Misalkan anda memiliki suatu ide untuk mengadakan acara perlombaan Olahraga dalam sekolah, atau anda seorang pegawai yang memiliki ide untuk proyek pembangunan cabang perusahaan di suatu tempat. Tidak mungkin anda hanya berjalan masuk ke ruang direksi dan mengatakan, "Aku butuh dana untuk suatu acara/kegiatan!" Sudah pasti mereka akan menolak, bahkan memberikan suatu peringatan karena alasan ketidaksopanan. Tapi, mereka pasti akan mengatakan sesuatu tentang proposal dan meminta kamu untuk membuatnya. Nah, kalau begitu, apa itu proposal? Dan mengapa proposal penting untuk dibuat?
Menurut KBBI, proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Dengan kata lain, proposal adalah rencana suatu acara/proyek yang tertulis. Proposal sendiri digunakan untuk berbagai hal, tapi umumnya untuk mendapatkan persetujuan dari pihak bersangkutan supaya acara/proyek dapat dilakukan. Selain itu, proposal juga digunakan untuk meminta bantuan baik peralatan ataupun dana untuk menjalankan acara/proyek. Berikut fungsi-fungsi dari proposal:
- Memberitahukan kepada pihak lain mengenai acara/proyek yang akan  diselenggarakan secara rinci dan formal;
- Mengajak pihak lain untuk terlibat dalam kegiatan yang kita usulkan;
- Mendapatkan persetujuan pihak kedua untuk terlibat dalam sebuah acara/proyek yang kita usulkan;
- Menjadi alat untuk mengajukan diri dalam menyediakan layanan yang dibutuhkan (dalam bisnis - Proposal Tender)
- Mengajak pihak lain untuk melakukan kolaborasi yang menguntungkan kedua belah pihak (dalam bisnis - Proposal tender)
Proposal sendiri ada banyak bentuknya. Secara umum, terdapat proposal kegiatan dan proposal tender/proyek. Jenis-jenis roposal sendiri dibagi menjadi 2, yaitu berdasarkan tujuannya dan berdasarkan formatnya.
Terdapat 4 jenis proposal berdasarkan tujuannya, yaitu:
- Proposal Penelitian
Proposal ini umumnya dibuat oleh mereka yang berada di lingkungan pendidikan. Proposal ini dibuat saat seseorang hendak melakukan suatu penelitian. Biasanya dalam proposal ini terlampir rencana penelitian serta peralatan dan fasilitas yang dibutuhkan. - Proposal Proyek/Tender
Proposal ini dibuat oleh perusahaan atau pihak lain yang berencana melakukan pembangunan, renovasi, revitalisasi, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pembangunan. Proposal ini terlampir rencana pembangunan, rincian anggaran, maket/design, dan hal-hal lain yang diperlukan untuk menjelaskan rencana proyek tersebut. - Proposal Kegiatan
Proposal ini dibuat untuk sebuah kegiatan tertentu. Dalam lingkungan sekolah, terutama pihak OSIS, proposal kegiatan merupakan hal yang penting untuk dibuat. Seperti proposal lain, proposal ini terlampir rencana kegiatan dan rincian anggaran yang dibutuhkan. - Proposal Bisnis
Proposal ini biasa digunakan untuk kegiatan bisnis pribadi maupun kelompok seperti proposal untuk mendirikan usaha, kerja sama, dan lain lain. Proposal ini terlampir rencana yang diajukan, baik rencana kerja sama, rencana pendirian usaha, atau rencana lain-lain yang berhubungan.Â
Selain itu, terdapat 3 jenis proposal berdasarkan formatnya, yaitu:
- Proposal Formal: Proposal Resmi yang memiliki struktur dan bahasa yang baku;
- Proposal Semi Formal: Proposal yang memiliki struktur yang tidak terlalu baku, tetapi tetap memiliki bahasa baku; dan
- Proposal Non-Formal: Proposal tidak remsi dan baku yang bersifat fleksibel (surat atau memorandum).
Struktur proposal sendiri sebenarnya tidak menentu. Suatu proposal dibuat berdasarkan struktur yang digunakan oleh instansi tersebut. Suatu instansi dapat saja menyertakan suatu bagian mengenai tujuan khusus suatu acara, sementara instansi lain tidak. Selain itu, suatu instansi dapat menyertakan suatu bagian mengenai penanggung jawab tiap fase pembangunan, sementara instansi lain tidak. Struktur proposal secara rinci sangat bergantung pada kebiasaan atau sistem yang diminati suatu perusahaan/instansi.
Tapi, (secara umum) struktur proposal terdiri dari:
- Pendahuluan/Latar Belakang
- Isi
Biasanya bagian ini ditulis dalam beberapa bagian tergantung jenisnya.
Dalam proposal kegiatan terdapat nama kegiatan, tujuan kegiatan, tema kegiatan, dasar kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, susunan acara, susunan panitia, dan anggaran dana.
Dalam proposal tender terdapat nama proyek, tujuan proyek, manfaat proyek, landasan pelaksanaan, nama proyek, lokasi proyek, personalia proyek, rencana kerja, dan rincian anggaran. - Penutup
- Data Pelengkap Proposal/Lampiran
Biasanya bagian ini terdapat data-data tambahan yang tidak dapat disertakan langsung dalam proposal.
Itulah penjelasan mengenai proposal, fungsinya, serta strukturnya. Sekarang, jika anda memiliki suatu ide untuk suatu acara ataupun proyek, ingatlah untuk membuat suatu porposal jika anda memang berniat mengadakannya. Semoga bermanfaat dan terima kasih!
