Pada umumnya seorang motivator akan mengatakan kepada peserta seminar atau pelatihannya agar tidak terlalu banyak berencana, melainkan harus lebih memperbanyak aksi nyata. Action. Kerja, kerja, dan kerja.
Pernyataan ini memang ada benarnya, tapi tidak sepenuhnya tepat. Apalagi sebenarnya perencanaan itu berbeda dengan keinginan dimana seseorang yang banyak menginginkan sesuatu, banyak berangan-angan, dan banyak berandai-andai cenderung lemah dalam menunaikan langkah nyata guna mewujudkan semua harapannya.
Sebuah rencana diperlukan untuk memastikan suatu tujuan dapat terealisasi sebagaimana mestinya. Dengan kata lain, perencanaan menjadi satu paket dengan aksi dalam mencapai suatu visi di masa depan.
Abraham Lincoln pernah berkata bahwa cara terbaik untuk meramalkan masa depan adalah dengan menciptakannya. Sebuah upaya penciptaan yang baik adalah melalui upaya perencanaan yang baik pula. Ibarat membangun sebuah rumah, perencanaan dilakukan mulai dari anggaran, desain, hingga kontruksi hingga terlahir sebuah rumah yang baik.
Dalam teori ilmu manajemen pun dikenal konsep Plan, Do, Check, Action (PDCA) dimana antara Plan (perencanaan) dengan Action (aksi nyata) merupakan satu kesatuan yang mesti dikombinasikan secara sinergis satu sama lain.
Demikian pula untuk Do dan Check pada dasarnya juga memiliki makna serupa dengan Action dan Plan. Sehingga kedua hal ini mesti berjalan secara beriringan satu sama lain dan saling melengkapi.
Mengapa perlu adanya perencanaan? Hal ini tidak lain karena situasi dinamis yang terjadi dalam kehidupan kita. Semua hal di dunia ini secara umum tidak ada yang menggaransi kepastiannya.
Melalui perencanaan maka diharapkan setiap dinamika yang terjadi itu tetap berada dalam koridor yang kita tentukan, mampu kita jangkau, serta bisa dikendalikan. Meski mungkin ada beberapa hal diluar kendali, setidaknya proporsi kontrol kita bisa semaksimal mungkin mengambil peranan.
Sebuah perencanaan tentu tidak bisa dilakukan sembarangan dan serampangan. Ada beberapa aspek penunjang yang mesti disiapkan agar supaya perencaan yang dibuat nantinya bisa memberikan kontribusi maksimal terhadap hasil kerja yang dilakukan.
Aspek-aspek tersebut akan mempengaruhi kualitas rumusan dari rencana yang kita buat dan pada akhirnya menentukan kualitas pencapaian yang bisa kita peroleh di akhir cerita. Berikut adalah beberapa diantara aspek-aspek tersebut:
1. Wawasan umum perihal sesuatu yang menjadi ranah perencanaan
Seorang perencana (planner) tentu harus mengetahui dalam ranah apa ia hendak merencanakan sesuatu. Seorang perencana keuangan harus tahu seluk beluk masalah keuangan, seorang perencana produksi paham produk yang hendak diproduksi, Â seorang perencana bangunan harus tahu perihal ilmu struktur bangunan, dan lain sebagainya. Biarpun tidak paham secara mendalam untuk seluruh urusan detail, paling tidak seorang perencana harus tahu poin-poin krusial dari disiplin bidang yang dijalani. Saat hendak merencanakan masa depan diri kita sendiri pun perlu adanya wawasan tentang siapa diri kita, baik itu aspek kelebihan dan kekurangan diri, hingga pada hal-hal lain seperti bidang minat dan lain sebagainya. Perlu adanya big picture mapping atau sebuah gambaran besar untuk melihat koneksi yang terkait dengan perencanaan kita. Melalui hal ini maka sebuah rencana benar-benar akan mewakili pertimbangan segala sisi dan pada akhirnya diharapkan mampu mencapai tradeoff keberhasilan yang untung maksimal rugi minimal.
2. Batasan-batasan yang berlaku dalam sebuah bidang perencanaan
Tidak ada sesuatu yang sempurna. Tidak ada realitas yang ideal. Ada begitu banyak faktor yang berperan dalam kehidupan ini di segala bidang. Tapi seringkali seseorang melupakan poin krusial dimana ia memiliki keterbatasan tertentu sehingga seharusnya ada sebuah sikap menyesuaikan terhadap kondisi. Sayangnya, oleh karena ketidaktahuan atau mungkin karena terlalu percaya diri sikap demikian justru diabaikan.
