Latar Belakang
Audit Mutu Internal (AMI) merupakan proses pengujian yang sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di perguruan tinggi sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. Audit sebagai wujud evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi. Sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Pasal 5 ayat (2) yaitu evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dilakukan melalui audit mutu internal.
E-Audit merupakan inovasi layanan bagi berlangsungnya proses audit mutu internal. Audit mutu internal telah berjalan sejak Tahun 2009. Semua proses audit (perencanaan, pelaksanaan, pelaporan hasil audit dan kegiatan pasca audit) dilakukan secara elektronik jika memakai e-Audit. Pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti atas informasi yang diberikan Auditee serta laporan tingkat kesesuaian dan kriteria-kriteria dilaksanakan secara elektronik. Auditor dan Auditee akan dilatih dan harus dapat melaksanakan e-Audit agar kompeten dan independen.
E-Audit ini dilatarbelakangi adanya tuntutan penyelenggaraan audit mutu internal yang lebih cepat dan efisien sehingga proses audit mutu internal sesuai dengan tujuan/sasaran dan evaluasi penerapan sistem penjaminan mutu dapat dilakukan cepat dan tepat. Pengambilan keputusan juga menjadi cepat dengan dasar hasil audit secara elektronik. Audit mutu internal dengan cara konvensional kurang efektif. Saat ini, teknologi informasi berkembang sangat pesat. Audit harus mengikuti kemajuan teknologi. Termasuk dalam hal audit mutu internal diperlukan terobosan-terobosan baru. Salah satunya dengan cara membangun dan mengembangkan e-Audit.
Kelebihan dan Penerapan e-Audit
Proses audit mutu internal dengan e-Audit sebenarnya sama seperti audit dengan tatap muka, hanya saja semua dilakukan secara elektronik dan Sistem Informasi Audit. Dari persiapan sebelum audit yaitu perumusan dan tujuan audit, penentuan lingkup audit, penentuan auditor, penentuan jadwal dan persiapan dokumen semua diunggah pada e-Audit.
Ini lebih cepat dan efektif serta tepat waktu karena menggunakan batas waktu berdasarkan sistem yang telah disetting pada e-Audit. Checklist atau daftar tilik yang harus diacu oleh auditor dapat dilihat pada e-Audit. Pembukaan audit mutu internal dapat dilakukan secara elektronik. Sambutan Rektor dan arahan Kepala Badan Penjaminan Mutu dapat dibaca secara online atau direkam dan diunggah pada e-Audit.
Kegiatan audit yang biasanya harus tatap muka dapat dilakukan secara elektronik juga. Tim auditor unggah daftar pertanyaan. Auditee wajib mengisi jawaban dari pertanyaan tersebut dengan disertai bukti-bukti. Auditor kemudian membaca dan merespon jawaban tersebut. Auditee diberikan waktu juga untuk menjawab atas respon auditor tersebut. Terjalin diskusi dan ditemukan akar masalah serta pemecahan masalah dari temuan audit. Upaya perbaikan dihasilkan dari diskusi pada e-Audit.
Temuan audit yang baik adalah temuan yang bukan temuan personel atau individu tetapi temuan tentang sistem yang harus diperbaiki. Temuan diunggah oleh auditor pada e-Audit dengan tetap memperhatikan PLOR. Problem (masalah yang ditemukan), location (lokasi ditemukan problem), objective (bukti temuan) dan reference (dokumen yang mendasari).
Dalam penandatangan temuan bisa dilakukan dengan tanda tangan elektronik (e-Sign). Temuan setelah dirangkum dan diunggah dapat digunakan sebagai dasar penentuan kebijakan dan penyusunan rencana tindak lanjut. Laporan harus berisi data lengkap, akurat dan objektif. Bahasa laporan sebaiknya menggunakan bahasa yang lugas, jelas, tepat, sistematis dan menarik.
