Peran Protokol di Balik Layar

Bayangkan Anda menghadiri sebuah acara kenegaraan. Ruangannya tertata rapi, tamu-tamu duduk sesuai jabatan dan semua berjalan dengan lancar. Di balik kerapian itu, ada tim yang bekerja tanpa terlihat sorotan kamera, mereka adalah para petugas protokol.

Dalam kehidupan sehari-hari di institusi pemerintahan, peran protokol kerap luput dari perhatian publik. Padahal merekalah garda depan dalam menjaga kehormatan dan wibawa pimpinan. Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa citra seorang pemimpin, sebagian besar dibentuk dari bagaimana ia ditampilkan ke publik melalui kerja protokol.

Secara sederhana, keprotokolan adalah serangkaian aturan dan tata cara dalam pelaksanaan acara resmi atau kenegaraan. Hal ini mencakup tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan terhadap seseorang sesuai dengan kedudukannya. Dalam konteks formal, Indonesia mengaturnya dalam Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.

Namun lebih dari sekadar mengatur urutan duduk atau siapa berbicara lebih dulu, protokol adalah seni menjaga marwah pimpinan. Bagi seorang Gubernur, Rektor, Menteri, atau siapa pun yang memegang jabatan tinggi, tampil di depan publik bukan hanya soal menyampaikan pidato. Setiap gerak-gerik, posisi duduk, urutan penyambutan, hingga cara berdiri saat lagu kebangsaan diputar, semua merepresentasikan wibawa institusi.

Di sinilah protokol berperan, diantaranya yaitu

• Menjamin penghormatan sesuai jabatan. Jangan sampai seorang pejabat tinggi justru diabaikan dalam urutan acara. Ini bukan soal ego, melainkan tentang simbol negara dan etika pemerintahan.
• Membangun kesan profesional. Sebuah institusi terlihat tertata ketika acaranya berjalan rapi. Hal ini menciptakan citra positif, baik di mata tamu domestik maupun internasional.
• Melindungi pimpinan dari situasi tidak nyaman. Protokol memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan siap mengatasi kendala secara cepat dan tak kentara.

Tugas protokol terbagi dalam tiga fase utama:

1. Sebelum Acara Menyusun susunan acara yaitu Menentukan tata tempat dan siapa duduk di mana, Berkoordinasi dengan semua pihak terkait (logistik, keamanan, media), Menyiapkan pidato, dokumen, dan kebutuhan pimpinan
2. Saat Acara Berlangsung yaitu Mendampingi pimpinan dan memastikan kenyamanan, Mengatur alur masuk dan keluar tamu, Memberikan aba-aba untuk pelaksanaan acara, Menjaga agar suasana tetap tertib dan sesuai rencana
3. Setelah Acara yaitu Mengantar pimpinan keluar Lokasi, Menyusun laporan pelaksanaan, Mengevaluasi kekurangan untuk perbaikan ke depan

Tugas protokol bukan tanpa hambatan. Dalam pelaksanaannya atau kondisi di lapangan, sering kali mereka dihadapkan pada:

• Perubahan jadwal mendadak. Misalnya, pejabat penting terlambat hadir atau ada perubahan susunan acara di menit terakhir.
• Keterbatasan personel yang berpengalaman. Tidak semua orang siap menjalankan tugas protokoler yang penuh presisi.
• Kurangnya persepsi yang sama. Saat penugasan dilakukan secara bergantian antar pegawai, dibutuhkan pemahaman yang seragam mengenai standar keprotokolan.
• Kegiatan di luar jam kerja. Karena acara penting tidak mengenal waktu, protokol harus siap siaga kapan pun diperlukan.

Meski begitu, semangat pelayanan dan loyalitas terhadap institusi membuat para petugas protokol tetap bekerja secara profesional. Bahkan banyak di antara mereka yang rela mengesampingkan kenyamanan pribadi demi keberhasilan acara.

Kesalahpahaman umum adalah menyamakan protokol dengan MC atau pembawa acara. Padahal, protokol punya peran strategis dalam menyusun seluruh mekanisme acara, dari awal hingga akhir.

Mereka juga harus memiliki kemampuan komunikasi, diplomasi, personal grooming, serta memahami etika pemerintahan. Di beberapa lembaga, bahkan protokol dilatih khusus untuk menghadapi tamu negara atau pejabat tinggi luar negeri.

Seorang pemimpin tidak bisa bekerja sendiri. Agar visinya tersampaikan dan wibawanya terjaga, dibutuhkan tim yang memahami detil dan nilai-nilai simbolik yang harus ditampilkan. Protokol berperan membingkai figur pimpinan dalam kemasan yang pantas, terhormat, dan sesuai etika negara.