Pada setiap tahunnya semua universitas di Indonesia mengadakan program kerja mahasiswa yang biasa disebut dengan KKN (Kuliah Kerja Nyata) dimana KKN ini merupakan tempat kegiatan pengabdian mahasiswa untuk masyarakat pada pedesaan yang sudah ditentukan sebelumnya. Pada desa Jerakah, kecamatan Tugu pengabdian yang diberikan salah satunya adalah melakukan kegiatan pembenahan dokumen arsip inaktif dalam kelurahan serta melakukan layanan restorasi yang dimana dilakukan dengan upaya pencegahan pada arsip agar tidak hilang dan rusak. Kewajiban ini dilakukan oleh pihak kelurahan itu sendiri khususnya karena peran kantor kelurahan sangat penting dalam pelayanan masyarakat.
Contohnya dalam pembuatan surat pindah domisili, pembuatan KTP, surat laporan, hingga kepengurusan surat harta waris yang jika diminta harus betul-betul dan ekstra teliti dalam mengurusnya. Karena dokumen tersebut sifatnya rahasia dan sensitif yang hanya dapat dikerjakan atau diurus oleh beberapa orang tertentu saja.
Pembenahan arsip dilakukan pada hari selasa di minggu ketiga dengan cara menyortir atau meletakkan dan menyusun dokumen-dokuemn yang sudah lama disimpan kira-kira kurang dari 2 tahun terakhir  ke dalam box arsip yang sudah disediakan oleh mahasiswa dikarenakan, dalam kantor kelurahan belum pernah bahkan sampai saat ini pun hanya masih menggunakan dus karton biasa saja, sedangan itu tidak masuk ke dalam standar pengarsipan dokumen yang baik dan benar menurut pemerinrah. Selain itu kegiatan lainnya adalah meletakkan kapur barus ke dalam box, hal ini dilakukan agar serangga tidak masuk kedalamnya dan dokumen pasti akan aman.
Untuk lebih baiknya lagi, didalam box dan map arsip sebaiknya dipasangkan kartu kendala yang berisikan indeks dokumen dengan sistem penomoran, namun karena kurangnya SDM yang ada maka sangat sulit untuk mengimplementasikan penggunaan kartu kendali ini.
Penulis : Palestine Olenska Intifada
Lokasi : Kelurahan Jerakah, Kecamatan Tugu, Kota Semarang
DPL : dr. Akhmad Ismail, M.Si. Med
#KKNTimIIperiode2022
#p2kknundip
#lppmundip
#undip
