Biasanya sebuah Lembaga/ Perusahaan dalam menetapkan tujuan penggarapan softwarisasi di Perusahaannya tidak jauh-jauh dari mengacu beberapa hal berikut :
- Agar mudah. Maknanya adalah agar setiap pekerjaan tidak dipusingkan dengan proses yang mendetil yang melibatkan konsentrasi tinggi. Setiap proses bisnis telah diotomasi software sehingga pekerjaan manusia tidak lagi berat.
- Proses bisnis terputus. Pada beberapa perusahaan/ lembaga telah memiliki software berbasis desktop sebelumnya sementara yang lain sama sekali belum. Selama ini mereka disibukkan oleh proses entri yang berkali-kali. Karena sebuah software hanya memiliki satu lisensi, biasanya software tersebut terbatas tidak bisa digunakan sebagai software jaringan. Software telah diinstall di beberapa komputer untuk kebutuhan masing-masing bagian. Namun ketika data di bawa ke pengguna lain, memiliki konsekuensi entri ulang di komputer baru. Demikian seterusnya. Jadi repot dalam pengentrian yang berkali-kali
- Single komputer. Ada juga sebagian klien yang mengeluhkan beberapa orang harus mengantri untuk memakai satu komputer. Maklum saja, software hanya diinstall di satu komputer tersebut. Tidak memungkinkan di install juga di komputer yang lain karena tidak support menggunakan jaringan. Nanti akhirnya ya sama saja harus mengentri lagi jika komputer diinstall di beberapa komputer. Jadi merepotkan.
Demikianlah beberapa daftar keluhan klien kami sebelum melimpahkan pekerjaan softwarenya ke kami.
Sehingga dari sana keyword yang dapat ditangkap tentang tujuan pengembangan software sistem informasi sendiri adalah :
kemudahan, integral, dan otomatisasi.
Biasanya sampai dengan keyword ini sudah selesai. Tidak bisa diterjemahkan lagi ke dalam satuan rupiah berapa BEP yang akan diperoleh berkenaan dengan planning softwarisasi ini. Padahal menghitung BEP itu sangat penting demi bisa melakukan perbandingan dengan pemasukan perusahaan. Bisa mengira-ngira kira-kira berapa lama akan balik modal dari investasi pekerjaan pengembangan software sistem informasi ini. Karena umumnya untuk mendapatkan sebuah sistem yang bagus (software) diperlukan biaya yang tidak sedikit.
Banyak vendor yang biasanya mengatakan sulit untuk mengukur (secara rupiah) tingkat kemanfaatan sebuah software sistem informasi.
Namun bagi kami insya Allah masih bisa dihitung. Ya walaupun hitung-hitungan ini sifatnya tidak mutlak karena banyaknya faktor-faktor lain yang mempengaruhi. Tapi paling tidak sudah bisa menjadi gambaran nilai rupiah dari investasi software.
- Pertama, tetapkan nilai rupiah dari kerja karyawan anda. Misal anda memiliki 2 karyawan yang digaji sebesar 3 juta per bulan. Maka nilai pekerjaannya adalah sebesar 3x2 = 6 juta per bulan.
- Kedua, tetapkan nilai rupiah operasional transaksional (bukan operasional non transaksional, nanti kami jelaskan) kerja perusahaan anda. Misal dalam sebulan nilainya adalah 1 juta. Nilai transaksional adalah nilai rupiah pengeluaran yang dibutuhkan untuk membiayai transaksi yang dapat dihilangkan dengan softwarisasi. Misal : jika biasanya per bulan harus mengeluarkan 100 ribu untuk pembelian kertas kertas, namun dengan software pembelian ini sudah dapat dihilangkan.
- Ketiga, Hitung berapa waktu kerja tiap harinya yang bisa dihemat jika pekerjaan telah menggunakan software. Misal seorang karyawan biasanya harus mengalokasikan waktu 3 jam per harinya untuk pekerjaan analisa. Sesudah memiliki software, waktu itu tidak lagi dibutuhkan karena telah dicover oleh sistem. Sehingga dalam sehari per karyawan hemat 3 jam atau 6 jam untuk 2 orang karyawan. Atau sebesar 3/8 jam penghematan waktu dalam seharinya. Jika per orang perbulan digaji 3 juta maka dalam sehari per orang digaji 150 ribu. Maka penghematannya nilainya adalah : 150 ribu x 3/8 jam = hemat 56 ribu rupiah/ karyawan. Sehingga dalam sebulan untuk 2 orang karyawan bisa dilakukan penghematan 2,25 juta. (Ini dengan asumsi penghematan waktu 3 jam per hari. Padahal dengan software bisa dihemat sampai dengan 5-6 jam insya Allah. Mungkin lebih)
- Keempat, jumlahkan nilai penghematan waktu bulanan karyawan tadi dengan nilai operasional yang bisa dipangkas. Misal di atas biasa operasional yang bisa dipangkas adalah 500 ribu tiap bulannya. Maka dalam sebulan dalam kasus contoh ini total biaya yang sudah berhasil dipangkas adalah 2,75 juta.
- Kelima, tambahkan nilai rupiah pekerjaan yang bisa dihasilkan oleh karyawan dari pekerjaan baru yang telah disubstitusikan ke dalam jam kosong yang ditinggalkan karena telah otomatisasi oleh software. Biar lebih mudah biasanya nilainya disamakan dengan gajinya di jam tersebut. Sehingga total untuk 2 orang karyawan dalam sebulan adalah 2,25 juta rupiah.
- Keenam, hitung total nilai rupiah penghematan waktu karyawan ditambah penghematan operasional ditambah nilai rupiah waktu karyawan untuk pekerjaan baru. Sehingga dalam sebulan didapatkan nilai rupiah sebesar = 2,25 juta + 0,5 juta + 2,25 juta = 5 juta rupiah.
- Keenam, lihat biaya softwarisasi perusahaan anda. Taruhlah biayanya adalah 50 juta rupiah.
- Ketujuh, sekarang bisa dihitung BEP berapa bulan. Jadi caranya menggunakan rumus = biaya pembuatan software dibagi jumlah seluruh nilai rupiah pemanfaatan. Sehingga dari contoh diatas didapatkan nilai sebesar = 50 juta dibagi 5 juta sama dengan 10 bulan. Jadi BEP pengembangan software anda adalah selama 10 bulan.
Tentu nilai-nilai dan parameter-parameter di atas belum mencakup keseluruhan. SIfatnya hanya simulasi saja untuk memudahkan. Ada parameter-parameter lain seperti : tingkat psikologis karyawan sesudah menggunakan software (lebih mudah sehingga lebih relax sehingga biaya ke psikolog juga terminimalisir), biaya investasi waktu penggarapan, nilai riil pekerjaan karyawan dari sisa waktu yang dihemat, dan lain sebagainya. Yang mana parameter-parameter tersebut sifatnya spesifik untuk masing-masing lembaga berbeda-beda. Yang jelas BEP insya Allah masih bisa dihitung.
Untuk diskusi yang lebih intens mengenai hal ini dapat menghubungi kami di amanahsolution dotcom