"E-Arsip" Inovasi Perancangan E-Arsip Berbasis Microsoft Access di SMKN 1 Bandung dari Tim PKM-RSH UPI

Kegiatan PKM atau yang biasa dikenal juga dengan Program Kreativitas Mahasiswa merupakan sebuah program yang diinisiasikan oleh Direktorat Jendral Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia. 

Program ini dibentuk dengan tujuan untuk mewadahi potensi dan kreativitas mahasiswa Indonesia dalam mengkaji, mengembangkan, dan menerapkan ilmu dan teknologi yang telah dipelajarinya di perkuliahan kepada masyarakat luas. 

Dari banyaknya tim yang lolos dalam Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) kami adalah salah satu tim yang lolos pada tahap pendanaan dengan skema PKM yaitu PKM-Riset Sosial Humaniora atau yang dapat disebut PKM-RSH. 

Tim ini diketuai oleh Diana Dewi Lestari yang beranggotakan tiga orang yakni, Nasrihati Ika Riastu Ningsih, Sopi Sopiah dan Sabrina Demi Rahayu dari Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran FPEB UPI dengan dosen pembimbing Ibu Dr. Fahmi Jahidah Islamy, SMB., MM. Adapun untuk Judul penelitian PKM-RSH kami adalah "Optimalisasi E-Arsip Berbasis Microsoft Access Pada Masa Pandemi Covid-19 di SMKN 1 Bandung".

Kegiatan PKM tahun ini tidak jauh berbeda dengan tahun sebelumnya, karena masih dilanda pandemi Covid-19 sehingga pelaksanaannya masih belum memungkinkan untuk dilaksanakan secara luring. 

Oleh karena itu, proses komunikasi memanfaatkan aplikasi seperti WhatsApp dan Zoom Meeting. Untuk pengumpulan data dari responden, kami memberikan kuesioner melalui Google Form. Adapun Jenis luaran dari penelitian ini antara lain yaitu: (1) laporan kemajuan dan laporan akhir; (2) E-Arsip (Sistem penyimpanan arsip berbasis Microsoft Access); (3) artikel ilmiah yang akan dipublikasikan ke dalam Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan (JAMP); (4) Hak Kekayaan Intelektual (HaKI) berupa sistem E-Arsip berbasis  Microsoft Access, Buku Pedoman E-Arsip dan video tutorial penggunaan Sistem E-Arsip Berbasis Microsoft Access.

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, arsip diciptakan sebagai sumber informasi, bukti, pusat ingatan, dan pertanggungjawaban bagi organisasi/lembaga. 

Penyimpanan arsip secara manual dapat menimbulkan kendala seperti kesulitan penemuan kembali secara cepat sehingga terjadi penumpukan. Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin modern serta dengan adanya pandemi covid-19 ini membuat pengelolaan arsip juga semakin berkembang, sehingga organisasi yang menciptakan arsip secara manual beralih ke elektronik (Oktaviani and Nelisa, 2015). 

Teknologi yang semakin maju juga memberi dampak positif bagi dunia kearsipan, terutama dalam temu kembali arsip yang jika dibutuhkan dapat langsung ditemukan (Sugiharto, 2012). 

Perubahan tersebut tentunya dapat memberikan pengaruh yang sangat besar bagi sebuah lembaga termasuk pada lembaga pendidikan, lembaga pemerintahan dan lembaga swasta. Jika dikaitkan dengan bidang administrasi tiap-tiap lembaga pasti mengharapkan manajemen arsip yang baik, di mana kearsipan bisa berjalan secara teratur dan terstruktur.

Maka dari itu berdasarkan pemaparan di atas, dalam PKM-RSH ini kami memberikan solusi berupa inovasi perancangan E-Arsip berbasis Microsoft Access. Microsoft Access merupakan salah satu sistem manajemen database berbasis data relasional artinya mampu menghimpun informasi yang saling berhubungan dengan tujuan tertentu.