Rapat sangat penting untuk pekerjaan organisasi mana pun. Rapat yang baik sangat penting untuk pengambilan keputusan kolektif, perencanaan dan tindak lanjut, akuntabilitas, demokrasi, dan praktik lain yang akan membantu kita membangun organisasi yang baik.
Jika rapat digunakan dengan benar, akan dapat membantu organisasi menjadi efisien. Namun, seperti semua alat pengorganisasian, rapat dapat digunakan dengan buruk dan akhirnya tidak memenuhi tujuan yang seharusnya.
Kadang-kadang kita tampaknya menghadiri terlalu banyak rapat panjang, yang membahas hal yang sama berulang kali tanpa kelihatannya bergerak maju.
Rapat dapat menjadi tempat di mana konflik dimainkan. Beberapa orang juga dapat melihat menghadiri rapat sebagai bekerja untuk organisasi darpada melihatnya sebagai alat untuk menyelesaikan pekerjaan.
Kita harus mencoba membuat rapat kita menjadi tempat di mana kita mendapatkan partisipasi dan keterlibatan yang demokratis dan konstruktif dari anggota kita.
Berikut adalah enam tips yang akan membantu membuat pertemuan lebih efektif.
- Jangan Mengadakan Rapat
- Tetapkan Tujuan untuk Pertemuan
- Berikan Agenda Sebelumnya
- Menetapkan Persiapan Rapat
- Menetapkan Item Tindakan
- Periksa Proses Rapat Kita
Jangan Mengadakan Rapat
Hindari mengadakan rapat jika informasi yang sama dapat dicakup dalam memo, email, atau laporan singkat.
Salah satu kunci untuk mengadakan rapat yang lebih efektif adalah membedakan antara kebutuhan untuk penyebaran informasi satu arah dan berbagi informasi dua arah.
Untuk menyebarluaskan informasi, kita dapat menggunakan berbagai media komunikasi lain, seperti mengirim email atau memposting informasi di intranet perusahaan kita.
Jika kita ingin memastikan bahwa kita telah mengirimkan pesan yang tepat, kita dapat menjadwalkan rapat untuk hanya menjawab pertanyaan tentang informasi yang telah kita kirim.
