Organisasi merupakan suatu kelompok dimana di dalamnya terdapat anggota-anggota yang memiliki satu tujuan, visi dan misi. Dalam organisasi, muncul kemungkinan besar dimana para anggotanya dapat mencapai suatu tujuan bersama yang tidak dapat dicapai secara individu. Dari segi struktur, organisasi dapat didefinisikan sebagai sistem herarki dari sekelompok orang yang saling bergantung dan terikat, dimana terdapat struktur atau susunan posisi yang mengatur jabatan, wewenang, hingga tugas dalam organisasi. Organisasi dikenal sebagai suatu kelompok orang-orang dengan minat dan tujuan yang sama, umumnya organisasi akan menggagaskan suatu program kerja yang dapat berdampak luas di lingkungan sosial.
Bagan organisasi merupakan komponen penting untuk menunjukkan nama jabatan tiap manajer, dapat menjabarkan tiap posisi atau jabatan sehingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, jenis departemen yang telah dibentuk, memberitahu nama pekerjaan dan tempat karyawan dalam organisasi. Tetapi, bagan organisasi tidak menguraikan tentang tugas, tanggung jawab sehar-hari, wewenang, pola komunikasi aktual dalam organisasi, kadar penyeliaan karyawan, tingkat wewenang dan kekuasaan aktual yang dimiliki oleh pemegang jabatan.
Jabatan adalah identitas dalam organisasi yang dirancang untuk memudahkan pencapaian organisasi. Kewajiban dan tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang tercermin dalam tugas yang dilaksanakan, menentukan pengetahuan, keahlian dan kemampuan orang yang akan dibawa masuk ke dalam pekerjaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian analisis jabatan adalah esensial untuk menentukan persyaratan-persyaratan sumberdaya manusia dalam organisasi.
Dilihat dari satu sudut pandang, organisasi dapat diartikan sebagai pola hubungan dari peran-peran dan merupakan "blue print" untuk koordinasinya. Analisis jabatan merupakan blue print untuk hal itu, dikarenakan masing-masing jabatan merupakan bangunan dasar yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang luas. Tujuan analisis jabatan adalah mendefinisikan setiap jabatan yang berhubungan dengan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakannya. Jika mau membentuk bisnis baru atau membuat divisi baru dari organisasi yang makin besar, banyak timbul pertanyaan, beberapa diantaranya berkaitan dengan keputusan-keputusan yang menyangkut sumber daya manusia, di antaranya:
- Berapa banyak posisi yang harus diisi?
- Apa bentuk dari posisi itu? Apa kemampuan, keahlian dan karakteristik kepribadian yang diperlukan individu pemegang jabatan tersebut?
- Faktor apa saja yang diperhatikan sebelum menyeleksi orang tersebut?
- Apa kriteria yang digunakan untuk mengukur kinerja mereka?
Ketika akan menentukan jawaban atau keputusan dari pertanyaan-pertanyaan di atas, di dalam organisasi perlu menentukan pekerjaan yang dipertanyakan terlebih dahulu, sehingga dapat mencari perilaku karyawan yang bagaimana yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Proses ini disebut analisis jabatan.
Analisis jabatan adalah suatu proses yang hasil utamanya adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Deskripsi jabatan adalah suatu rumusan tertulis yang menguraikan aktivitas dan tanggung jawab pekerjaan serta seluk beluk pekerjaan yang penting, seperti kondisi kerja dan keamanan dari resiko bahaya. Sedangkan spesifikasi jabatan meliputi karakteristik personal yang diperlukan untuk pelaksanaan suatu jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan tergantung pada tingkatan jabatan yang di analisis, syarat apa saja yang dibutuhkan suatu jabatan tertentu.
Jadi, analisis jabatan sangat berkontribusi efektif untuk menilai kebutuhan pelatihan dan kinerja dari karyawan yang sekarang sedang menjabat. Proses analisis jabatan menjadi dasar untuk mendesain dan mengembangkan kebijakan dan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
