Dalam setiap event, besar atau kecil, pasti akan selalu ada divisi/bidang/seksi yang memiliki beberapa tugas untuk mempersiapkan event. Oleh karena itu, penting untuk membentuk divisi-divisi yang akan menopang terselenggaranya event.
Saat pembentukan divisi, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan. Pertama, jumlah divisi yang dibentuk. Hal ini penting untuk menghindari ketimpangan job desc antar divisi. Misalnya event yang dibuat bersifat online, maka tidak perlu ada divisi logistik, karena tidak ada barang yang harus dipersiapkan di lokasi event.
Kedua, jumlah panitia dalam satu divisi. Ada istilah "Adil bukan berarti sama rata, tetetapi adil berarti sesuai porsinya", begitu juga dengan menentukan jumlah panitia dalam satu divisi, harus sesuai dengan berat beban tugas yang dipikulnya. Misalnya divisi acara berjumlah tujuh orang karena beban yang dipikul lebih besar dibanding divisi humas yang bisa diisi oleh empat orang.
Penting juga untuk menempatkan orang yang tepat di divisi yang tepat, jangan asal membentuk divisi yang berisi orang-orang kurang kompeten, sehingga akan berpengaruh terhadap kinerja yang dihasilkan. Pertimbangan yang bisa dipakai adalah rekam jejak dari setiap orang, bila si A menjadi Moderator yang bagus di event sebelumnya, kita bisa meminta dia untuk kembali menjadi anggota bidang acara.
Terakhir, job desc setiap divisi jelas. Pastikan setiap divisi yang sudah dibentuk memiliki job desc yang jelas. Artinya tidak ada job desc yang membingungkan, menimbulkan kesalahpahaman, atau bahkan tertukar dengan divisi lain.
- Buat anggaran
Harus diakui, sebuah event tidak akan terlepas dari yang namanya "anggaran", sekalipun untuk event yang sederhana. Oleh karena itu, sangat penting untuk merencanakan seberapa besar anggaran yang ada dan yang dibutuhkan. Jangan sampai ekspektasi kamu terlampau tinggi untuk mengadakan sebuah event sedangkan anggaran yang tersedia tidak mendukung.
Mulailah dengan membuat daftar kebutuhan yang memerlukan anggaran, seperti biaya penyewaan tempat, biaya untuk pembicara, dan lain sebagainya. Saat menentukan kebutuhan anggaran, cobalah untuk se-transparan mungkin dengan semua orang, jangan hanya ditentukan oleh ketua pelaksana dan bendahara, tetapi juga mendapat persetujuan dari setiap divisi, karena bisa jadi salah satu sumber pendapatan anggaran ini berasal dari uang patungan para panitia.
Kemudian, diskusikan bersama untuk menentukan dari mana saja sumber pendapatan yang akan diperoleh, apakah dari patungan panitia, berwirausaha, atau melalui kerja sama sponsorship.
- Rencanakan rundown event dari jauh-jauh hari
Mungkin di antara kita masih ada yang membuat rundown event satu atau dua hari menjelang hari pelaksanaan. Ketahuilah kompasianer, cara tersebut tidak efektif dan harus segera ditinggalkan.
Hal yang akan paling terasa jika kamu masih menggunakan cara tersebut ialah banyaknya masalah yang terjadi selama pelaksanaan, seperti waktu pelaksanaan yang tidak sesuai jadwal, tidak ada plan B, atau bahkan tidak semua panitia paham betul dengan alur event yang terdapat dalam rundown sehingga acara menjadi cacat.
Sebelum hal itu terjadi, cobalah buat gambaran kasar dari jauh-jauh hari rundown event yang akan dimasukkan, seiring dengan perkembangan dan kesepakatan bersama rundown yang sudah dibuat bisa terus direvisi sehingga pada saat hari pelaksanaan sudah terdapat rundown final yang benar-benar matang.
- Buat timeline
