Meningkatkan Kompetensi Petugas Tata Usaha Melalui Pelatihan Korespondensi

Sebagai lembaga sekolah, Sekolah Penggerak di Kabupaten Grobogan melakukan aktivitas surat menyurat dalam berbagai keperluan, seperti undangan, surat pemberitahuan, permohonan, dan sebagainya. Namun, mengingat Sekolah Penggerak Kabupaten Grobogan berfokus pada pengembangan kualitas guru, siswa, dan manajemen sekolah dengan menggunakan metode pembelajaran yang inovatif dan efektif, maka sebaiknya pelaksanaan surat menyurat di sekolah ini juga dilakukan dengan cara yang inovatif dan efektif. 

Permasalahan yang dihadapi mitra 1) Pembuatan surat masih secara manual memakan waktu dan tenaga cukup banyak 2) Kurangnya pengetahuan tentang format dan tata cara penulisan surat menyurat yang benar dan tepat. 3) Kurangnya pemahaman tentang penggunaan perangkat lunak komputer untuk menghasilkan surat menyurat yang efisien dan mudah dikelola. 4) Kurangnya standar dan konsistensi dalam penulisan surat menyurat. 5) Kurangnya pemahaman tentang jenis-jenis surat dan tujuan masing-masing surat. Solusi yang ditawarkan kepada mitra adalah: 

pelatihan pembuatan Full Form Letter berbasis MS Excel bagi petugas tata usaha di Sekolah Penggerak Kabupaten Grobogan. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi petugas tata usaha dalam hal korespondensi surat menyurat. Metode yang akan dilakukan meliputi 1) Persiapan dan perencanaan, 2) Pendahuluan: pengenalan terhadap peserta dan tujuan dari pelatihan, 3) Pemberian materi dan praktik pelatihan, Diskusi dan tanya jawab, 5) Evaluasi dan penilaian, 5) Tindak lanjut

Oleh karena itu pengabdi yang terdiri dari Dian Fithra Permana, S.Pd., M.Pd., sebagai ketua dan dianggotai oleh Aulia Prima Kharisma Putra, S.Pd., M.Pd., Hana Neti Purasani, S.Pd., M.Pd. , beserta tiga mahasiswa yaitu Valeninda Adhisti Fridhasandy , Dewi Ambarwati , Kuntum Latifatur Rosyida dari Fakultas Ekonomika dan Bisnis (FEB) Universitas Negeri Semarang berinisiatif membantu masyarakat untuk mengadakan pengabdian kepada masyarakat dengan judul PENINGKATAN KOMPETENSI PETUGAS TATA USAHA SEKOLAH DALAM KORESPONDENSI MELALUI PELATIHAN PEMBUATAN FULL FORM LETTER BERBASIS MS EXCEL DI SEKOLAH PENGGERAK KABUPATEN GROBOGAN. Dengan diadakannya pengabdian ini diharapkan para petugas Tata Usaha di sekolah – sekolah penggerak kabupaten Grobogan dapat meningkatkan kompetensi dalam pekerjaan mereka terutama terkait pembuatan surat yang dengan system otomatisasi Microsoft excel yang dapat membantu efisiensi kerja mereka.

Setelah dilaksanakannya pengabdian ini tentunya peserta memperoleh dampak positif mengenai korespondensi atausuratb menyurat. Mereka menjadi tahu bagaimana cara membuat surat yang baik sesuai dengan peraturan baku, mereka juga mengetahui bagaimana bentuk – bentuk surat yang diakui secara internasional, tahu akan bagian – bagian penyusun surat yang lengkap, dan penggunaan bahasa surat yang baik. 

Disamping itu peserta pelatihan yang merupakan tenaga kependidikan / Tata Usaha (TU) mendapatkan pengetahuan membuat surat hanya dengan menginput data pada Microsoft excel yang dapat ditampilkan dengan bentuk surata penuh lengkap dengan semua bagian – bagian surat pada Microsoft excel. Hal tersebut dapat meningkatkan kompetensi mereka terkait pekerjaan mereka dalam hal administratif khususnya surat menyurat. Kelebihan dari hasil pengabdian ini adalah efisiensi dan efektivitas peserta dalam membuat surat meningkat. Sedangkan kelemahannya hasil surat yang muncul di Microsoft word apabila ingin dibuat dalam bentu yang berbeda masih harus mengedit secara manual