Pengembangan e-Audit dapat berjalan dengan baik jika ada kerjasama lintas unit dan membutuhkan komitmen semua. Komitmen ini penting sekali. Ruh dalam melakukan audit mutu internal adalah komitmen. Â E-Audit dapat diterapkan jika semua sadar akan pentingnya audit dan semua memegang komitmen Bersama untuk maju dan meningkatkan mutu. Audit akan benar-benar membantu peningkatan mutu. Audit bukan merupakan beban teknis dan rutinitas belaka. Audit harus menghasilkan upaya perbaikan, terus diperbaiki, diperbaiki lagi sampai menjadi sempurna.
Kendala e-Audit
Risiko e-Audit lumayan besar dan menantang. E-Audit memiliki risiko keamanan data yang semakin tinggi sebab sistem yang digunakan menggunakan jaringan internet. Risiko ini bisa jadi merugikan. Ada kemungkinan data akan dapat diakses diluar kepentingan pemeriksaan audit.
Kendala lain harus ada perubahan pola pikir dan perubahan tata kelola manajemen yang biasanya tatap muka dan melihat dokumen langsung berubah ke elekronik. Tidak semua sumber daya manusia dapat menlaksanakan e-Audit. Biaya pengadaan software juga cukup mahal dan biaya membuat e-Audit harus dilakukan secara professional. Terlebih beban kerja sudah tinggi dan keterbatasan programmer.
Dampak Positif e-Audit
Data e-Audit berupa paperless maka mempunyai keunggulan yaitu retensi dokumen yang lebih lama dan handal serta bisa lebih dari 10 tahun, tidak membutuhkan ruangan yang besar untuk penyimpanan, akses data yang lebih cepat, analisis temuan lebih mudah, memudahkan pengambilan keputusan bagi pengambil kebijakan. Pengumpulan data menjadi cepat. Data sewaktu-waktu dapat diakses dan bersifat real time online. Ini lebih baik dan lebih efektif apabila dibandingkan dengan cara konvensional.
Pengetahuan auditee dan auditor dibidang komputer mutlak dibutuhkan karena pelaksaan audit dilakukan berbasis komputer. Auditor harus belajar lagi tentang teknologi informasi dan komputer. Serta auditee disetiap unit kerja juga mutlak harus menguasai. Efek positifnya akan terjadi perlombaan dalam meningkatkan ilmu pengetahuan dan keahlian khususnya dibidang teknologi informasi. Auditor menjadi memiliki kemampuan telusur yang lebih tinggi dan berkompetensi dilingkup unit yang diaudit.
Simpulan
E-Audit dibutuhkan mekanisme kontrol dari semua dokumen yang diunggah oleh auditee dan auditor. Ini berarti Badan Penjaminan Mutu akan mengawal dan memverifikasi dan menelaah setiap dokumen yang diunggah kedua belah pihak. History jalannya audit juga dipantau oleh Badan Penjaminan Mutu.
Badan Penjaminan Mutu berkewajiban mengeluarkan rekomendasi kepada Pimpinan Universitas dalam setiap pengambilan keputusan terkait peningkatan mutu perguruan tinggi. Rekomendasi ini bermanfaat bagi Pimpinan Universitas dalam mengembangkan berbagai program untuk mencapai tujuan perguruan tinggi.
E-Audit harus dipandang sebagai alat manajemen yang dipakai untuk memastikan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan dan untuk mencaari peluang peningkatan di segala aspek baik proses maupun sistem. E-Audit bukan hanya sekedar memenuhi syarat minimum standar tetapi lebih dari itu, yaitu mengukur tingkat keefektifan sistem manjemen mutu.
Badan Penjaminan Mutu sangat membutuhkan masukan dari semua pihak. Masukan ini sangat berharga dan harus ditindaklanjuti. Evaluasi dan deteksi dini terhadap kelemahan e-Audit akan terus dilakukan demi kemajuan kampus. Mari Bersama kita membangun Budaya Mutu di kampus tercinta menuju terciptanya Peradaban Indonesia yang Unggul. Quality is not an Act, it is a Habit.
Artikel ditulis 14 April 2020. Artikel ini meraih Juara 3 Lomba Penulisan Artikel Tenaga Kependidikan Berprestasi Kategori Kepala Unit.