Sebagai contoh, seorang yang memiliki riwayat penyakit tertentu hendaknya memahami batasan dirinya dalam beraktivitas. Ada alarm yang berbunyi kala batasan itu "dilanggar" untuk selanjutnya melakukan tindakan pemulihan kembali. Hal ini dimaksudkan bukan untuk menghalangi potensi besar kita, melainkan agar energi kita senantiasa terjaga dalam level yang konstan untuk beberapa waktu ke depan sehingga mencapai hasil yang diinginkan.
Selain itu kita bisa melihat sisi keterampilan dan bidang kerja yang kita geluti sebagai batasan yang dimaksud. Hendaknya sebuah rencana hari depan itu berada dalam lingkaran kemampuan serta keterampilan yang kita miliki sehingga upaya perwujudan rencana itu mampu terealisasi dengan baik. Apabila yang diinginkan adalah pencapaian yang jauh lebih besar, maka kita juga harus melihat batasan lain seperti peran kita disisi yang lain. Seseorang yang sudah berkeluarga dan mempunyai tanggungan yang harus dicukupi tentu tidak bisa seberani para bujangan dalam mengambil langkah spekulasi penuh risiko. Pertimbangan untuk sama-sama mencapai hasil terbaik dari berbagai sisi adalah ciri utama batasan dalam sebuah perencanaan.
3. Tujuan akhir dari sebuah upaya perencanaan
Setiap rencana tentu dibuat dengan maksud tertentu. Tanpa adanya tujuan akhir maka tidak ada gunanya perencanaan dibuat. Sehingga memahami tujuan akhir adalah syarat mutlak yang mesti dilakukan sebelum merumuskan suatu rencana. Disini kita mesti mempertimbangkan beberapa hal sehingga tujuan akhir itu terlihat lebih realistis untuk diwujudkan. Oleh karena itu setiap tujuan yang ingin diraih harus dijabarkan dalam sebuah "kerangka" yang SMART. Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-based. Spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan memiliki tenggat waktu. Dengan kata lain setiap tujuan harus diupayakan menjadi sesuatu yang "membumi" dan bukan di awang-awang.
Percuma saja merencanakan sesuatu yang tidak bisa dijangkau. Jikalau memang sebuah tujuan besar terlihat mustahil, maka harus kita telaah terlebih dahulu apakah memang benar demikian adanya. Berbagai pendekatan keilmuwan bisa dijadikan rujukan untuk menilai apakah sesuatu itu bisa diwujudkan atau tidak. Terkadang sesuatu yang dianggap mustahil sebenarnya masih memiliki keterjangkauan untuk diwujudkan. Perencanaan adalah jembatan untuk mewujudkan kemungkinan itu dalam kepastian.Â
4. Pengetahuan perihal sumber daya penunjang dalam eksekusi rencana
Ada beberapa tools, sarana prasarana, dan sumber daya penunjang untuk merealisasikan suatu rencana. Sebagai seorang perencana, apapun ranah perencanannya, amat diperlukan wawasan terkait hal ini. Merencanakan sesuatu ibarat menggabungkan kepingan-kepingan puzzle untuk membentuk rangkaian akhir yang lengkap. Untuk merealisasikan sebuah rencana seringkali kita tidak bisa melakukannya dengan tangan kosong atau seorang diri. Sumber daya ini harus dikenali agar strategi yang dirumuskan mampu diperankan dan dieksekusi dengan baik oleh setiap lini.
5. Skenario dan rencana cadangan berorientasi hasil akhir
Seorang perencana hanya memiliki satu tujuan, yaitu memastikan hasil akhir tercapai sesuai harapan apapun kondisinya. Sebuah cita-cita untuk menggapai karir tinggi harus tetap bisa diraih meskipun ada hambatan konflik dengan sesama rekan kerja atau atasan. Sebuah rumah harus tetap bisa berdiri biarpun kondisi cuaca seringkali tidak bersahabat. Akan selalu ada kendala, ujian, rintangan, dan cobaan dalam setiap langkah yang membuat semuanya tidak bisa berjalan mulus. Dinamika adalah sebuah keniscayaan bagi dunia perencanaan. Namun disitulah seninya. Setiap perencana dituntut mampu membuat berbagai skenario dan rencana-rencana cadangan untuk tetap memberikan hasil sesuai harapan. Ketika rencana A gagal, bukan berarti upaya selesai. Haruslah ada rencana B, C, D, dan seterusnya untuk tetap mengawal perwujudan dari sebuah tujuan. Kreativitas adalah poin krusial bagi seseorang yang tengah membuat perencanaan dalam suatu bidang.
Salam hangat,
Agil S HabibÂ
