Cara Melakukan Upgrade ISO 9001 : 2008 ke versi 2015
Setelah diterbitkan dua tahun yang lalu masih banyak orang yang bertanya – tanya bagaimana cara melakukan upgrade ISO 9001 : 2008 ke versi 2015, Berikut adalah 10 langkah mudah untuk melakukan “upgrade” ke ISO 9001 : 2015 :
- Mengidentifikasi dan menentukan konteks dari Organisasi
Pasal 4.1 dari revisi 2015 adalah persyaratan baru yang mensyaratkan untuk menentukan konteks organisasi. Ini adalah perubahan yang penting, karena pertimbangan ini akan menjadi dasar bagi keseluruhan Sistem Manajemen Mutu (QMS) ataupun system manajemen lain kedepannya. Konteks organisasi adalah semua masalah ekternal dan internal yang dapat mempengaruhi organisasi dalam pencapai tujuannya, atau dapat mempengaruhi kinerja SMM. Dalam konteks termasuk faktor eksternal dan internal. Seperti budaya, sosial, ekonomi, teknologi, dan hukum. Ini dianggap sebagai faktor yang akan mempengaruhi tujuan dan keberlanjutan organisasi. Disarankan agar pertimbangan dan hasil dari proses ini didokumentasikan dalam Kebijakan Mutu Anda, atau dokumen yang setara.
- Mengidentifikasi pihak yang berkepentingan (interested party).
Pihak yang berkepentingan adalah orang atau organisasi yang akan menerima atau memberikan dampak dari keputusan atau kegiatan suatu organisasi. Ini masuk dalam pasal 4.2 dalam revisi 2015. Contoh pihak yang berkepentigan adalah pelanggan, karyawan, pimpinan, pemilik, serikat pekerja, regulator, pemerintah, pesaing atau competitor dsb. Pihak-pihak yang disebutkan ini akan terpengaruh atau dapat mempengaruhi segala keputusan yang dibuat oleh perusahaan Anda. Setelah menentukan pihak yang berkepentingan, organisasi harus menentukan kebutuhan dan harapan dari pihak tersebut. Misalnya, Pelanggan menginginkan kualitas produk, harga yang kompetitif dan ketepatan waktu pengiriman. Karyawan menginginkan lingkungan kerja yang nyaman, pengakuan dan penghargaan. Pemilik menginginkan keuntungan yang berkelanjutan dsb. Sama dengan konteks organisasi, disarankan untuk didokumentasikan di pedoman mutu atau dokumen lainnya.
- Menentukan Scope (Ruang Lingkup) dan mengidentifikasi proses
Memiliki system manajemen yang efektif bergantung langsung pada bagaimana organisasi mendefinisikan ruang lingkup. Organisasi yang sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 sudah memiliki ruang lingkup ini. Akan tetapi sehubungan dengan adanya revisi dengan penambahan pasal 4.1 dan 4.2 diatas, organisasi harus kembali meninjau ruang lingkup dengan mempertimbangkan :
- Konteks organisasi (4.1)
- Kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan (4.2)
- Produk dan layanan yang diberikan oleh organisasi.
Organisasi juga harus menetapkan proses yang dibutuhkan seperti input & output proses, tahapan proses, sumber daya dsb. Dalam organisasi yang sudah memiliki ISO 9001:2008 ini biasanya disebut business process.
- Mendemontrasikan kepemimpinan dan komitmen.
Ada perubahan yang jelas dalam persyaratan “kepemimpinan” dalam revisi 2015, yang muncul dalam pasal 5. Revisi tahun 2015 meminta para pemimpin untuk bersikap “aktif” dan bertanggung jawab, daripada peran pasif yang dapat diinterpretasikan pada versi 2008 . Revisi tahun 2015 memberikan tanggung jawab kepada pimpinan organisasi untuk berperan aktif dalam menetapkan kebijakan, ruang lingkup, sasaran strategis, proses, komunikasi, budaya, mendorong komitmen terhadap kualitas, menyediakan sumber daya dan kesempatan pelatihan, dan bahkan “memberi inspirasi untuk mendorong dan mengakui kontribusi dari pihak lain. Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang untuk peran yang relevan diberikan, dikomunikasikan dan dipahami di dalam organisasi. Misalnya, membuat keputusan mengenai isu-isu seperti topik penilaian risiko harus melibatkan kepemimpinan strategis. Berdasarkan pasal 5 ini organisasi tidak lagi dijawibkan menunjuk wakil manajemen. Akan tetapi jika masih dibutuhkan organisasi diperbolehkan tetap menggunakan wakil manajemen, asalkan pimpinan puncak organisasi tetap berperan aktif dalam sistem manajemen tsb.
