggal atau subjek tertentu yang diinginkan.
Kegiatan seperti peminjaman bahan bacaan, pencarian referensi, dan proses pelaporan data koleksi dari staf perpustakaan menjadi lebih mudah. Lebih dari itu, digital filing bahkan dapat membantu staf dalam proses backup dan pemulihan data dengan cepat dan akurat. Sistem kerja yang aman dan juga terkontrol perlahan akan tercipta.
2. Aksesibilitas yang Lebih Luas
