Secara tradisional, sistem penilaian kinerja berpusat pada wawancara setahun sekali antara manajer dan karyawan. Diskusi itu sering kali merupakan tinjauan tentang ciri-ciri perilaku atau karakteristik pribadi karyawan. Perencanaan dan peninjauan kinerja harus menjadi proses sepanjang tahun dan harus berfokus pada persyaratan dan pencapaian kinerja, bukan pada orang atau kepribadian karyawan.
Dengan kata lain, diskusi kinerja formal seharusnya tidak mengejutkan. Ini harus menjadi kesempatan bagi orang-orang yang bekerja bersama sepanjang waktu untuk mengambil langkah mundur dari hubungan mereka sehari-hari, untuk meringkas periode yang baru saja berlalu dan, berdasarkan pengalaman dan tujuan bisnis atau operasi unit tersebut atau departemen, rencanakan waktu atau pekerjaan ke depan.
Wawancara penilaian kinerja tradisional sering kali melibatkan serangkaian kritik yang dianggap 'konstruktif' terhadap kinerja masa lalu, dari mana karyawan diharapkan untuk belajar dan mendapatkan motivasi untuk berbuat lebih baik di masa depan. Sayangnya, kritik—bahkan kritik 'konstruktif'—tidak memiliki efek ini pada kebanyakan orang. Dan karena wawancara biasanya berfokus pada apa yang salah, pujian memiliki dampak yang kecil dalam wawancara penilaian kinerja. Karyawan melihat pujian hanya sebagai pembungkus kritik yang mereka anggap sebagai tujuan sebenarnya dari wawancara.
Wawancara setahun sekali bukanlah waktu yang tepat untuk mengetahui kesalahan individu atau insiden kinerja yang tidak memadai; mereka seharusnya ditangani ketika itu terjadi. Juga, dalam pandangan saya, bukan saat yang tepat untuk membicarakan aspirasi masa depan seorang karyawan. Ini bukan tempat atau waktu terbaik, dan manajer juga bukan orang terbaik untuk mengajukan pertanyaan seperti 'Di mana Anda ingin berada dalam waktu lima tahun?' Tujuan utama dari diskusi kinerja adalah untuk memungkinkan dua orang yang 'mengontrak ' untuk kinerja tertentu untuk mengambil gambaran tentang hasil kontrak itu, dan untuk menyetujui apa yang harus terjadi di masa depan.
Pelatihan untuk pengulas
Mengingat betapa pentingnya perencanaan dan tinjauan kinerja bagi organisasi dan individu, sangat mengejutkan betapa sedikit perhatian yang diberikan untuk memastikan bahwa manajer dan peninjau lainnya memiliki pemahaman dan keterampilan yang dibutuhkan agar mereka efektif dalam kegiatan ini. Kebanyakan pengulas akan mendapat manfaat dari informasi atau pelatihan di beberapa bidang.
- Keterampilan komunikasi tatap muka.Â
- Merumuskan target dan standar kinerja.
- Bias dan kesalahan dalam tinjauan kinerja. Peninjau yang menyadari masalah bias dan kesalahan lebih cenderung menghindarinya dalam penilaian mereka.
- Keterampilan observasi. Peninjau dapat dilatih untuk mengumpulkan data secara sistematis sehingga mewakili seluruh perilaku dan kinerja karyawan. Hal ini menambah akurasi dan penerimaan penilaian mereka.
- Menetapkan kerangka acuan. Organisasi memiliki cara berbeda untuk memastikan bahwa istilah yang digunakan dalam tinjauan kinerja—misalnya, 'efektif' dan 'tidak efektif' atau 'memuaskan' dan 'tidak memuaskan'—memiliki arti yang sama di beberapa departemen atau unit bisnis. Beberapa memasukkan definisi dalam formulir tinjauan mereka atau menggunakan instrumen yang menyertakan deskripsi perilaku (misalnya BARS, atau BOS). Yang lain membawa peninjau bersama untuk membahas standar yang diharapkan dan jenis perilaku apa yang mungkin menunjukkan kinerja tingkat rendah, sedang, atau tinggi. Studi kasus dan permainan peran dapat digunakan untuk memberikan contoh 'kehidupan nyata'.
Tentu saja, orang-orang yang kinerjanya akan ditinjau akan mendapat manfaat dari beberapa pelatihan juga. Komunikasi yang efektif adalah proses dua arah. Beberapa organisasi memberi karyawan lokakarya satu atau dua hari yang dirancang untuk memperkenalkan mereka dengan sistem perencanaan dan peninjauan kinerja dan memberi mereka pelatihan khusus dalam komunikasi dan keterampilan terkait. Apa pun yang membantu orang menangani sistem, dan membuat mereka lebih nyaman dan percaya diri dalam pengoperasiannya, harus meningkatkan perencanaan dan tinjauan kinerja.
