Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah dan lain-lain) dari waktu lampau yang disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (kaset, video, disket dan sebagainya). Arsip tersebut biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Di sebuah buku berjudul Kearsipan yang ditulis oleh Dra. Loesida Roeliana, M.Si., dan Jatmiko Yogopriyatno,S.IP., M.Si dijelaskan arsip adalah dokumen resmi yang pada dasarnya hanya terbuka untuk kepentingan organisasi/instansi penciptanya. Keberadaannya melekat pada kewenangan fungsional sehingga pelayanan arsip harus mempertimbangkan informasinya, kepentingan fungsionalnya dan apakah digunakan oleh orang yang berhak. (2023: 22)
Era digitalisasi secara drastis merubah sistem dunia tak terkecuali lanskap manajemen arsip. Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi ini membawa peluang dan juga tantangan baru bagi organisasi. Peran arsip demikian penting untuk kelangsungan lembaga, organisasi atau perusahaan saat ini maupun masa depan.
Digitalisasi arsip merupakan sebuah proses mengubah dokumen arsip konvensional dari berbagai bentuk atau media ke dalam bentuk digital (Sugiharto, 2010) sehingga akses pada arsip tersebut akan lebih lama. Arsip elektronik atau digital arsip saat ini juga disebut dapat disebut sebagai solusi ketika menghadapi tantangan di dunia modern di era digitalisasi seperti sekarang ini. Namun, tidak semua perpindahan era dari analog ke digital seperti sekarang ini bisa berjalan dengan lancar, peralihan dari arsip fisik yang biasa digunakan atau sudah menjadi hal yang biasa dan berubah menjadi arsip elektronik tidak mudah dilakukan apalagi ketika suatu lembaga, organisasi atau perusahaan memiliki banyak pegawai.
Beberapa tantangan yang biasa sering dihadapi oleh perusahaan, lembaga, organisasi atau bahkan instansi pemerintahan yang mengubah arsip analog ke arsip elektronik agar proses operasional sehari-hari bisa menjadi lebih mudah. Tantangan dalam kegiatan tersebut meliputi resistensi atau penolakan dari manajemen bagi yang akan beralih menggunakan arsip elektronik dari arsip analog, resistensi atau penolakan dari beberapa pihak di dalam organisasi atau instansi itu tidak dapat dihindari. Pasalnya, kehadiran arsip elektronik akan mengubah cara kerja manajemen secara menyeluruh, sehingga manajemen sebagai poros organisasi atau lembaga harus menyesuaikan dengan cepat. Hal ini tentunya akan menyulitkan terutama jika manajemen tersebut belum terbiasa dengan dokumen format digital sepenuhnya.
Perubahan dalam penggunaan arsip elektronik yang relatif cepat juga menjadi salah satu kendala yang cukup besar yang biasanya dihadapi oleh lembaga, organisasi, perusahaan atau instansi pemerintahan yang berencana beralih dari arsip analog ke arsip digital. Perubahan budaya dalam pekerjaan ini juga bisa mengejutkan pegawai atau karyawan dan penyesuaian sistematis baru ini juga bisa menghambat pekerjaan. Banyak juga stigma yang salah tentang kearsipan elektronik beredar di lingkungan bisnis ketika menggunakan arsip elektronik.
Menurut PERMENKES NO 24 Tahun 2022, yang dimaksud rekam medis adalah Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Penggunaan rekam medis elektronik dengan dibarengi sistem komputerisasi dalam penyelenggaraan rekam medis sangat membantu dalam proses pengolahan data medis pasien. Rekam medis elektronik dapat membantu petugas medis mengukur tentang seberapa efektif serta seberapa luas layanan yang diberikan kepada pasien.
Dalam sebuah Jurnal Ekonomi Dan Bisnis Digital yang dirilis oleh ITTC INDONESIA dijelaskan bahwa digitalisasi arsip merupakan tuntutan perkembangan zaman yang sudah memasuki era revolusi industri 4.0.
Pengelolaan arsip yang baik juga menjadi salah satu keharusan setiap lembaga instansi, terlebih lagi di rumah sakit. Hal ini seperti yang dijelaskan oleh Andri Irawan di dalam jurnalnya yang berjudul “Manajemen Arsip pada Rumah Sakit Umum Daerah Merauke”. Banyak berkas yang harus disimpan dengan baik agar dapat ditemukan kembali ketika akan digunakan kembali di masa depan.
